Réunion des ministres des Affaires étrangères

GÉNÉRALITÉS

1. Le Conseil de l'Atlantique Nord (« le Conseil ») se réunira au niveau des ministres des Affaires étrangères les mardi 4 et mercredi 5 décembre 2018 au (nouveau) siège de l'OTAN. Toutes les informations concernant la réunion seront publiées sur le site web de l'Organisation. L'ouverture du site web d'accréditation (voir ci-après) est dès à présent effective.
2. La réunion sera présidée par le secrétaire général de l'OTAN, M. Jens Stoltenberg.

PROGRAMME

3. Le programme officiel sera mis en ligne au moment de la conférence de presse qui précédera la réunion, et il sera communiqué aux représentants des médias accrédités. La réunion débutera probablement le 4 décembre après-midi.
4. Le Bureau d'accréditation se trouvera à l'entrée principale du siège (boulevard Léopold III, 1110 Bruxelles).
5. Les demandes d'information relatives aux activités individuelles des ministres avec les médias sont à adresser directement aux délégations concernées.
6. La liste des attachés de presse des délégations auprès de l'OTAN peut être obtenue auprès de la Section Presse et médias, et elle sera remise lors de la délivrance du laissez-passer de presse.

ACCÈS AUX ACTIVITÉS OUVERTES AUX MÉDIAS

7. Seuls les détenteurs d'une carte de pool pourront entrer dans la salle du Conseil pour le début des séances et assister à la photo officielle. Les conférences de presse du secrétaire général seront ouvertes à tous. Les exposés des responsables des délégations pourraient n'être accessibles que sur invitation. Les activités auxquelles les délégations donneront accès seront annoncées sur le système de télévision en circuit fermé.

POOLS OTAN

8. Des cartes de pool pour les activités à accès restreint seront distribuées à un petit nombre de vidéojournalistes et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation ; la distribution se fera au premier étage de la Place publique de 11 heures à midi et de 15 heures à 15h30 les 4 et 5 décembre 2018.
9. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l'intérieur de la salle du Conseil peuvent envoyer une demande de carte de pool à l'adresse de courrier électronique mentionnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée.
10. Lorsqu'un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il s'engage explicitement et inconditionnellement, conformément aux usages internationaux, à partager immédiatement et sur demande, avec les autres représentants de médias accrédités pour l'activité OTAN, toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. En outre, il s'engage explicitement à partager gratuitement ces éléments avec d'autres journalistes, sans aucune entrave de la part de son agence de presse et sans restriction concernant leur utilisation dans un but légitime d'information.
11. Les représentants des médias ne peuvent accepter l'accréditation pour un pool que s'ils ont obtenu l'accord exprès de leur employeur sur toutes les conditions relatives à la communication des éléments obtenus dans le cadre de ce pool.
12. Pour leur part, les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d'abord contacter l'agence de presse/l'agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d'un pool le font à la condition expresse et impérative que ces documents soient identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu'ils soient utilisés uniquement dans un but légitime d'information, et que la partie destinataire n'ait pas le droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit, de quelque manière que ce soit.
13. Les photographes et les vidéojournalistes de l'OTAN réaliseront des clips vidéo et des photos de toutes les activités ouvertes aux médias, pour publication sur le site web de l'OTAN. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int.

RETRANSMISSION

14. Les observations qui seront formulées au début de certaines séances en configuration OTAN, ainsi que la/les conférence(s) de presse du secrétaire général sera/seront retransmise(s) en direct sur le système de télévision en circuit fermé et pourra/pourront être regardée(s) dans la zone de travail de la presse ainsi que sur le web.
15. Les B-roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenus en direct par liaison satellite ou auprès de l'Unité Télévision et radio de l'OTAN (voir coordonnées ci-après). Après chaque conférence de presse, les vidéos pourront être téléchargées gratuitement sur NATOChannel.

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

16. Les demandes d'accréditation doivent être soumises en ligne, à l'adresse https://my.hq.nato.int/. Les instructions à suivre pour créer un compte figurent en annexe. Aucune confirmation ne sera envoyée.
17. Les journalistes en possession d'un laissez-passer de presse OTAN permanent valide n'ont pas besoin de demander une accréditation.
18. Les demandes d'accréditation doivent être soumises pour le mardi 27 novembre 2018 à midi (heure de Bruxelles). Les demandes reçues après cette échéance seront considérées comme ayant été soumises en retard ; leur traitement sera différé et elles pourront être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande par internet devront en présenter une copie imprimée. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour l'accès aux pools.
19. Les procédures d'accréditation OTAN habituelles sont d'application pour cette réunion. Elles sont détaillées à l'adresse suivante : https://www.nato.int/cps/en/natolive/news_83620.htm?mode=pressrelease.
20. Les laissez-passer de presse ne seront pas envoyés par la poste aux intéressés ; ceux-ci devront les retirer en personne et, lors du retrait, présenter leur carte d'identité ou leur passeport ainsi qu'une carte de presse nationale en règle (ou une lettre d'accréditation d'un média reconnu).
21. Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une pièce d'identité. Les représentants des médias noteront que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et ils sont donc invités à se présenter suffisamment à l'avance pour passer les contrôles de sécurité.

INSTALLATIONS MÉDIAS

22. Des espaces destinés aux travaux de montage radio et télévision seront mis à disposition. Ils seront attribués suivant l'ordre d'arrivée des demandes, lesquelles doivent être adressées par courriel à l'Unité Télévision et radio de l'OTAN (voir coordonnées ci‑après).
23. Les journalistes, les agences de presse et les agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias à partir du lundi 3 décembre à 15 heures.
24. L'OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio lorsque ces installations ne seront pas utilisées par des hauts responsables de l'Organisation. La réservation des studios se fait généralement par l'intermédiaire des attachés de presse des délégations disposés à accepter des demandes d'interview.
25. Une zone de presse avec postes de travail destinés aux journalistes sera installée au premier étage de la Place publique. Des prises électriques, une connexion wifi et des téléphones y seront mis à disposition. Par ailleurs, une zone de travail est accessible en permanence à ce même étage, face à l'Agora.
26. On notera que les postes de travail mentionnés ci-dessus ne peuvent pas être réservés à l'avance et qu'ils seront attribués suivant l'ordre d'arrivée des intéressés.

HEURES D'OUVERTURE

STATIONNEMENT

27. Les représentants des médias noteront qu'ils ne seront pas autorisés à se garer à l'intérieur du site de l'OTAN. Ils pourront en revanche utiliser le parking visiteurs « ouest » du nouveau siège ou celui situé juste en face de l'entrée principale, à l'entrée Z de l'ancien siège. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront stationner sur une section spéciale du parking « est » sur demande à adresser à l'Unité Télévision et radio de l'OTAN.

POINTS DE CONTACT