Réunion des chefs d'État et de gouvernement des pays de l'OTAN

GÉNÉRALITÉS

1. Une réunion des chefs d'État et de gouvernement des pays de l'OTAN se tiendra le jeudi 25 mai 2017 à Bruxelles. Cette réunion sera présidée par le secrétaire général de l'OTAN et sera précédée par la présentation de deux œuvres commémoratives et par une cérémonie marquant la remise du nouveau siège de l'OTAN par le ministère belge de la Défense.
2. Cette première note aux médias a principalement pour objet de fournir des informations sur les procédures d'accréditation. Une deuxième note, qui sera diffusée à d'ici à la mi-mai, donnera des informations sur un éventail plus large de questions relatives aux médias.
3. La réunion se tiendra au nouveau siège de l'OTAN.
4. Une zone de travail sera aménagée sur le site du siège actuel et sera accessible du 24 mai 2017 à 9 heures jusqu'au 26 mai 2017 à 13 heures (heure locale). Le Centre de presse sera situé avenue du Bourget, 42, 1130 Bruxelles. Latitude : 50.877827 ; Longitude : 4.429861. Une entrée séparée pour la presse pourrait être aménagée à certaines heures pour faciliter les mouvements. Des détails à ce sujet seront communiqués dans une deuxième note.
5. Toutes les mises à jour seront affichées sur le site web de l'OTAN : www.nato.int. Vous pouvez également nous suivre sur Twitter @NATOPress.

ACCRÉDITATION DES MÉDIAS

6. Les demandes d'accréditation doivent être introduites en ligne, via le lien suivant : https://my.hq.nato.int/.
7. Les demandes d'accréditation devront être soumises en ligne avant le 11 mai 2017 à 18 heures (heure de Bruxelles). Les questions éventuelles pourront être adressées à natoaccreditations@hq.nato.int.
8. Heures d'ouverture :

L'entrée entre le 24 mai à 22 heures et le 25 mai à 7 heures se fera via l'entrée principale uniquement et sera réservée aux piétons.

9. Un laissez-passer de presse spécifique sera délivré à tous les représentants des médias accrédités. Le laissez-passer OTAN permanent pour 2017 ne donnera PAS accès au siège pendant la réunion.
10. Les demandes tardives seront traitées au cas par cas et, compte tenu des contraintes de sécurité, elles seront limitées à un strict minimum. Elles pourraient ne pas aboutir.
11. Les laissez-passer de presse ne seront pas postés aux intéressés ; ils seront remis en mains propres sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité (avec photo) et d’une carte de presse nationale en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).
12. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour passer les contrôles de sécurité.
13. Conformément à ses procédures d'accréditation des médias, l'OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l'accréditation de représentants des médias qui abusent des privilèges qui leur sont accordés, qui font un usage inapproprié de leur accréditation ou qui agissent d'une manière non conforme aux principes de l'Organisation. Les demandes d'accréditation introduites après le 11 mai pourraient aussi être rejetées d'office.

PROGRAMME POUR LES MÉDIAS

14. Le programme officiel devrait commencer le 25 mai après-midi et se terminer le même jour en fin de soirée. Tous les journalistes seront accompagnés d'une escorte pour accéder au nouveau siège de l'OTAN. Une brochure donnant des précisions sur les emplacements des pools et les horaires de ces derniers sera disponible pour les médias accrédités.
15. Il y aura une séance de travail, précédée par la présentation des œuvres commémoratives, une photo officielle, une visite du nouveau siège de l'OTAN, et une cérémonie de remise du site qui se clôturera par un survol d'avions. La présentation des œuvres commémoratives, la photo officielle et la cérémonie de remise du site seront ouvertes à un groupe de représentants de la presse accompagnés de leur escorte. Ces événements seront retransmis en direct au centre de presse, par satellite et sur le site web de l’OTAN.
16. Les chefs d'État et de gouvernement arriveront au nouveau siège de l'OTAN à partir de 14h30. Prière de prendre contact directement avec les délégations pour plus d'informations.
17. Un programme pour les médias, dont les éléments principaux seront chargés sur le site web de l'OTAN peu avant la date de la réunion, sera remis sur place aux journalistes accrédités.
18. Des activités bilatérales entre les délégations peuvent être programmées plus tôt dans la journée du 25 mai. Prière de prendre contact directement avec les délégations pour plus d'informations.

CENTRE DE PRESSE

19. De plus amples informations sur les accès seront communiquées en temps voulu.
20. Le Centre de presse comprendra une zone de travail pour 1 100 journalistes, un centre de diffusion équipé de 60 cabines de montage pour la télévision et la radio, 20 positions « face caméra » en extérieur, avec vue sur le nouveau siège de l'OTAN, un espace pour les conférences de presse des délégations, une zone de restauration et un parking pour les camions de retransmission par satellite.
21. Connexions :
1. un accès wifi sera à la disposition des journalistes accrédités au Centre de presse ; aux emplacements de pool au nouveau siège de l'OTAN, il y aura des connexions pour téléphone cellulaire et, parfois, également des connexions wifi.
22. Accès des camions de transmission par satellite/SNG
1. Les représentants des médias dûment accrédités peuvent apporter leurs matériels encombrants à partir du 22 mai jusqu'au 24 mai à 17 heures au plus tard.
2. Les formalités d'accès et procédures de sécurité prévues pour les camions satellite doivent être remplies entre le 22 mai et le 24 mai avant 17 heures. Les arrivées doivent être annoncées en prenant contact avec le bureau Télévision/Radio à l'adresse suivante : broadcastoperations@hq.nato.int.

DIFFUSEUR HÔTE ET NATO CHANNEL

23. L'organisme de diffusion hôte de l'OTAN assurera gratuitement, le 25 mai, des transmissions HD/SDI de haute qualité vers le Centre de presse pour tous les événements médias. Les séquences seront disponibles au Centre de presse sans graphique ni texte. Les images en direct seront également retransmises sur les écrans du système de télévision en circuit fermé dans l'ensemble du Centre de presse (écouteurs disponibles, avec choix de langue) et via le site web de l'OTAN.
24. Le signal principal retransmettra tous les événements en direct, les images en différé de tout événement simultané, des vidéos thématiques de l'OTAN et les chaînes de télévision par câble.
25. L'OTAN assurera la transmission, en direct et en différé, par satellite et en streaming, de tous les événements médias.
26. NATO Channel, la chaîne de télévision de l'OTAN, conservera toutes les séquences vidéo et pourra être contactée à l'adresse suivante : content@natochannel.tv.
27. L'OTAN s'efforcera également de retransmettre les images de tout événement en rapport avec la réunion qui se tiendrait en Belgique en dehors du site ce jour-là.

RADIO ET TÉLÉVISION, SOUTIEN DE L'UER

28. Le Centre de presse comprendra 45 cabines de montage pour les télévisions et 15 pour les radios. Chaque cabine sera prévue pour 3 personnes et équipée de la télévision en circuit fermé (y compris la télévision par internet), de connexions internet avec et sans fil, d'une ligne téléphonique, de la réception en continu du signal principal (connecteur BNC), et d'une ligne RNIS (pour les cabines radio). Le format du signal principal sera celui d’origine, HD1080/50i avec canaux audio et traduction intégrés.
29. L'UER/Eurovision est un partenaire de longue date de l'OTAN, qui se tient à disposition pour offrir aux opérateurs de radio et de télévision des services de diffusion de haute qualité au prix du marché. Les diffuseurs et les opérateurs radio qui ont besoin d'un signal secondaire commutable (signal secondaire en direct, exposés des pays, retransmissions) et/ou d’une version convertie en SD-SDI de tous les signaux hôtes doivent réserver un commutateur de matrice routeur auprès d’Eurovision. Eurovision fournira aussi à ses télévisions membres des installations complètes de diffusion, y compris des positions « face caméra » pour interventions en direct, des systèmes de lecture de bandes multiformats, des paquets de production et de transmission sur mesure et la distribution multisignaux des séquences audio et vidéo de la télévision hôte.
30. Les réservations de cabines de montage se feront, gratuitement, selon l'ordre d'arrivée des demandes, via l'UER/Eurovision à l'adresse suivante : newsoperations@eurovision.net. L'OTAN se réserve le droit de procéder à des arbitrages en cas de demandes concurrentes selon des critères de portée de diffusion et d'équité.
31. Le câblage entre les cabines de montage réservées et les camions satellite du diffuseur concerné doit être posé par celui-ci au plus tard pour le 25 mai à 8 heures. Les camions satellite seront raccordés au réseau électrique. Les schémas et l'horaire du câblage doivent faire l'objet d'une notification préalable écrite à transmettre pour le 15 mai au plus tard à l'adresse suivante : broadcastoperations@hq.nato.int.
32. Opérations TÉLÉVISION et réservations d'espaces de travail :
    
    Événements spéciaux d'Eurovision
    +41 22 717 2840
    newsoperations@eurovision.net
    
    Productrice télévision : Dounia Wolteche
    Mobile : +32 474 673 911
    
    Pour accéder à la page web du département Événements spéciaux d'Eurovision consacrée à cette réunion de l'OTAN, CLIQUEZ ICI.
    
    
    
33. Opérations RADIO et réservations d'espaces de travail :
    
    UER-Radio
    Tél. : +41 79 230 1508
    Radio-Ops@ebu.ch
    Productrice radio : Julia Lonicer
    Mobile : +41 79 230 1508
    
    Pour accéder à la page web de l'UER-Radio consacrée à cette réunion de l'OTAN, CLIQUEZ ICI.

POSITIONS « FACE CAMÉRA » ET STUDIO DE TÉLÉVISION

34. Vingt positions « face caméra » seront disponibles à l'extérieur pour les télévisions. Situées sur le parking destiné aux camions SNG, elles offriront une vue directe sur le bâtiment du nouveau siège. Ces emplacements doivent être réservés de l'une des deux manières suivantes.
35. Les diffuseurs qui pourront justifier une couverture en direct continue depuis l'OTAN pourront réserver un espace exclusif équipé uniquement d'une alimentation en électricité et doté d'un abri contre le mauvais temps. Ils prendront contact avec l'OTAN à l'adresse suivante : broadcastoperations@hq.nato.int.
36. Les diffuseurs qui pensent avoir besoin de créneaux horaire plus courts pour des interventions face caméra en direct pourront louer des espaces complètement équipés, au prix du marché, par l'intermédiaire d'Eurovision (newsoperations@eurovision.net) ou de l'APTN (bookings@ap.org).
37. Les diffuseurs équipés de véhicules SNG auront accès au parking à ciel ouvert du centre de presse, situé à proximité des cabines de montage et des positions « face caméra ». Un système d’alimentation en électricité (génératrice) sera installé. Les équipes de télévision doivent se munir de leurs propres câbles pour pouvoir se raccorder au réseau électrique. Elles sont priées d'indiquer préalablement leur heure d'arrivée et leurs besoins en espace à l'adresse suivante : broadcastoperations@hq.nato.int.
38. Un studio de télévision entièrement équipé, avec câblage pour transmission en direct, sera également disponible. Les réservations se feront à l'adresse suivante : broadcastoperations@hq.nato.int.

CONFÉRENCES DE PRESSE

39. Les installations de conférence seront situées à l'intérieur du siège actuel et pourront être réservées par les délégations. Les informations relatives aux conférences de presse seront diffusées sur des écrans de télévision en circuit fermé disposés partout dans le centre de presse.

VISAS

40. Les journalistes qui ont besoin d'un visa pour entrer en Belgique devront se charger eux-mêmes de l'obtenir. Il leur est conseillé de demander leur accréditation sans attendre l'obtention de leur visa et d'introduire leur demande de visa bien à temps. On trouvera davantage d'informations à ce sujet sur le site web du ministère belge des Affaires étrangères, à l'adresse suivante : http://bit.ly/2nNhEYn.

HÉBERGEMENT ET RESTAURATION

41. Les représentants des médias doivent se charger eux‑mêmes de tout ce qui concerne leur logement à Bruxelles.
42. Pendant les heures d'ouverture du centre de presse, Aramark proposera aux représentants des médias différentes options de restauration au tarif commercial.

DIVERS

43. La Belgique, pays hôte, donnera une réception à l'intention des journalistes le mercredi 24 mai au Résidence Palace. Les modalités pratiques seront communiquées ultérieurement.

POINTS DE CONTACT

Coordonnateur OTAN pour les médias
M. Damien Arnaud

Questions d'ordre général et demandes d'interviews du secrétaire général : moc@hq.nato.int
Questions relatives à l'accréditation : natoaccreditations@hq.nato.int
Questions relatives à la logistique : natosummitmediaqueries@hq.nato.int

Diffuseur hôte : info@videohouse.be
Eurovision : newsoperations@eurovision.net