Le Comité des archives
Le Comité des archives apporte une aide au Conseil de l’Atlantique Nord et lui donne des avis sur tout ce qui concerne les archives courantes, intermédiaires et définitives, de manière à assurer la conservation des informations d’une valeur permanente qui sont détenues dans les archives de l’OTAN et à permettre au public d’avoir accès à ces informations. Relevant directement du Conseil, il est le seul organe responsable, pour l’ensemble de l’OTAN, de la gestion des archives de l’Organisation.
Créé officiellement en 1999, le Comité des archives est chargé de faire appliquer les politiques et les procédures relatives aux archives courantes, intermédiaires et définitives, à l’échelle de l’OTAN, et de les actualiser, pour répondre à tous les besoins liés aux missions de l’Organisation. Il est la principale enceinte d’échanges et de consultations au service du dialogue entre les Alliés sur toutes les questions ayant trait aux archives.
Rôle du Comité des archives
Le Comité des archives fournit des orientations au Conseil sur la gestion et la conservation des archives courantes, intermédiaires et définitives de l’Alliance. Il apporte un éclairage spécifique à la gestion de l’information à l’OTAN. Il examine et fait évoluer les politiques relatives à la conservation de l’information, à la détermination de sa destination finale, à sa préservation à long terme et à sa mise en lecture publique, et il veille à ce que ces politiques soient appliquées.
À l’appui de l’effort de relations publiques entrepris par l’OTAN, le Comité des archives fait connaître le patrimoine des archives de l’Organisation en veillant à la préservation et à la mise en lecture publique des documents d’une valeur permanente qui concernent l’évolution de l’OTAN, ses missions, ses consultations et le processus décisionnel. Les membres du Comité s’emploient par ailleurs à défendre le rôle des Archives de l’OTAN auprès de leurs autorités nationales respectives, en soulignant l’utilité d’un tel service, les avantages qu’il apporte aux pays et la nécessité d’un niveau de financement approprié.
Modalités de fonctionnement
Le Comité des archives
Le Comité des archives rend compte directement au Conseil au travers d’un rapport annuel. Il se réunit en principe une fois par an, mais il peut aussi siéger plus souvent si besoin est. Il organise en outre un atelier une ou deux fois par an.
Tous les pays de l’OTAN sont représentés aux réunions par des membres de leurs délégations nationales respectives, des hauts responsables ou des archivistes expérimentés. Le Comité des archives est présidé par un membre de haut rang du Secrétariat international.
Le Comité est aidé dans sa tâche par des représentants du Secrétariat international et de l’État-major militaire international et par des hauts responsables des organismes civils et militaires de l’OTAN.
Au nom du Comité des archives, l’archiviste de l’OTAN établit, diffuse et modifie les politiques et les directives applicables à l’échelle de l’OTAN en matière de gestion de la mémoire institutionnelle collective de l’Organisation. La mise en œuvre de ces politiques et directives s’effectue dans le cadre de deux grands domaines d’activité : l’acquisition et la gestion des fonds d’archives, et l’examen à des fins de déclassification et de mise en lecture publique.
Acquisition et gestion des fonds d’archives
Le Comité des archives veille à ce que l’OTAN applique les pratiques et les normes établies en matière de gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives pour ce qui concerne la conservation de ses documents, la détermination de leur destination finale et leur préservation à long terme. Il supervise en outre l’élaboration et l’approbation des politiques archivistiques à suivre dans le contexte de la gestion des opérations de l’Alliance et de la fermeture d’organismes civils ou militaires de l’Organisation. Tous les documents OTAN à valeur permanente qui ne sont plus d’utilité courante sont versés aux Archives de l’OTAN.
Le Comité des archives supervise également l’acquisition et la conservation des documents électroniques OTAN à valeur permanente. Il s’assure que les politiques et les procédures de l’Organisation sont tenues à jour dans un contexte où les documents numériques sont de plus en plus complexes et augmentent de manière exponentielle.
Pour le compte du Comité des archives, le service des archives de l’OTAN acquiert, classe et conserve sans limite de durée les fonds d’archives de l’Organisation.
Examen à des fins de déclassification et de mise en lecture publique
Soucieux de favoriser la transparence et de faciliter la compréhension du rôle de l’Alliance, le Comité des archives a mis en place un programme de mise en lecture publique de documents OTAN. Dans le cadre de ce programme, géré et coordonné par l’archiviste de l’OTAN, les Archives repèrent les documents d’une valeur permanente qui ont 30 ans et en proposent la déclassification et la mise en lecture publique. Dès que les autorités compétentes des pays membres ont donné leur feu vert, ces documents sont rendus accessibles au public, qui peut les consulter dans la salle de lecture prévue à cet effet, au siège de l’Organisation (à Bruxelles). Le Comité des archives est par ailleurs chargé de traiter les demandes ponctuelles de mise en lecture publique de documents de moins de 30 ans qui sont soumises par les autorités compétentes des pays membres.
Évolution du Comité des archives
Les travaux qui ont conduit à la création du Comité des archives et des Archives de l’OTAN ont débuté en 1989, suite à des demandes d’universités et de personnes effectuant des recherches, qui souhaitaient avoir accès aux documents historiques de l’Alliance.
Un groupe ad hoc composé d’agents du Secrétariat international et de spécialistes des archives venant des pays membres a été établi pour élaborer des orientations sur la publication des informations OTAN. Compte tenu de l’ampleur de la tâche, il a été décidé de mettre en place un groupe, composé de représentants permanents adjoints, ainsi que d’archivistes et de consultants des pays, engagés par l’Organisation, pour mettre en chantier une politique de publication des informations. Ce groupe a recommandé la mise sur pied d’un organe consultatif chargé d’aider le Conseil à gérer les archives de l’OTAN.
Les Archives de l’OTAN ont été inaugurées officiellement le 19 mai 1999, l’année du cinquantième anniversaire de l’Alliance, et le mandat du Comité des archives a été approuvé par le Conseil quelques mois plus tard, le 10 septembre. Suite à ces démarches, les archives de l’Alliance ont, pour la première fois, été rendues accessibles au public. Le portail en ligne des Archives de l’OTAN permet aujourd’hui aux personnes effectuant des recherches sur l’histoire de l’Alliance, son évolution et son processus décisionnel d’avoir plus facilement accès aux documents OTAN mis en lecture publique.