Réunion des ministres des Affaires étrangères et des ministres de la Défense

Généralités

1. Le Conseil de l'Atlantique Nord se réunira au niveau des ministres des Affaires étrangères et des ministres de la Défense le jeudi 14 octobre 2010 au siège de l'OTAN. Toutes les informations concernant cette réunion seront publiées sur le site web de l’OTAN. La présente note aux médias marque l’ouverture du site web d’accréditation en ligne (voir ci-après).
2. La réunion sera présidée par le secrétaire général de l’OTAN, Anders Fogh Rasmussen

Programme et pools

3. Le programme définitif sera communiqué aux représentants des médias au moment de leur accréditation. Il prévoira notamment un accès restreint pour certains représentants des médias visuels à l’ouverture de la réunion du Conseil et au portrait officiel et un accès libre aux conférences de presse, et donnera des informations sur la retransmission des événements pour les médias vers la zone de travail de la presse et les cabines de montage pour la télévision et la radio. Les demandes d’informations concernant les activités individuelles des ministres avec les médias seront à adresser directement aux délégations concernées. Une liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN peut être obtenue auprès de la Section Presse & Médias, et sera remise au moment de l’accréditation.
4. Les conférences de presse sont en principe ouvertes à tous les représentants des médias accrédités. Les observations liminaires des différentes réunions OTAN et de la/des conférence(s) de presse du secrétaire général seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé et pourront être regardées dans la zone de travail de la presse. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent adresser par écrit une demande de carte de pool à l’adresse de courrier électronique donnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée. Des cartes de pool seront remises à un petit nombre de caméramen et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation. Ces cartes seront distribuées au comptoir d’information du Centre des médias le 14 octobre à partir de 7h30.
5. Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il le fait à la condition expresse, conformément aux usages internationaux, que le fait d’accéder à un pool OTAN implique l’acceptation explicite et inconditionnelle, par ce représentant, de partager immédiatement et sur demande avec d’autres représentants de médias accrédités pour l’événement OTAN toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. Cela implique aussi que les représentants des médias s’engagent explicitement à partager gratuitement les informations avec d’autres journalistes, sans aucune entrave de la part de leur agence de presse et sans restriction concernant l’utilisation de ces éléments dans un but légitime d’information.
6. Les représentants des médias peuvent accepter une accréditation pour un pool uniquement s’ils ont obtenu l’accord explicite de leur employeur sur toutes les conditions concernant la communication des documents enregistrés dans le cadre du pool. 
7. De même, les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias - et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d’un pool le font à la condition explicite et stricte que ces documents devront être identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu’ils pourront être utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et que la partie destinataire n'a aucun droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit de quelque manière que ce soit.
8. Les photographes et les cameramen de l’OTAN placeront les séquences audiovisuelles de tous les événements pour les médias sur le site web de l’OTAN ; ces séquences pourront également être obtenues auprès de l’Unité Radio & Télévision (voir coordonnées ci-après) et/ou sur la chaîne de télévision de l’OTAN sur l’Internet.

Accréditation et contrôles de securité

9. Les journalistes en possession d’un laissez-passer de presse permanent valide pour l’OTAN n’ont pas besoin de demander une accréditation.
10. Les représentants des médias qui ne seraient pas en possession d’un laissez-passer de presse permanent valide pour l’OTAN et qui souhaitent couvrir la réunion doivent demander une accréditation. Les demandes d'accréditation peuvent être introduites uniquement en ligne, par l'Internet, en cliquant sur le lien suivant : https://my.hq.nato.int/ .
11. Les demandes d’accréditation devront être soumises en ligne pour le lundi 11 octobre 2010 à 22h00 GMT au plus tard. Les demandes reçues après cette date risquent de subir des retards ou d’être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par l'intermédiaire de l'Internet devront présenter une copie imprimée de la confirmation de cette demande. Les demandes tardives ne seront pas prises en compte pour les pools. 
12. Les procédures d’accréditation OTAN habituelles seront d’application pour cette réunion. Le processus d'accréditation exige que les représentants des médias qui utilisent le système pour la première fois créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG). Les représentants des médias résidant en Belgique sont également invités à indiquer leur numéro de carte de presse belge et le nom de l’autorité émettrice (ministère belge de l’Intérieur ou des Affaires étrangères) sur le formulaire en ligne de demande d’accréditation.
13. Les laissez-passer de presse ne seront pas envoyés aux intéressés, qui devront les retirer en personne au Bureau d’accréditation des médias, sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse nationale en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu). Les représentants des médias recevront leur accréditation à l’entrée principale du siège de l’OTAN. Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une autre pièce d’identité. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité.

Installations

14. Douze cabines de montage pour la télévision et huit cabines de montage pour la radio (équipées chacune d’une ligne RNIS, d’un accès Internet et d’un téléphone) seront mises à la disposition des représentants de ces médias. Pour réserver une cabine, prière de contacter l’Unité Radio & Télévision (voir coordonnées ci-après) ; les cabines seront attribuées en fonction de l’ordre d’arrivée.
15. Les journalistes, les agences de presse et les agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias à partir du mercredi après-midi. 
16. L’OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio lorsque ceux-ci ne seront pas utilisés par des hauts responsables de l'OTAN. La réservation de ces installations se fait généralement par l’intermédiaire des attachés de presse des délégations disposées à accepter des demandes d’interviews des médias.

Heures d’ouverture 

Stationnement

17. Les représentants des médias sont informés qu’ils ne seront pas autorisés à stationner leurs véhicules à l’intérieur du site de l’OTAN ; ils pourront en revanche utiliser les zones de stationnement « est » et « ouest » situés à l’extérieur, près de l’entrée principale. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront stationner sur une section spéciale du parking « est », ou sur le parking H, sur demande.

Accès à la zone de l’OTAN

18. On notera que d’importants travaux routiers sont en cours devant le siège de l’OTAN, sur le boulevard Léopold III. Cela provoquera certainement des perturbations de la circulation dans les environs du siège. Toutes les arrivées et tous les départs à/depuis l’OTAN, ainsi qu’à destination/en provenance de l'aéroport de Bruxelles, seront affectés. De plus amples informations sur les projets de travaux peuvent être obtenues auprès des sources suivantes :
    • Site web de Beliris : http://www.beliris.be/fr/LeopoldIII/LeopoldIII.cfm. Ce site présente le projet, les différentes phases des travaux prévus et les phases de déviation du trafic routier.
    • Numéro d’information (gratuit) : 0800/94001
    • Info-traf ic : Touring Mobilis : 1234
    • Portail de Bruxelles Mobilité : http://www.bruxellesmobilite.irisnet.be/
    • Site web de la police fédérale belge : http://www.inforoutes.be/

Contact points

Téléphone : +32 (0)2 707 50 41 - Télécopieur : +32 (0)2 707 13 99
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