Sommet des chefs d'État et de gouvernement des pays de l'OTAN

Généralités

Le sommet des chefs d'État et de gouvernement des pays membres de l'OTAN à Varsovie (Pologne) se tiendra les 8 et 9 juillet 2016. Les réunions seront présidées par le secrétaire général de l'OTAN.

Cette première note à la presse a pour objet de fournir des informations sur les dispositions relatives à l'accréditation, aux visas et à l'hébergement des représentants des médias. Une deuxième note à la presse, qui sera diffusée à une date plus proche du sommet, contiendra des informations sur un éventail plus large de questions relatives aux médias.

Les réunions se tiendront au Stade national de Varsovie (al. Księcia J. Poniatowskiego 1, 03-901 Varsovie - Pologne). Le centre de presse se trouvera au même endroit et sera ouvert du jeudi 7 juillet au dimanche 10 juillet. Des indications plus précises sur les heures d'ouverture seront données ultérieurement.

Procédures d'accréditation des médias

L'accréditation des médias est d'ores et déjà ouverte. Les demandes doivent être soumises en ligne à l'adresse : https://my.hq.nato.int/.

Les demandes d’accréditation doivent être soumises pour le jeudi 23 juin à 18 heures (heure de Bruxelles) au plus tard. Tous les représentants des médias doivent soumettre une demande d'accréditation, y compris ceux qui disposent déjà d'une accréditation OTAN permanente. Par ailleurs, des cartes de pool OTAN seront nécessaires pour chacun des événements liés au sommet : les procédures à suivre seront exposées en détail dans une prochaine note à la presse.

Les accréditations des médias pour le sommet doivent être retirées à Varsovie, uniquement par le demandeur, et en personne. Chaque demandeur doit donc se présenter personnellement (aux dates et heures indiquées ci-après) au bureau d’accréditation des médias, à proximité du lieu où se tiendra le sommet.

Conformément à ses procédures d'accréditation des médias, l'OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l'accréditation de représentants des médias qui abusent des privilèges qui leur sont accordés, qui font un usage inapproprié de leur accréditation ou qui agissent d'une manière non conforme aux principes de l'Organisation.

Le bureau d’accréditation sera installé tout près du lieu où se tiendra le sommet. Les laissez-passer pourront y être retirés aux dates et heures suivantes :

mardi 5 juillet, de 12h00 à 18h00
mercredi 6 juillet, de 8h00 à 20h00
jeudi 7 juillet, de 8h00 à 22h00
vendredi 8 juillet, de 6h00 à 20h00
samedi 9 juillet, de 6h00 à 15h00

IMPORTANT :

1/ À l'issue du processus de demande d'accréditation en ligne, le dernier écran reprend toutes les données qui ont été soumises. Il s'agit de l'ÉCRAN DE CONFIRMATION DES DONNÉES. Il est vivement recommandé aux représentants des médias d'IMPRIMER cet écran et d'en présenter la copie papier au moment du retrait de leur accréditation médias (laissez-passer) à Varsovie, lorsqu’ils prendront la navette pour la première fois et lorsqu’ils demanderont leur visa.

2/ Les citoyens polonais sont priés d’indiquer leur numéro PESEL (numéro d’identité en Pologne) lorsqu’ils soumettent leur demande d’accréditation.

Visas

Les journalistes qui ont besoin d'un visa pour entrer en Pologne devront se charger eux-mêmes de l'obtenir. Il leur est conseillé de demander d'abord leur accréditation, et d’introduire ensuite leur demande de visa suffisamment à l'avance.

De plus amples informations peuvent être obtenues sur le site web du ministère des Affaires étrangères (en anglais), à l'adresse : http://www.msz.gov.pl/en/travel_to_poland/visa/.

Hébergement et transport

Les représentants des médias sont invités à prendre rapidement leurs dispositions pour leur hébergement à Varsovie. Les hôtes polonais ont recommandé un certain nombre d'hôtels à l'intention des représentants des médias.

Pour réserver une chambre d’hôtel, il est recommandé de s’adresser au partenaire officiel pour le logement, à savoir Mazurkas Travel (nato2016.media@mazurkas.pl), qui enverra aux représentants des médias le lien nécessaire vers le système de réservation en ligne et qui leur expliquera la procédure de réservation.

Un service de navettes régulières sera organisé pour les représentants des médias accrédités entre les hôtels désignés pour les médias et le centre de presse. Des informations détaillées sur l’horaire de ces navettes seront communiquées plus près de la date du sommet. Les représentants des médias peuvent aussi réserver des chambres dans d’autres hôtels, mais aucune navette ne sera alors disponible.

Informations préalables sur le programme destiné aux médias

Le programme du sommet n'est pas encore finalisé. De plus amples informations pourraient être fournies début juillet, et un programme définitif destiné aux médias sera communiqué à leurs représentants au moment de leur accréditation. Actuellement, afin d’aider les représentants des médias à préparer leurs déplacements, il est à noter que l’OTAN travaille sur un programme provisoire prévoyant l’ouverture officielle du sommet le vendredi 8 juillet dans l'après-midi, et la fin de celui-ci le samedi 9 juillet 2016 en fin d’après-midi. Des événements pourraient en outre se tenir en marge du sommet, dans la matinée du 8 juillet et la veille. Des précisions seront données en temps utile.

Informations de base sur le centre de presse

Le centre de presse du sommet sert de point central de distribution des informations et des contenus (séquences audio et vidéo en direct ou enregistrées, photos, etc.). Des précisions seront données en temps utile sur le centre de presse, mais celui-ci comprendra :

• une salle de travail principale, avec postes de travail équipés de prises internet (RJ 45) et d’une connexion wifi, et prises électriques standard (230 V) – Les représentants des médias qui souhaitent utiliser la connexion fixe doivent se munir de leurs propres câbles pour pouvoir se raccorder à l’internet. La salle de travail principale disposera aussi d’un certain nombre de lignes RNIS et de tableaux de distribution pour les séquences télévisées et audio en direct ;
• un comptoir d'information et un soutien administratif aux médias ;
• un système de télévision en circuit fermé (CCTV) pour les liaisons en direct et en différé, les informations sur le programme, l’horaire des conférences de presse et toute autre information ;
• les bureaux de presse de l'OTAN et du pays hôte ;
• des espaces de montage (ouverts ou fermés) pour les diffuseurs, avec liaisons en direct pour diffusion vidéo et audio et services de transmission ;
• des positions « face caméra » en intérieur et en extérieur pour interventions télévisées ;
• une zone de stationnement pour les camions de transmission par satellite ;
• les régies centrales de la télévision du pays hôte et de l'Eurovision ;
• un espace pour les conférences de presse (avec installations précablées) et des espaces pour les interviews ;
• un studio de télévision entièrement équipé, avec câblage pour transmissions en direct ;
• des casiers individuels dans la salle de travail principale et dans les zones de diffusion ;
• des services de restauration gratuits (en-cas et boissons payants).

Contrôles de sécurité pour les matériels des médias : le personnel de sécurité a toute autorité pour examiner et tester le matériel ou tout autre objet que les médias souhaitent introduire sur un site sécurisé, y compris le centre de presse. Les représentants des médias sont invités à prévoir suffisamment de temps pour se soumettre aux contrôles de sécurité chaque fois qu’ils souhaitent entrer sur le site.

Chaîne de télévision du pays hôte

La chaîne de télévision nationale polonaise (TVP) sera la chaîne de télévision du pays hôte. La TVP couvrira tous les événements officiels liés au sommet de l'OTAN ainsi que plusieurs événements se tenant en marge du sommet.

Des séquences vidéo et audio en direct (sans graphique ni bandeau) seront proposées au centre de presse (des informations détaillées sur leur distribution figurent ci-après). Les images de la télévision du pays hôte seront retransmises en direct sur les écrans du système de télévision en circuit fermé du centre de presse (écouteurs disponibles, avec choix de langue) et via le site web de l'OTAN (http://www.nato.int/). Le signal satellite en direct des principaux événements du sommet sera fourni gratuitement par l'OTAN, sans chiffrement ni frais pour liaison descendante. Ce service est organisé par l'OTAN et les hôtes polonais, et est fourni gratuitement à tous les médias pour diffusion auprès du grand public, étant entendu que les contenus vidéo et audio peuvent uniquement servir à des fins légitimes d'information et d'activités publiques.

Des installations de télédiffusion et de radiodiffusion seront mises à disposition au centre de presse. Elles comprendront une série d'espaces ouverts équipés de trois postes de travail et de petites cabines de montage (3 mètres sur 3, avec table, chaises, électricité et connexion internet). Les espaces destinés aux travaux de montage seront attribués suivant l'ordre de réception des demandes. Les réservations d'espaces de montage doivent être effectuées par chaque chaîne de radio ou de télévision et pour elle-même, en toute transparence.

L'UER/Eurovision s'occupe de la réservation d’espaces de travail radio et télévision pour l'OTAN (voir points de contact indiqués ci-après)

Les espaces de travail radio et télévision seront équipés, par défaut, d’un câble vidéo (connecteur BNC) raccordé en permanence au signal « TVP / POOL PRINCIPAL OTAN ». Le format sera celui d’origine, HD1080/50i avec canaux audio et traduction intégrés. Les diffuseurs qui ont besoin que les autres signaux hôtes (pool secondaire, salles d’exposés des pays, retransmissions, etc.) puissent être raccordés à ce câble vidéo et/ou qui ont besoin d’une version convertie en SD-SDI de tous les signaux hôtes devront réserver un commutateur de matrice routeur auprès de l’Eurovision.

L'Eurovision fournira aussi à ses télévisions membres des installations complètes de diffusion, y compris des positions « face caméra » pour interventions en direct, des systèmes de lecture de bandes multiformats, des paquets de production et de transmission sur mesure et la distribution multisignaux des séquences audio et vidéo de la télévision du pays hôte.

Les demandes de réservation d’espaces pour le montage et/ou toute autre demande d'assistance de l'Eurovision sont à adresser aux points de contact figurant à la fin de la présente note à la presse avant le 1er juillet 2016 à 12 heures GMT.

Les organisateurs du sommet ont prévu, en intérieur et en extérieur, un certain nombre de positions « face caméra » pour la télévision au centre de presse. Ces emplacements peuvent être réservés :

• SOIT en prenant contact avec le pays hôte, qui les attribuera suivant l'ordre de réception des demandes, sachant que les chaînes de télévision qui choisissent cette option doivent assurer elles-mêmes l'ensemble de leur soutien (point de contact ci-après) ;
• SOIT par l'intermédiaire de l'Eurovision, qui assure la gestion de l'utilisation de certains emplacements pour ses membres, et à laquelle il convient de s’adresser directement pour prendre les dispositions nécessaires (point de contact ci-après).

Matériel à installer au centre de presse

Les représentants des médias qui souhaiteraient installer du matériel volumineux dans le centre de presse sont priés de le mettre en place le 7 juillet. D'autres précisions seront données ultérieurement.

Les camions de transmission par satellite (transmission en direct) pourront accéder au parking à ciel ouvert du centre de presse. Un système d’approvisionnement en électricité (génératrice) sera installé. Les équipes de télévision doivent se munir de leurs propres câbles pour pouvoir se raccorder au réseau électrique (au moins 80 mètres de câbles 125A, 63A, 32A, 23A).

Tous les camions doivent être préinscrits et les informations requises (p. ex. numéro d'immatriculation et dimensions) doivent être communiquées à l'adresse : http://ow.ly/4n9cg5 pour le jeudi 23 juin à 18 heures (heure de Bruxelles) au plus tard. Les chauffeurs et techniciens responsables de ces véhicules doivent être titulaires d'une accréditation médias pour le sommet.

Un programme plus complet et une note technique distincte portant sur les transmissions (accès gratuit aux transmissions par satellite, flux en direct, points de distribution et d’enregistrement) seront diffusés peu avant le sommet.

Points de contact

Coordonnatrice OTAN pour les médias

Mme Alina Coca
Téléphone : +32 2 707 5041
E-mail : NATOSummitMedia2@hq.nato.int

Coordonnatrice du pays hôte pour les médias

Mme Joanna Wajda
Téléphone : +48.22.523.71.83
E-mail : natowarsawsummit2016@msz.gov.pl

Logistique (attribution des positions « face caméra » et autres questions de logistique)

Col. Artur Golawski
Téléphone : +48.261.846.519
E-mail : natosummit.medialogistics@mon.gov.pl

Organisme de diffusion hôte - TVP

Mme Grazyna Baczynska
Téléphone : +48.601.600.286
E-mail : grazyna.baczynska@tvp.pl

Eurovision

Événements télévisés spéciaux
M. Ivan Stojanovic
newsoperations@eurovision.net
Téléphone : +41 22 717 2225 ou +381 63 20 66 11

Opérations radio Eurovision
Mme Julia Lonicer
Radio-Ops@ebu.ch
Téléphone : +41 79 230 1508 ou +41 22 717 2658

Hébergement

E-mail : nato2016.media@mazurkas.pl