Réunion informelle des ministres de la Défense des pays de l’OTAN

1. Informations générales

Les ministres de la Défense tiendront des réunions informelles à Istanbul (Turquie) les jeudi 4 et vendredi 5 février 2010, sous la présidence du secrétaire général de l’OTAN, M. Anders Fogh Rasmussen. Le ministre de la Défense de la Turquie, Son Excellence M. Mehmet Vecdi Gönül, sera l’hôte des réunions.

Des événements de diplomatie publique se tiendront en marge des réunions ministérielles, notamment une  journée d'information sur le programme ''Science pour la paix et la sécurité'' à l'université technique d'Istanbul. Une conférence de presse conjointe du secrétaire général adjoint pour la diplomatie publique et du recteur de l'université technique d'Istanbul marquera l'événement à 11 heures 15 le 4 février 2010.

2. Programme et pools

Le programme détaillé sera remis aux représentants des médias au moment de leur accréditation. Ce programme prévoit un accès restreint de certains médias visuels aux séances d’ouverture des réunions du Conseil et à la photo officielle, l’accès sans restriction aux conférences de presse et la retransmission à la zone de travail de la presse et aux cabines de montage radio et télévision des événements destinés aux médias. Il convient de s’adresser directement à la(aux) délégation(s) nationale(s) concernée(s) pour obtenir des informations sur les différents programmes des réunions ministérielles destinés aux médias. Les journalistes pourront se procurer au comptoir d’information, au moment de leur accréditation, une liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN.

Tous les représentants des médias dûment accrédités sont invités à une réception organisée à leur intention qui aura lieu le 4 février dans la soirée.

Les conférences de presse sont en principe des événements destinés à tous les médias accrédités. Les observations liminaires des différentes réunions seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé, et pourront être suivies depuis la zone de travail de la presse. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent soumettre par écrit une demande de carte de pool, à l’adresse électronique indiquée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée. Les cartes de pools pour les événements à accès restreint seront distribuées à un petit nombre de cadreurs et de photographes parmi ceux qui auront soumis leur demande d’accréditation à temps, au comptoir d'information du Centre des médias, dès le jeudi 4 février 2010 à 10 heures.

Lorsqu’un représentant des médias accepte un emplacement de pool OTAN, il le fait à la stricte condition, conforme à la pratique internationale, que l’acte d’acceptation d’une accréditation à faire partie d’un pool OTAN implique le consentement explicite et inconditionnel du représentant en question à partager immédiatement et sur demande avec d’autres représentants des médias accrédités pour cet événement OTAN toute information recueillie et/ou toute donnée produite dans le cadre de ce pool. Cet acte implique en outre le consentement du représentant à partager ces données sans aucune entrave de la part de son organe de presse, sans aucun frais pour les autres journalistes et sans aucune restriction quant à l’utilisation des données à des fins d’information légitimes.

Les représentants ne peuvent accepter l’accréditation de pool que si leur employeur souscrit explicitement à toutes les conditions liées à la fourniture de données de pool, fondement de l’acceptation de l’emplacement de pool.

Les photographes souhaitant obtenir des documents pris par des pools doivent contacter l’agence de presse photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants ‑ et les organes de presse qui les emploient - qui acceptent des données provenant d’un pool les acceptent à la condition stricte et explicite qu’elles doivent être identifiées comme des données de pool à chaque utilisation, qu’elles ne peuvent servir qu’à des fins d’information légitimes et que la partie bénéficiaire n’a pas le droit de vendre des données de pool ou d’en tirer profit d’une quelconque manière.

Les photographes et les cadreurs de l’OTAN retransmettent des séquences audiovisuelles de tous les événements destinés aux médias sur le site web de l’OTAN ; ces séquences peuvent également être obtenues auprès de l'Unité Télévision et radio (voir coordonnées ci‑après) et/ou sur la chaîne de télévision OTAN sur Internet.

3. Lieu

Les réunions ministérielles se tiendront au Centre des congrès d’Istanbul (Harbiye 34267 Istanbul). Le centre des médias sera situé à l’étage B2 et B3 du centre des congrès. Le bureau d’accréditation des médias sera situé à l’étage B2.

4. Accréditation et contrôles de sécurité

Les représentants des médias qui souhaitent couvrir la réunion doivent demander une accréditation. Les demandes d’accréditation ne peuvent être introduites que par voie électronique en ligne, par l’Internet, en cliquant sur le lien suivant : https://my.hq.nato.int/

Le processus d'accréditation exige que les représentants intéressés des médias créent un nom d'utilisateur et un mot de passe, et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG). Les demandes d’accréditation devront être soumises d’ici le 1er février 2010 à midi (heure de Bruxelles) au plus tard. Les demandes reçues après cette date risquent de subir des retards ou d’être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par l'Internet devront se munir d’une copie imprimée de la confirmation de cette demande.

Les représentants des médias qui ont déjà un compte dans le système sont invités, en raison de la modernisation de la plate-forme d’accréditation, à appliquer la procédure suivante. Cliquez sur le lien https://my.hq.nato.int/. Sur le côté droit de la page, cliquez sur le lien « mot de passe oublié » (1) et inscrivez l’adresse électronique qui figure dans votre profil enregistré (2) (un code d’accès sera envoyé à cette adresse). Après cela, cliquez sur le bouton « ’mot de passe oublié » (3) et vérifiez vos courriels. Ensuite veuillez retourner sur la page d’accueil (htpps://my.hq.nato.int) et cliquer sur utilisateur enregistré (deuxième ligne). Vous serez alors invité à introduire votre adresse électronique ainsi que le code d’accès qui vous a été envoyé. Vous pouvez changer ce code d’accès/mot de passe après votre première connexion.

Si vous avez des problèmes de connexion, vous pouvez nous contacter directement par courrier électronique (press-at-istanbul@hq.nato.int).

L’accès au Centre des médias se fera au moyen d’un laissez-passer de presse, délivré par le Bureau d’accréditation. Ces laissez-passer ne seront pas envoyés par courrier aux intéressés, qui devront les retirer personnellement au Bureau d’accréditation des médias sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).

Les laissez-passer doivent être portés en permanence de manière visible. Le personnel de sécurité pourra demander à tout moment que d'autres pièces d'identification lui soient présentées. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité.

Les journalistes de télévision et de radio et les membres d'agences de presse et d'agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés d'apporter ces matériels au Centre des médias le mercredi 3 février 2010.

5. Heures d’ouverture

Tant que le programme officiel n’aura pas été finalisé, ces heures d’ouverture sont sujettes à modifications ; ces modifications seront signalées sur le site web de l’OTAN, http://www.nato.int/.

6. Diffusion

Le pays hôte installera 20 cabines de montage (12 pour la télévision, 8 pour la radio) dans le Centre des médias. Un studio de télévision équipé pour les transmissions en direct, une salle d’interviews pour la radio et deux positions « face caméra » en extérieur seront également disponibles.

Les camions utilisés pour la transmission par satellite des reportages radiodiffusés et télévisés seront stationnés à proximité.

Le service de télédiffusion hôte, TRT, couvrira en direct l’arrivée des délégations, les séances publiques de toutes les réunions et les principales conférences de presse internationales. TRT assurera les transmissions et fournira l'assistance technique. Pour toute demande de renseignements, ou pour réserver un studio de télévision ou une cabine de montage pour la télévision, prière de contacter :

Deniz GÜCÜYENER, ou Işıl KOÇ, ou Burak DUYSAK
Département de diffusion internationale
Téléphone: +(90) 312 463 46 57
GSM : +(90) 532 37539 88
Direction Générale de la Radio et de la Télévision turque

Le service de radiodiffusion hôte, TRT, fournira le studio de radio et en assurera la gestion. Pour toute demande de renseignements, ou pour réserver le studio de radio et les cabines de montage pour la radio, prière de contacter les points de contacts ci-dessus.

7. Télécommunications

Les ordinateurs portables devront être équipés de prises RJ 45 pour pouvoir être connectés au réseau local de communication à haut débit dans le Centre des médias. En outre, des lignes RNIS seront disponibles pour les transmissions radio, dans la zone de travail des médias et dans plusieurs cabines de montage pour la radio.

Veuillez bien vérifier si vous avez besoin d'un adaptateur standard pour les lignes Euro RNIS. L’électricité en Turquie est à 230 volts, et les prises ont trois broches rondes.

8. Hébergement

Istanbul est une grande ville qui propose de nombreux hôtels de niveaux divers à proximité du Centre des congrès. Les représentants des médias sont invités à se charger eux-mêmes de leurs réservations d’hôtels ; ils pourront se rendre au centre des médias en taxi ou en transports en commun.

Les autorités du pays hôte ont recommandé les hôtels suivants :

Euro Plaza (****)
Tarlabaşı Bulv. No. 3 Taksim-Tepebaşı, 0212 254 59 00
info@europlazahotel.com

Feronya Hotel (****)
Abdulhamit Cad. No. 70 Taksim, 0212 238 09 01
feronya@feronya.com

Green Park (****)
Abdülhak Hamit Cad. No. 50 Taksim, 0212 238 05 05
taksim@thegreenpark.com

Lamartin Hotel (****)
Lamartin Cad. No. 25 Taksim 0212 254 62 70
info@lamartinehotel.com

Point Otel (****)
Topçu Cad. No. 2 Taksim 0212 313 50 00
info@pointhotel.com

Taksim Square Hotel (****)
Sıraselviler Cad. No. 15 Taksim 0212 292 64 40
info@taksimsquarehotel.com

Riva Hotel (****)
Aydede Cad. No. 8 Taksim 0212 256 44 20
riva@rivahotel.com.tr

De nombreux autres hôtels sont également disponibles.

9. Transports

Les représentants des médias sont invités à prendre leurs propres dispositions pour se rendre à l’hôtel et au Centre des médias.

10. Demandes de renseignement

Université technique d'Istanbul
Mme le Professeur H. Gonca Coskun
Adresse électronique : gonca@itu.edu.tr