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Travailler au Secrétariat international de l’OTAN

En travaillant au Secrétariat international de l’OTAN, vous aurez la possibilité d’acquérir une expérience internationale sans pareille, qui contribuera à votre développement personnel et professionnel. Vous effectuerez un travail qui a du sens, au service de la mission de l’alliance politico-militaire ayant le mieux réussi dans l’Histoire ;

Compétitive, l’offre du Secrétariat international comprend :

  • un contrat initial de trois ans ;
  • un salaire mensuel intéressant, non imposable ;
  • une excellente couverture santé ;
  • 30 jours de congé annuel, en plus des fêtes légales chômées par l’Organisation ;
  • des modes de travail flexibles ;
  • un régime de pensions ;
  • un ensemble d’indemnités, dont certaines sont réservées aux membres du personnel expatriés ; parmi ces dernières, l’indemnité d’expatriation et l’indemnité d’éducation (le cas échéant), auxquelles s’ajoute un congé dans le pays d’attache ;
  • un éventail de formations.

Par ailleurs, le Secrétariat international s’est doté d’un programme de stages ainsi que d’un programme pour les jeunes talents, il emploie des agents temporaires et il fait appel à des interprètes indépendants.

Vous trouverez ci-dessous des précisions sur les conditions de travail au Secrétariat international.

En principe, le/la candidat(e) retenu(e) pour un poste au Secrétariat international se voit offrir un contrat de trois ans, qui peut être suivi d’un autre contrat  sous réserve d’une décision fondée sur différents facteurs : confirmation de la nécessité du poste, performance de l’agent, exigence de renouvellement des effectifs, etc. Pour certains postes, il est possible de demander ensuite un contrat de durée indéterminée. On se référera à l’avis de vacance de poste pour savoir ce qu’il en est dans chaque cas précis.

En principe, les six premiers mois des contrats de durée déterminée constituent une période probatoire, au cours de laquelle l’agent est évalué et doit prouver qu’il/elle est à même de s’acquitter des responsabilités qui s’attachent au poste. À l’approche de la fin de la période probatoire, il/elle reçoit un document écrit lui indiquant si sa nomination est confirmée, s’il est mis fin à son contrat ou, exceptionnellement, si sa période probatoire est prolongée.

Les salaires et indemnités versés aux agents du Secrétariat international ne sont pas imposables.

Tous les organismes OTAN utilisent la même structure de rémunération, appelée « échelle unique de rémunération ». Chaque poste est positionné sur cette échelle et est ainsi associé à l’un des 24 « grades OTAN » que celle-ci comporte.

Le barème des salaires actuellement applicable en Belgique est consultable ici.

En règle générale, les agents sont recrutés au premier échelon du grade associé à leur poste. Sous réserve que leurs performances soient satisfaisantes, ils se voient accorder des échelons supplémentaires les années suivantes, jusqu’à parvenir à l’échelon le plus élevé de leur grade. Par ailleurs, moyennant accord du Conseil, les salaires de base font en principe l’objet d’un ajustement annuel compte tenu de l’évolution du pouvoir d’achat et du coût de la vie.

Les agents du Secrétariat international versent une prime pour bénéficier du régime d’assurance santé de l’Organisation, d’une assurance invalidité et d’une assurance vie. Ces trois assurances donnent droit :

  • au remboursement partiel des frais médicaux des agents, de leur conjoint(e) et de leurs enfants à charge ;
  • au remboursement total des frais médicaux des agents qui sont victimes d’un accident du travail ou atteints d’une maladie professionnelle ;
  • à une pension d’invalidité, pour les agents se trouvant dans cette situation ;
  • à une indemnité forfaitaire en cas de décès de l’agent.

Les agents du Secrétariat international ont droit à 2,5 jours de congé annuel par mois de travail accompli (30 jours par an au total). Après la période probatoire, les droits se cumulent et les congés peuvent être pris anticipativement, avec l’accord du/de la supérieur(e) de l’agent.

Les agents ayant droit à une indemnité d’expatriation (et qui ne sont pas ressortissants du pays hôte au moment de leur recrutement) ont droit, en plus des jours de congé annuel, à des jours de congé dans leur pays d’attache (« congé dans les foyers »), auxquels s’ajoute le temps de voyage. Plus précisément, ces agents ont droit à deux congés dans les foyers – le premier d’une durée de huit jours ouvrables, le second d’une durée de trois jours ouvrables –, à prendre à intervalle de deux ans. Ensuite, ils n’ont plus droit à des jours au titre du congé dans les foyers, mais ils peuvent récupérer le temps de voyage et se faire rembourser leurs frais de voyage.

Le personnel du Secrétariat international ne travaille pas les jours de fête légale chômés par l’Organisation, qui s’ajoutent aux jours de congé annuel. Une note de service est publiée chaque année pour préciser les dates exactes des jours chômés.

Au siège de l’OTAN, situé à Bruxelles, la semaine de travail normale compte 38 heures. La journée de travail commence en général à 8h30 pour se terminer à 17h30 (15h30 le vendredi), avec une pause déjeuner de 1 heure. Les agents ont la possibilité de travailler à temps partiel ou de pratiquer un horaire flexible, moyennant l’accord de leur supérieur et compte tenu des besoins du service.

De manière générale, les agents sont autorisés à télétravailler une partie du temps. Toutefois, selon les besoins des équipes et les tâches à accomplir, il se pourrait que le télétravail ne soit pas possible pour certains postes. On notera que, pour les agents du Secrétariat international, le télétravail à l’étranger n’est autorisé que dans des circonstances très exceptionnelles.

En tant qu’agent de l’OTAN, vous serez affilié(e) au régime de pensions à cotisations définies (DCPS) de l’Organisation.

Le DCPS est un régime de pensions entièrement capitalisé, financé par les cotisations de l’Organisation et des agents. Ces cotisations, auxquelles s’ajoutent les plus-values et intérêts générés par leur placement, sont utilisées exclusivement pour le versement des pensions et prestations de retraite ainsi que des honoraires s’y rapportant. Les affiliés ont toutefois la possibilité de retirer une partie de leurs avoirs avant leur départ à la retraite, pour acheter un bien immobilier (certaines conditions doivent être respectées). 

Dans le DCPS, chaque affilié(e) a un compte ouvert à son nom. Ses cotisations (8 % de son salaire de base) et celles de l’employeur (12 % de son salaire de base) sont versées chaque mois sur son compte. L’affilié(e) a en outre la possibilité de verser jusqu’à 5 % de son salaire de base à titre de cotisation volontaire supplémentaire.

L’OTAN a désigné un prestataire externe comme administrateur du régime. Ce prestataire gère le site web du DCPS, qui permet aux affiliés de consulter, suivre et gérer leur compte de pension, ainsi que de bénéficier de services en ligne, dont la réaffectation de leurs avoirs entre les fonds proposés pour les placements dans le cadre du régime. Les affiliés peuvent également y trouver des informations sur les pensions (fournies par l’Unité Pensions de l’OTAN) et sur la performance des fonds, de même que les réponses aux questions fréquemment posées et des liens utiles.

Les avoirs sont placés dans des fonds gérés commercialement, de manière à constituer un capital qui pourra être converti en pension de retraite. L’affilié(e) a la possibilité de décider lui/elle-même de la formule de placement de ses avoirs. Ceux-ci peuvent être placés dans un ou plusieurs fonds parmi un éventail qui en comprend 11 (deux fonds monétaires, cinq fonds obligataires et quatre fonds en actions). Le compte de l’affilié(e) sera crédité ou débité selon le rendement de ses placements, qui pourra être positif ou négatif. Le règlement du DCPS, qui a été approuvé par les pays de l’Alliance, stipule que l’OTAN n’est pas tenue responsable des pertes que les placements pourraient subir du fait de fluctuations sur le marché des capitaux.

Les avoirs que l’affilié(e) détiendra dans le DCPS au moment de son départ à la retraite seront fonction des cotisations versées et du rendement des fonds dans lesquels il/elle aura choisi d’investir. Le rendement futur des placements n’étant pas connu, les prestations que l’affilié(e) recevra ne sont pas connues à l’avance. Si le rendement est élevé, ses avoirs augmenteront et, partant, les prestations de retraite seront plus élevées ; à l’inverse, si le rendement est faible, les prestations seront moindres.

L’affilié(e) qui quitte l’OTAN après avoir cotisé au DCPS pendant moins de 6 ans a les possibilités suivantes :

  1. recevoir, à son départ, les avoirs inscrits à son compte, sous la forme d’un capital ;
  2. demander le transfert des avoirs inscrits à son compte au régime de pensions de son nouvel employeur ;
  3. demander que les avoirs inscrits à son compte restent placés dans le DCPS et retarder ainsi le moment où il/elle recevra la prestation.

L’affilié(e) qui quitte l’OTAN en ayant cotisé au DCPS pendant six ans ou davantage a, en plus, le droit de demander la conversion de son capital en rente mensuelle.

Les affilié(e)s au DCPS bénéficient par ailleurs d’une couverture adéquate contre les risques d’invalidité et de décès en service.

Téléchargez ici le feuillet de présentation du DCPS.

Des indemnités/suppléments sont accordés à l’agent en fonction de sa situation personnelle et familiale, sur présentation des pièces justificatives nécessaires. Ils sont minorés du montant des indemnités/suppléments de même nature dont bénéficierait par ailleurs le ménage ou l’agent célibataire. La liste des différents types d’indemnité/de supplément figure ci-dessous. 

Indemnité d’expatriation

Une indemnité d’expatriation est versée à tous les agents des grades OTAN 2, 5, 8, 10 et 24 qui, lors de leur engagement, n’ont pas la nationalité du pays hôte et ne résident pas sur le territoire de ce pays depuis au moins un an de façon ininterrompue.

Dans l’échelle unique de rémunération, l’indemnité d’expatriation équivaut à 10 % du salaire associé au premier incrément du grade. De la sixième à la dixième année, elle est réduite de deux points de pourcentage chaque année jusqu’à atteindre un montant nul la dixième année.

Indemnité d’installation

Une indemnité d’installation est accordée à tout agent qui, à la date de son engagement, réside à plus de 100 kilomètres du lieu d’affectation et qui déménage du fait de sa nomination.

Pour les agents qui n’ont pas droit à l’indemnité d’expatriation, le montant de l’indemnité d’installation équivaut à un mois de salaire de base, auquel s’applique un plafond de 2 373 euros (pour Bruxelles) ajusté en fonction du taux de parité de pouvoir d’achat applicable au pays du lieu d’affectation.

Pour les agents qui ont droit à l’indemnité d’expatriation, le montant de l’indemnité d’installation correspond à un mois de salaire de base, auquel s’applique un plafond de 6 528 euros (pour Bruxelles) ajusté en fonction du taux de parité de pouvoir d’achat applicable au pays du lieu d’affectation.

Supplément pour changement de zone géographique

Les agents ayant droit à l’indemnité d’expatriation qui changent de zone géographique* pour s’établir à proximité du lieu d’affectation ont droit, en outre, à un supplément équivalant à 75 % du montant de base de l’indemnité d’installation.

* EMO (Europe et Moyen-Orient), Afrique, Amériques (Amérique du Nord, Amérique centrale et Amérique du Sud), Asie et Pacifique (Extrême-Orient et pays du Pacifique).

Supplément pour mobilité

Les agents qui, du fait d’un transfert à un autre lieu d’affectation pour une durée minimale d’un an, déménagent à plus de 100 kilomètres ont droit à un supplément équivalant à 75 % du montant de base de l’indemnité d’installation.

Le supplément pour changement de zone géographique et le supplément pour mobilité ne peuvent pas être accordés au titre de la même installation.

Supplément pour personne à charge

Le/La conjoint(e) de l’agent (au sens du Règlement du personnel civil) ou, en l’absence de conjoint(e), la première personne à charge ouvre droit à un supplément équivalant à 20 % du montant de base de l’indemnité d’installation. Chaque autre personne à charge ouvre droit à un supplément de 10 %. Le total des suppléments pour personne à charge, y compris le/la conjoint(e), est plafonné à 100 % du montant de base de l’indemnité d’installation. Le versement de ces suppléments est subordonné à la présentation de documents prouvant que les personnes concernées ont bien élu résidence chez l’agent au lieu d’affectation.

Versement de l’indemnité d’installation

L’indemnité est due à la date de l’entrée en fonction de l’agent pouvant y prétendre ou de son transfert à un autre lieu d’affectation. L’agent qui démissionne dans l’année suivant sa nomination ou son transfert est tenu de rembourser une partie de l’indemnité, sauf si il/elle démissionne pour occuper un autre poste à l’OTAN.

Indemnités/suppléments liés à la situation familiale

Régime applicable aux agents entrés en fonction à l’OTAN à partir du 1er janvier 2017

  • Allocation familiale de base de 369,26 EUR par mois (pour Bruxelles) pour les agents qui n’ont pas droit à l’indemnité d’expatriation et de 738,52 EUR par mois (pour Bruxelles) pour ceux qui y ont droit ; ces montants sont dus à partir du moment où l’agent et son/sa conjoint(e) établissent leur cellule familiale au lieu d’affectation, à condition que l’éventuel salaire du/de la conjoint(e) ne dépasse pas un plafond déterminé.
  • Supplément pour enfant à charge de 369,26 EUR par mois par enfant (pour Bruxelles), en fonction de l’âge de l’enfant et à certaines conditions.
  • Supplément pour parent handicapé ou à charge, à certaines conditions.
  • Supplément pour enfant handicapé ou gravement handicapé.

Indemnité d’éducation

L’indemnité d’éducation est versée aux agents qui ont droit à l’indemnité d’expatriation et qui ont des enfants à charge fréquentant un établissement d’enseignement régulièrement et à temps plein.

Pour les agents qui ont droit à l’indemnité pour enfant à charge et qui reçoivent l’indemnité d’éducation pour leurs enfants âgés de plus de 18 ans étudiant à temps plein, le droit à l’indemnité d’éducation ne peut pas être maintenu après que l’enfant a atteint l’âge de 24 ans.

Pour les agents qui ont droit au supplément pour enfant à charge, le droit à l’indemnité d’éducation ne peut pas être maintenu après que l’enfant a atteint l’âge de 22 ans.

Le versement de l’indemnité d’éducation cesse à la fin du mois au cours duquel l’enfant a son 24e anniversaire ou à la fin de l’année scolaire au cours de laquelle l’enfant atteint l’âge de 22 ans.

Si l’enfant à charge a été appelé à effectuer un service militaire obligatoire, le versement de l’indemnité d’éducation peut être prolongé au-delà de ses 24 ans ou de ses 22 ans, pendant une période qui ne peut pas excéder la durée de ce service.

Le montant de l’indemnité d’éducation ne peut pas dépasser des plafonds déterminés.

On trouvera des informations plus détaillées à ce sujet dans l’annexe III du Règlement du personnel civil.

Déménagement et frais de voyage 

L’agent du Secrétariat international dont le lieu de résidence permanent au moment de sa nomination est situé à 100 kilomètres ou davantage du siège de l’OTAN a droit au remboursement de ses frais de voyage et de ses frais de déménagement, tant au moment de son entrée en fonction que lors de la cessation de ses fonctions. Les frais de voyage du/de la conjoint(e) et des enfants à charge ne sont remboursés qu’une fois que l’agent a accompli sa période probatoire de façon satisfaisante.

Carte d’identité spéciale

Une carte d’identité spéciale peut dans certains cas être délivrée aux agents de l’OTAN, qui bénéficient d’un statut particulier en vertu de la convention d’Ottawa. C’est le Service Privilèges et immunités qui entreprend les formalités d’obtention de cette carte, après signature du contrat d’emploi. La carte, document d’identification personnel équivalant à un permis de résidence, est délivrée par le Service public fédéral (SPF) Affaires étrangères. Le/La conjoint(e) du nouvel agent et toute personne à sa charge vivant sous son toit peuvent également en bénéficier.

Visas

Les ressortissants de certains pays non membres de l’Union européenne ont besoin d’un visa pour entrer en Belgique. 

On trouvera des précisions à ce sujet sur le site web du SPF Affaires étrangères : https://diplomatie.belgium.be/fr/venir-en-belgique.

Le Service Privilèges et immunités peut fournir une aide pour la réalisation de la procédure d’obtention des visas nécessaires. 

L’OTAN attache une grande importance à la formation et au développement professionnel de son personnel. En effet, elle a tout à gagner à ce que celui-ci développe ses connaissances, ses compétences et son expertise et à ce qu’il soit pleinement motivé, car elle peut ainsi mieux répondre aux nouveaux défis et mieux s’acquitter des missions qui lui sont confiées par les Alliés. Elle encourage donc les membres du personnel civil international à suivre régulièrement des formations pour améliorer leurs aptitudes et leurs compétences, ou en acquérir de nouvelles, et, de cette façon, accomplir leurs tâches le plus efficacement possible. L’OTAN propose notamment des formations à ses deux langues officielles, l’anglais et le français, ainsi qu’à d’autres langues présentant un intérêt pour elle. Elle propose également des formations axées sur les savoir-être (esprit d’équipe, esprit d’analyse, souci du service au client, compréhension organisationnelle, etc.). Elle peut aussi offrir des formations s’adressant aux titulaires de fonctions spécifiques. Enfin, elle a mis en place plusieurs programmes de perfectionnement des hauts responsables et des gestionnaires, qui sont conçus pour en développer le potentiel et les capacités de leadership.

Règlement du personnel civil (RPC)

Le RPC fournit un cadre juridique pour la gestion administrative du personnel civil international à l’échelle de l’OTAN. Les dispositions contenues dans ses nombreux articles et annexes engagent mutuellement les agents et l’OTAN. Chaque agent entrant en fonction au Secrétariat international se voit remettre un exemplaire du RPC.

Code de conduite

Le Code de conduite OTAN définit le cadre et les normes relatifs au comportement personnel et professionnel attendu des personnes qui se sont vu confier un poste au sein de l’Alliance. Travailler au sein de l’OTAN, c’est s’attacher à faire preuve d’une intégrité, d’une impartialité, d’une loyauté, d’un sens des responsabilités et d’un professionnalisme dignes de la plus grande confiance. Ces cinq valeurs fondamentales – et les principes qui les illustrent – constituent donc la base du Code, qui guidera la conduite de l’ensemble du personnel, civil et militaire, de tous les organismes OTAN.

Lutte contre le harcèlement, les brimades et la discrimination au travail

En tant qu’employeur, l’OTAN ne tolère aucune forme de harcèlement, de brimade, ni de discrimination au travail. Le RPC stipule que les agents doivent, en toute occasion, traiter avec respect et courtoisie leurs collègues et les autres personnes avec lesquelles ils/elles se trouvent en rapport dans l’exercice de leurs fonctions. Ils/Elles ne doivent pratiquer à leur égard aucune forme de discrimination fondée sur le genre, la race ou l’origine ethnique, la religion ou les croyances, le handicap, l’âge ou les préférences sexuelles, et ils/elles ne doivent pratiquer à leur égard aucune forme de harcèlement, de brimade ou d’abus. Le RPC et le Code de conduite établissent clairement que, dans un environnement multiculturel, chacun doit être conscient des sensibilités de l’autre et les respecter. L’OTAN s’est dotée d’une politique sur les moyens de prévenir, de gérer et de lutter contre le harcèlement, les brimades et la discrimination au travail. Cette politique prévoit des mesures de prévention, des procédures informelles, dont un mécanisme de règlement amiable pouvant impliquer une médiation, et des procédures officielles. Des ressources de différents types sont mises à la disposition des agents qui voudraient se faire conseiller ou aider de façon informelle. 

Il existe une association du personnel, qui est représentée par un comité du personnel élu, lequel constitue un canal de communication entre l’Administration et le personnel. L’Association du personnel s’efforce d’améliorer les conditions de travail de tous les agents – hommes, femmes, personnel junior ou sénior – en traitant de questions telles que les salaires, les indemnités et avantages, les pensions, l’évaluation des performances, la santé et la sécurité, le harcèlement ainsi que l’environnement de travail. 

Les deux langues officielles du Secrétariat international sont l’anglais et le français. Les agents doivent maîtriser au moins une de ces deux langues, sachant qu’une connaissance pratique de l’autre sera considérée comme un atout. Pour certains postes, la connaissance d’autres langues que l’anglais et le français pourra également constituer un atout. Les exigences linguistiques propres à chaque poste sont précisées dans l’avis de vacance. 

Dans le cadre de leurs fonctions à l’OTAN, des agents (civils) peuvent être déployés dans des endroits autres que leur lieu d’affectation principal pour effectuer des tâches à l’appui d’opérations approuvées par le Conseil. Ces déploiements sont soumis à des conditions et à des procédures spécifiques, qui sont détaillées dans le Règlement du personnel civil et dans les directives d’application du Secrétariat international. L’agent doit passer par un certain nombre d’étapes préparatoires pour que son déploiement soit autorisé, l’objectif étant qu’il bénéficie d’un soutien administratif et d’une protection adéquate. Ces étapes comprennent la formation préalable au déploiement, les immunisations, les formalités en matière d’assurance ainsi que la réception d’un équipement et de vêtements de protection.