Politique générale applicable aux fonds d'affectation spéciale OTAN/PPP

Objet et portée

1. Le fonds d'affectation spéciale s'est avéré un outil efficace dans le cadre du Partenariat pour la paix (PPP). La politique générale applicable aux fonds d'affectation a un double objet : aider les pays du PPP à détruire leurs stocks de mines terrestres antipersonnel, leurs munitions excédentaires, leurs munitions non explosées, ainsi que leurs armes légères et armes de petit calibre, d'une part, et aider ces pays à gérer les conséquences de la réforme de la défense, d'autre part. Cette assistance peut comprendre, sans pour autant s’y limiter, des projets visant à promouvoir la réforme civile et démocratique des forces armées, à faciliter la reconversion du personnel militaire et la conversion des bases et à promouvoir une planification et une budgétisation de la défense qui soient efficaces et exécutées sous contrôle démocratique. Toutes les initiatives sont gérées sous forme de projets. En ce qui concerne les projets relatifs à la destruction de mines terrestres antipersonnel, la priorité est donnée aux signataires de la Convention d’Ottawa. Dans les situations où une plus grande souplesse conduirait à une plus grande efficacité, à examiner cas par cas, on n'exclura pas la possibilité de créer un fonds d'affectation spéciale pour plusieurs projets liés entre eux, à condition que les responsabilités budgétaires puissent s'exercer.

2. La politique générale applicable aux fonds d'affectation spéciale peut aussi être utilisée à l'appui des pays du Dialogue méditerranéen (DM) et des pays de l'Initiative de coopération d'Istanbul (ICI), entérinée par les chefs d'État et de gouvernement à Istanbul.

Élaboration de propositions de projet

3. Il incombe aux pays d'élaborer des propositions et de les présenter à d'autres pays du CPEA. La décision d'autoriser ou non la création d'un fonds d'affectation spéciale appartient aux Alliés, et à eux seuls. Pour ce qui est des projets de destruction, la proposition indiquera la quantité et le type de mines, de munitions, d'armes légères ou d'armes de petit calibre à détruire, la méthode de destruction et l'évaluation des coûts. Dans le cas des projets ayant trait à la gestion des conséquences de la réforme de la défense, la proposition inclura une description des activités à mener et des résultats à obtenir. Il conviendra aussi d'indiquer comment le projet sera réalisé et vérifié, ainsi que de faire figurer un plan financier et de communication. Une étude environnementale pourrait également être requise, selon la nature du projet. Les pays sont invités à consulter la liste ci-jointe des points à prendre en compte.

4. Dans la proposition de projet sera mentionné un agent d'exécution responsable de la mise en oeuvre des aspects techniques et financiers du projet.

5. Si les services de l'OTAN peuvent fournir des avis et des orientations, c’est aux pays qu’il revient de choisir les idées à développer et à présenter sous forme de propositions de projet.

Rôle des pays

6. Les pays sont responsables du parrainage et de l'élaboration de propositions spécifiques de projet. Le pays partenaire/DM/ICI hôte¹ qui doit bénéficier directement du projet proposé est censé prendre une part active à ce travail.

7. Un pays pilote est désigné pour chaque projet. Il doit trouver des contributeurs potentiels et assurer la conduite du projet, étape après étape, y compris sa présentation au PMSC en configuration CPEA/PPP. Il peut y avoir plusieurs pays pilotes. Le pays pilote est chargé de la sélection de l’agent d’exécution ainsi que de la conclusion de l'accord de gestion financière et de l'accord d'exécution. Il peut engager un agent pour les activités courantes et/ou les visites de sites liées au projet, y compris la réalisation d'une étude de faisabilité et l'élaboration de la proposition de projet.

8. Le pays pilote, de même que le pays hôte, est invité à tenir le PMSC en configuration CPEA/PPP informé de l'avancement du projet PPP et à rédiger un rapport final au terme du projet. Dans le cas d'un projet de fonds d'affectation spéciale se situant dans un pays du DM, les informations sont fournies au PMSC et au Groupe de coopération méditerranéenne (MCG). Dans le cas de l'ICI, les mécanismes appropriés doivent encore être mis en place.

9. Les projets relevant de fonds d’affectation spéciale du PPP peuvent également être dirigés, au cas par cas, par un pays partenaire du PPP ou un autre pays partenaire, à condition que le PMSC donne son accord et que les comités compétents (Comité politique, MCG, ICIG) soient dûment informés.

Contributeurs

10. Les projets sont financés sur une base volontaire. Ils ne peuvent bénéficier d'un financement commun de l'OTAN. Tout pays ou organisme² peut fournir des ressources pour la réalisation d’un projet spécifique, sous forme de financement, d’équipement ou de contributions en nature, selon ce que prévoit la proposition dudit projet. Les contributions des pays de contact sont soumises aux règles et procédures adoptées par le Conseil concernant les relations de l'Alliance avec ces pays. Si des organisations internationales se proposent pour contribuer à un projet spécifique relevant de fonds d'affectation spéciale PPP, le pays pilote informe les Alliés des sources de financement potentielles de ce projet. S'il n'y a pas d'objection, le pays pilote poursuit l'élaboration du projet. Les contributions sont décrites dans l'accord de gestion financière élaboré par le pays pilote. Cet accord définit les quotes-parts applicables aux contributions financières et les contributions en nature. Les contributeurs versent leur quote-part agréée sur un compte géré soit par les services du Contrôle financier de la Division Gestion exécutive du SI de l'OTAN (EM(FC)), soit par la NAMSA.

11. Les contributions du pays partenaire/DM/ICI hôte sont fixées dans la proposition de projet et dans l'accord de gestion financière. Le pays partenaire/DM/ICI hôte est censé apporter un soutien maximum dans la limite de ses moyens. Ce soutien consiste, sans toutefois s'y limiter, à faire en sorte que les fonds et l'équipement puissent entrer dans le pays hôte en exemption de taxes et à faciliter les formalités douanières ou de visa pour le personnel responsable de l'exécution du projet. Il peut également prendre la forme de contributions en nature (par exemple bureaux, véhicules, services d'un interprète).

Rôle des comités

12. Le PMSC est l'organe de l'OTAN chargé de soumettre des grandes orientations au Conseil de l'Atlantique Nord sur la mise en application de la présente politique. Les propositions de projet, rassemblant par écrit les principaux éléments énumérés aux paragraphes 3 et 4 ci-dessus, sont soumises par le pays pilote au PMSC à un stade précoce pour que ce comité puisse les évaluer à la lumière de cette politique.

13. Les propositions de projet sont présentées et examinées au cours d'une réunion extraordinaire du PMSC en configuration CPEA/PPP, éventuellement élargie à des experts. Les pays peuvent aussi entamer un dialogue et échanger des idées dans le cadre du PMSC en configuration CPEA/PPP au cours de la phase d'élaboration d'une proposition.

14. Dans le cas d'un projet relevant de fonds d'affectation spéciale se situant dans un pays du DM, les informations sont fournies au MCG parallèlement au dépôt de la proposition de projet au PMSC. Dans le cas de l'ICI, les mécanismes appropriés doivent encore être mis en place.

Rôle du Secrétariat international de l'OTAN

15. Au sein du Secrétariat international, la Division Affaires politiques et politique de sécurité (PASP) facilite l'élaboration de propositions de projet spécifiques en fournissant des avis et des orientations, notamment en ce qui concerne les pays susceptibles de piloter un projet donné. Cela peut exiger des réunions préparatoires au siège de l'OTAN et dans les capitales. C'est néanmoins aux pays qu’il revient de choisir les idées à convertir en une proposition de projet qui sera présentée aux comités de l'OTAN compétents.

16. La Division PASP assure la coordination avec les autres divisions concernées du SI et certaines agences en fonction des besoins, en particulier les divisions Investissement pour la défense et Diplomatie publique, ainsi que la NAMSA. Elle assure aussi la coordination avec l'EMI et les autorités militaires de l'OTAN, garantit la transparence et veille à éviter les doubles emplois avec d'autres organisations internationales, selon les besoins. La Division PASP tient les autres divisions concernées du SI et l'agent d'exécution informés des discussions du PMSC en configuration CPEA/PPP et sert de point de contact au niveau du SI de l'OTAN pour chaque projet.

17. La Division Diplomatie publique apporte son concours à l'élaboration et à la mise en oeuvre du volet communication de la proposition de projet. Le plan de communication doit servir à sensibiliser le public aux projets menés grâce aux fonds d'affectation spéciale et à la manière dont ils contribuent à la réalisation des objectifs de coopération. Le pays pilote et l'agent d'exécution doivent tirer parti au maximum des outils et mécanismes OTAN et nationaux existants, notamment le site web OTAN/PPP, qui constitue un moyen important pour diffuser l'information et garantir la transparence.

Gestion financière

18. Les services EM(FC) examinent les aspects financiers de la proposition de projet et donnent des avis en fonction des besoins. Les projets sont conçus de façon à limiter les opérations financières et administratives à la charge du SI. Ainsi, le pays pilote sélectionne un agent d'exécution qui réalise les travaux autorisés pour le projet et passe contrat avec lui. Toute conférence ou tout séminaire organisé au titre du projet est placé sous la responsabilité financière et administrative des pays.

19. L'accord de gestion financière est signé par le pays pilote et les services EM(FC). Il indique le montant à verser, l'engagement financier de chaque contributeur, le nombre de paiements et le numéro de compte. Les contributions des pays sont détaillées pour chacun d'entre eux dans des annexes distinctes (ou documents équivalents). Cela permet à de nouveaux pays contributeurs de s'associer au projet après la signature de l'accord avec un minimum de formalités. Les services EM(FC) gèrent les fonds affectés à chaque projet sur un compte séparé. Les dispositions en matière de comptabilité et d'audit sont fixées et exposées dans l'accord de gestion financière. Comme les services EM(FC) ne peuvent pas transférer de fonds à l'agent d'exécution sur la base d'engagements uniquement, les pays contributeurs doivent effectuer les transferts de fonds dès que les engagements ont été pris pour permettre le bon déroulement du projet. Les services EM(FC) restituent les fonds non utilisés pour un projet spécifique aux parties à ce projet proportionnellement à leur contribution.

Agent d'exécution

20. L'agent d'exécution est désigné par le pays pilote. C'est ce pays qui signe l'accord d'exécution avec l'agent choisi. L'agent d'exécution est responsable des aspects techniques et financiers du projet, ce qui inclut la préparation de l'énoncé des besoins, la diffusion des appels d'offres, l'examen des offres et l'attribution des contrats nécessaires à l'exécution du projet. L'agent d'exécution rend compte régulièrement au pays pilote de la mise en oeuvre du projet. Il lui incombe aussi d'autoriser les paiements.

Rôle de la NAMSO et de la NAMSA

21. L'Organisation OTAN d'entretien et d'approvisionnement (NAMSO) est disposée à considérer la NAMSA comme un agent d'exécution pour les projets financés sur un fonds d'affectation spéciale qui sont globalement couverts par le mandat que lui confère sa charte, dans les limites des compétences et de l'expertise de l'Agence. En dehors de sa fonction d'agent d'exécution, la NAMSA peut donner des avis techniques sur des questions précises telles que :

• l'audit des propositions et des plans du point de vue technique et qualitatif ;
• l'établissement et/ou l'audit du cahier des charges ;
• l'adjudication des marchés ;
• l'assurance de la qualité ;
• la vérification et la certification.

22. La coopération entre la NAMSO et les pays du PPP s'inscrit dans le cadre

juridique de la signature d'un mémorandum d'entente et d'un accord spécifique relatif à un projet financé sur un fonds d'affectation spéciale. Des dispositions analogues seront prises à l'appui des projets DM. Dans le cas de l'ICI, les mécanismes appropriés doivent encore être mis en place. Les paiements à effectuer pour les services de la NAMSA sont calculés par application du principe de la récupération des coûts. Ceux-ci seront indiqués dans la proposition de projet.

23. Dans les cas où elle fait fonction d'agent d'exécution, la NAMSA peut assurer un soutien financier similaire à celui que fournissent les services EM(FC).

Exemples d'étapes à suivre pour l'élaboration d'une proposition au titre de la politique générale applicable aux fonds d'affectation spéciale OTAN/PPP

Étape préparatoire

• Réunions entre les délégations et le SI à Bruxelles et dans les capitales (avec l'appui d'experts si nécessaire) pour confirmer les informations et, si les parties le souhaitent, procéder à une étude de faisabilité.
• Après l'étude de faisabilité, le pays pilote soumet au PMSC des informations écrites énonçant les principaux paramètres du fonds d'affectation spéciale envisagé (voir liste en appendice 2).

1re étape

• Les pays font part au PMSC en configuration CPEA/PPP de leur intérêt pour l'élaboration d'une proposition. Dans le cas d'un projet relevant de fonds d'affectation spéciale se situant dans un pays du DM, les informations sont fournies au MCG parallèlement au dépôt de la proposition de projet au PMSC. Dans le cas de l'ICI, les mécanismes appropriés doivent encore être mis en place. Les projets relevant de fonds d’affectation spéciale PPP peuvent être dirigés, au cas par cas, par un pays partenaire du PPP ou un autre pays partenaire, à condition que le PMSC donne son accord et que les comités compétents (Comité politique, MCG, ICIG) soient dûment informés.
• Les représentants des pays intéressés (au moins un pays de l'OTAN et un pays partenaire) se réunissent pour se consulter et mettre au point une proposition décrivant les aspects techniques et financiers du projet.
• La proposition est élaborée.
• Le pays pilote établit la proposition détaillée, travail accompli par le pays pilote, un groupe d'experts ou l'agent d'exécution proposé.
• Le SI examine la proposition, notamment les services Contrôle financier de la Division Gestion exécutive.
• La NAMSA l'examine du point de vue des dispositions financières et techniques, selon les besoins.
• L'agent d'exécution est désigné.

2e étape

• La proposition est diffusée et le PMSC se réunit en configuration CPEA/PPP (une ou deux réunions, selon les besoins). Dans le cas d'un projet de fonds d'affectation spéciale se situant dans un pays du DM, les informations sont fournies au PMSC et au MCG. Dans le cas de l'ICI, les mécanismes appropriés doivent encore être mis en place.
• Le pays pilote apporte les modifications nécessaires à la proposition.
• Les pays contributeurs se mettent d'accord sur les quotes-parts et signent l'accord de gestion financière.
• Un avis confirmant que les dispositions voulues ont été prises est adressé aux pays.
• L'appel de contributions financières est lancé pour le financement du projet.

3e étape

• Les contributions sont fournies conformément à l'accord de gestion financière.
• L'agent d'exécution établit l'énoncé des besoins et l'appel d'offres.
• L'agent d'exécution met en oeuvre le projet.
• Le pays pilote rend compte au PMSC en configuration CPEA/PPP de l'état d’avancement du projet. Dans le cas d'un projet de fonds d'affectation spéciale se situant dans un pays du DM, les informations sont fournies au PMSC et au MCG. Dans le cas de l'ICI, les mécanismes appropriés doivent encore être mis en place.
• Les opérations de destruction font l'objet d'une vérification (selon le type de projet).

4e étape

• L'agent d'exécution fait rapport au EM(FC) lorsque le projet est achevé et que son financement est clos.
• Le pays pilote fait rapport au PMSC en configuration CPEA/PPP lorsque le projet est achevé. Dans le cas d'un projet de fonds d'affectation spéciale se situant dans un pays du DM, les informations sont fournies au PMSC et au MCG. Dans le cas de l'ICI, les mécanismes appropriés doivent encore être mis en place.
• Le pays pilote transmet le rapport final aux contributeurs et les fonds non utilisés sont restitués.

Liste des points à prendre en compte par les pays lors de l'élaboration d'une proposition de projet à financer sur un fonds d'affectation spéciale

• Les propositions doivent être élaborées par au moins deux pays, dont nécessairement le pays partenaire/DM/ICI hôte qui doit bénéficier directement du projet proposé.
• Un pays est désigné comme pays pilote. Les projets relevant de fonds d’affectation spéciale PPP peuvent également être dirigés, au cas par cas, par un pays partenaire PPP ou un autre pays partenaire, à condition que le PMSC donne son accord et que les comités compétents (Comité politique, MCG, ICIG) soient dûment informés.
• Un agent d'exécution (la NAMSA ou un autre organisme) doit être désigné dans la proposition.
• Description du projet. Par exemple, pour les projets de destruction, elle doit indiquer le nombre, le type et l'emplacement des mines terrestres antipersonnel, munitions, armes légères et armes de petit calibre à détruire, préciser l’état des mines et des munitions, préciser si elles peuvent être déplacées ou transportées sans danger, décrire la méthode de destruction proposée ; pour les projets destinés à aider les partenaires à gérer les conséquences de la réforme de la défense, la proposition doit inclure une description des capacités à développer, et notamment les initiatives visant à promouvoir la réforme civile et démocratique des forces armées, à faciliter la reconversion du personnel militaire et la conversion des bases et à promouvoir une planification et une budgétisation de la défense qui soient efficaces et exécutées sous contrôle démocratique.
• Considérations relatives à l'environnement (le cas échéant).
• Description du cadre de gestion requis pour la supervision de la réalisation du projet, y compris point de contact dans le pays pilote et agent d'exécution.
• Évaluation des coûts globaux.
• Plan financier détaillant tous les aspects du financement, y compris les coûts, la provenance des fonds, leur montant et les modalités de paiement.
• Point de contact pour l'ensemble des contributeurs.
• Désignation de la personne responsable de l'autorisation des paiements.
• Modalités de mise en oeuvre ; pour les projets de destruction, inclure les modalités de vérification de la destruction.
• Plan de communication.
• Calendrier de réalisation.