Réunion informelle des ministres des Affaires étrangères

1. Informations générales

Les ministres des Affaires étrangères tiendront des réunions informelles à Tallinn (Estonie) les jeudi 22 et vendredi 23 avril 2010, sous la présidence du secrétaire général de l’OTAN, M. Anders Fogh Rasmussen. Le ministre des Affaires étrangères d'Estonie, Son Excellence M. Urmas Paet, sera l’hôte des réunions.

2. Programme et pools

Le programme détaillé sera remis aux représentants des médias au moment de leur accréditation. Tous les représentants des médias dûment accrédités sont invités à une réception organisée à leur intention qui aura lieu le 22 avril dans la soirée.

Le programme prévoit un accès restreint de certains médias visuels aux séances d’ouverture des réunions du Conseil et à la photo officielle, l’accès sans restriction aux conférences de presse et la retransmission à la zone de travail de la presse et aux cabines de montage radio et télévision des événements destinés aux médias. Il convient de s’adresser directement à la/aux délégation(s) nationale(s) concernée(s) pour obtenir des informations sur les différents programmes des réunions ministérielles destinés aux médias. Les journalistes pourront se procurer au comptoir d’information du Centre des médias une liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN.

Les conférences de presse sont en principe des événements destinés à tous les médias accrédités. Les observations liminaires des différentes réunions seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé, et pourront être suivies depuis la zone de travail de la presse. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent soumettre par écrit une demande de carte de pool auprès de la coordonnatrice OTAN pour les médias (son adresse électronique est indiquée à la fin de la présente note). Aucune confirmation ne sera envoyée. Les cartes de pools pour les événements à accès restreint seront distribuées à un petit nombre de cadreurs et de photographes parmi ceux qui auront soumis leur demande d’accréditation à temps, au comptoir d'information du Centre des médias, dès le jeudi 22 avril 2010 à 10 heures.

Lorsqu’un représentant des médias accepte un emplacement de pool OTAN, il le fait à la stricte condition, conforme à la pratique internationale, que l’acte d’acceptation d’une accréditation à faire partie d’un pool OTAN implique le consentement explicite et inconditionnel du représentant en question à partager immédiatement et sur demande avec d’autres représentants des médias accrédités pour cet événement OTAN toute information recueillie et/ou toute donnée produite dans le cadre de ce pool. Cet acte implique en outre le consentement du représentant à partager ces données sans aucune entrave de la part de son organe de presse, sans aucun frais pour les autres journalistes et sans aucune restriction quant à l’utilisation des données à des fins d’information légitimes.

Les représentants ne peuvent accepter l’accréditation de pool que si leur employeur souscrit explicitement à toutes les conditions liées à la fourniture de données de pool, fondement de l’acceptation de l’emplacement de pool.

Les photographes souhaitant obtenir des documents pris par des pools doivent contacter l’agence de presse photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants ‑ et les institutions média qui les emploient - qui acceptent des données provenant d’un pool le font à la condition stricte et explicite qu’elles doivent être identifiées comme des données de pool à chaque utilisation, qu’elles ne peuvent servir qu’à des fins d’information légitimes et que la partie bénéficiaire n’a pas le droit de vendre des données de pool ou d’en tirer profit d’une quelconque manière.

Les photographes et les cadreurs de l’OTAN retransmettent des séquences audiovisuelles de tous les événements destinés aux médias sur le site web de l’OTAN ; ces séquences peuvent également être obtenues auprès de l'Unité Télévision et radio (voir coordonnées ci‑après) et/ou sur la chaîne de télévision OTAN sur Internet.

3. Lieux

Les réunions ministérielles se tiendront à l'hôtel Radisson Blu (Rävala pst. 3, Tallinn) et au Swissotel Tallinn (Tornimäe 3, Tallinn). Le Centre des médias et le Bureau d’accréditation des médias seront situés à l'hôtel Olümpia (Liivalaia 33, 10118 Tallinn).

4. Activité de diplomatie publique

En marge des réunions ministérielles, le Centre international des études de défense organisera, en coopération avec la Division Diplomatie publique de l'OTAN, la conférence annuelle Lennart Meri sur le thème « L'OTAN de demain - Réaffirmation des valeurs et renforcement des capacités » ; celle-ci se déroulera du 21 au 23 avril au Nordic Hotel Forum. Les médias qui souhaitent couvrir cette conférence peuvent accéder l'adresse internet http://lmc.icds.ee/mediareg ou prendre contact avec M.Kaarel Kaas (adresse électronique : kaarel@icds.ee; téléphone : +372.6949.340 ; téléphone mobile : +372.514.8950). De plus amples informations sur les conférences Lennart Meri sont disponibles à l'adresse suivante : http://lmc.icds.ee/.

5. Accréditation et contrôles de sécurité

Les représentants des médias qui souhaitent couvrir la réunion doivent demander une accréditation. Les demandes d’accréditation ne peuvent être introduites que par voie électronique en ligne, par l’Internet, en cliquant sur le lien suivant : https://my.hq.nato.int/.

Les demandes d'accréditation devront être soumises d’ici le lundi 19 avril 2010 à 12 heures GMT au plus tard. Les demandes reçues après cette date risquent de subir des retards ou d’être refusées. Les demandes tardives ne seront pas prises en compte pour les pools. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par l'Internet devront se munir d’une copie imprimée de la confirmation de cette demande.

Les procédures habituelles d’accréditation OTAN sont d’application pour cette réunion. Le processus d'accréditation exige que les représentants des médias intéressés créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG).

En raison de la modernisation de la plate-forme d’accréditation, les représentants des médias qui possédaient déjà un compte dans l’ancien système et qui n’ont pas encore activé leur compte dans le nouveau système sont invités à suivre les étapes décrites ci-après.
Cliquez sur le lien suivant (https://my.hq.nato.int/). Dans la colonne de droite de la page web, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié ? » (1)et introduisez l'adresse électronique qui figurait dans votre profil d'accréditation JAS (2) (un code d’accès sera envoyé à cette adresse). Après cela, cliquez sur le bouton « Mot de passe oublié » (3) et vérifiez vos courriels. Ensuite veuillez retourner sur la page d’accueil (https://my.hq.nato.int/) et cliquer sur « Utilisateur enregistré ». Vous serez alors invité à introduire votre adresse électronique ainsi que le code d’accès qui vous aura été envoyé. Vous pourrez changer ce code d’accès/mot de passe après votre première connexion.
En cas de problème de connexion, ou pour toute autre question, vous pouvez nous contacter directement par courrier électronique (press-at-tallinn@hq.nato.int).

L’accès au Centre des médias se fera au moyen d’un laissez-passer de presse, délivré par le Bureau d’accréditation. Ces laissez-passer ne seront pas envoyés par courrier aux intéressés, qui devront les retirer personnellement au Bureau d’accréditation des médias sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).

Les laissez-passer doivent être portés en permanence de manière visible. Le personnel de sécurité pourra demander à tout moment que d'autres pièces d'identification lui soient présentées. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et ils sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité.

Les journalistes de télévision et de radio et les membres d'agences de presse et d'agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés d'apporter ces matériels au Centre des médias le mercredi 21 avril 2010.

6. Heures d'ouverture

Tant que le programme officiel n’aura pas été finalisé, ces heures d’ouverture sont sujettes à modifications; ces modifications seront signalées sur le site web de l’OTAN, http://www.nato.int/.

7. Diffusion

Le pays hôte, avec l'aide de l'unité Événements spéciaux de l'Eurovision, installera 20 cabines de montage (12 pour la télévision, 8 pour la radio) dans le Centre des médias. Un studio de télévision équipé pour les transmissions en direct, une salle d’interviews pour la radio et des positions « face caméra » seront également disponibles (plusieurs d'entre elles seront raccordées au réseau de l'Eurovision).

Le service de télédiffusion hôte, la télévision estonienne (EER), couvrira en direct l’arrivée des délégations, les séances publiques de toutes les réunions et les principales conférences de presse internationales. La télévision estonienne assurera les transmissions et fournira l'assistance technique, avec l'aide de l'unité Événements spéciaux de l'Eurovision.

Pour toute demande de renseignements, ou pour réserver une position « face caméra » ou un espace de travail dans le centre de diffusion, prière de contacter :

Maarja Kadajane
Téléphone : +41 22 717 28 40
Téléphone mobile : +41 79 244 65 67
Adresse électronique : kadajane@eurovision.net

Les camions utilisés pour la diffusion des reportages télévisés par satellite devront stationner à proximité du Centre des médias. Pour toute question à ce sujet, les journlaistes sont invité a contacter la coordonnatrice média estonienne.

8. Télécommunications

Les ordinateurs portables devront être équipés de prises RJ 45 pour pouvoir être connectés au réseau local de communication à haut débit dans le Centre des médias. En outre, des lignes RNIS seront disponibles pour les transmissions radio, dans la zone de travail des médias et dans plusieurs cabines de montage pour la radio.

Il est conseillé aux représentants des médias de vérifier s'ils ont besoin d'un adaptateur standard pour les lignes Euro RNIS. L'électricité fournie en Estonie est à 220 volts, et les prises ont deux broches.

9. Hébergement

Les représentants des médias sont invités à prendre eux-mêmes les dispositions pour leur hébergement.

Les autorités du pays hôte recommandent l'hôtel Olümpia aux représentants des médias qui couvriront la réunion. Les demandes de réservation peuvent être envoyées par courrier électronique à l'adresse estonia.sales@revalhotels.com, ou par télécopieur au +372 6 690 691. Il est récommendé à mentionner le mot-clé « NATO Ministerial » sur ces demandes de réservation.

Reval Hotel Olümpia
33 Liivalaia, 10118 Tallinn
Téléphone : +372 6 315 315
http://www.revalhotels.com/

Il y a beaucoup d’autres hôtels à Tallinn.

10. Transports

Un service de navettes sera assuré depuis l'aéroport vers le Bureau d'accréditation le 21 avril (dans l'après-midi) et le 22 avril (dans la matinée). L'horaire détaillé sera disponible à l'aéroport.

En dehors de ces plages horaires, les représentants des médias sont invités à prendre leurs propres dispositions pour se rendre au Centre des médias/à l'hôtel média recommandé. Des informations détaillées sur les transports publics disponibles au départ de l'aéroport de Tallinn sont disponibles à l'adresse suivante : http://www.tallinn-airport.ee/eng/transport/publictransport.

11. Accès au Centre des médias et stationnement

Les représentants des médias ne pourront accéder au Centre des médias/au Reval Hotel Olümpia que par la rue Lembitu. Un endroit où les taxis pourront déposer leurs clients sera prévu à proximité de l'entrée, et des places de stationnement seront par ailleurs mises à la disposition des représentants des médias qui arriveront en voiture (au long de la rue Liivalaia, en face de l'hôtel).

12. Demandes de renseignements