Le Comité des archives

  • Mis à jour le: 11 Apr. 2011 17:50

Le Comité des archives apporte une aide au Conseil de l'Atlantique Nord et lui donne des avis sur tout ce qui concerne les archives courantes, intermédiaires et définitives, de manière à assurer la conservation des informations d'une valeur permanente qui sont détenues dans les archives de l'OTAN et à permettre au public d'avoir accès à ces informations. Relevant directement du Conseil, il est le seul organe responsable, pour l'ensemble de l'OTAN, de la gestion des archives de l'Organisation.

Créé officiellement en 1999, le Comité des archives est chargé de faire appliquer les politiques et les procédures relatives aux archives courantes, intermédiaires et définitives, à l'échelle de l'OTAN, et de les actualiser, pour répondre à tous les besoins liés aux missions de l'Organisation. Il est la principale enceinte d'échanges et de consultations au service du dialogue entre les Alliés sur toutes les questions ayant trait aux archives.

  • Rôle du Comité des archives

    Le Comité des archives fournit des orientations au Conseil sur la gestion et la conservation des archives courantes, intermédiaires et définitives de l'Alliance. Il donne une dimension archivistique à la gestion de l'information à l'OTAN en examinant et en faisant évoluer les politiques relatives à la conservation, à la détermination de la destination finale, à la préservation à long terme et à la mise en lecture publique de l'information, et en veillant à leur respect.

    À l'appui de l'effort de relations publiques entrepris par l'OTAN, le Comité des archives fait connaître le patrimoine des archives de l'Organisation en veillant à la préservation et à la mise en lecture publique des documents d'une valeur permanente qui concernent l'évolution de l'OTAN, ses missions, ses consultations et le processus décisionnel.  Les membres du Comité s'emploient par ailleurs à défendre le rôle des Archives de l’OTAN auprès de leurs autorités nationales respectives, en soulignant l'utilité d’un tel service, les avantages qu’il apporte aux pays et la nécessité d’un niveau de financement approprié.

  • Mécanismes de fonctionnement

    Le Comité des archives

    Le Comité des archives rend compte directement au Conseil au travers d'un rapport annuel. Il se réunit en principe une fois par an, mais il peut aussi siéger plus souvent si besoin est. Il organise en outre un atelier une ou deux fois par an.

    Tous les pays de l'OTAN sont représentés aux réunions par des membres de leurs délégations nationales respectives, des hauts responsables ou des archivistes expérimentés. Le Comité des archives est présidé par un membre de haut rang du Secrétariat international.

    Le Comité est aidé dans sa tâche par des représentants du Secrétariat international et l'État-major militaire international et par des hauts responsables des organismes civils et militaires de l'OTAN.

    Au nom du Comité des archives, l'archiviste de l'OTAN établit, diffuse et modifie les politiques et les directives applicables à l'échelle de l'OTAN en matière de gestion de la mémoire institutionnelle collective de l'Organisation. La mise en œuvre de ces politiques et directives s'effectue dans le cadre de deux grands domaines d'activité : l’examen à des fins de déclassification et de mise en lecture publique, et la gestion des fonds.

    Examen à des fins de déclassification et de mise en lecture publique

    Le Comité des archives entend favoriser la transparence et faciliter la compréhension du rôle de l’Alliance en donnant accès à des documents OTAN au moyen du programme de mise en lecture publique. Dans le cadre de ce programme, géré et coordonné par l’archiviste de l’OTAN, les documents d'une valeur permanente qui datent de trente ans sont repérés et proposés pour examen en vue d'une déclassification et d'une mise en lecture publique. Dès que les autorités compétentes des pays membres ont donné leur feu vert, les documents sont rendus accessibles au public, qui peut les consulter dans la salle de lecture des archives de l'OTAN. Le Comité des archives est par ailleurs chargé de traiter les demandes ponctuelles de mise en lecture publique de documents de moins de trente ans qui sont soumises par les autorités compétentes des pays membres.

    Gestion des fonds

    Il incombe au Comité des archives de veiller à ce que les pratiques et les normes établies en matière de gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives soient appliquées à l'OTAN pour ce qui concerne la conservation, la détermination de la destination finale et la préservation à long terme des documents de l'Organisation. Le Comité supervise en outre l'élaboration et l'approbation des politiques archivistiques applicables pour la gestion des opérations de l'OTAN et lors de la fermeture d'organismes civils ou militaires de l'Organisation.

  • Evolution of the Archives Committee

    Le processus visant à créer le Comité des archives et, avec lui, les Archives de l'OTAN, a été véritablement lancé en 1989, en réponse aux demandes d'accès aux documents historiques de l'Alliance faites par les personnes effectuant des recherches et la communauté universitaire.

    Un groupe ad hoc composé de membres du Secrétariat international et de spécialistes des archives venant des pays membres a été établi pour élaborer des orientations sur la communication des informations OTAN.  Compte tenu du volume des documents et donc de l'ampleur du travail à effectuer, il a été décidé que les représentants permanents adjoints se réuniraient avec le renfort d'archivistes nationaux et des consultants engagés par l'Organisation pour préparer la mise en œuvre d'une politique de communication des informations.  Les consultants ont recommandé la création d'un organe consultatif qui serait chargé d'apporter une aide au Conseil pour la gestion des archives de l'OTAN.

    Les Archives de l'OTAN ont été inaugurées officiellement le 19 mai 1999, à l'occasion du cinquantième anniversaire de l'Alliance et le mandat du Comité des archives a été approuvé le 10 septembre de la même année..  Suite à la création officielle du Comité et des Archives de l'OTAN, les archives de l'Alliance ont, pour la première fois, été rendues accessibles au public.  La salle de lecture virtuelle des archives de l'OTAN, en cours d'élaboration, permettra aux personnes effectuant des recherches d'avoir plus largement accès aux documents OTAN relatifs à l'histoire de l'Alliance, à son évolution et à son processus décisionnel qui ont été mis en lecture publique.