OTAN - Conseil de l'Atlantique Nord - Réunions au sommet des chefs d'État et de gouvernement

Généralités

1. Un sommet des chefs d’État et de gouvernement des pays membres de l’OTAN se tiendra les 3 et 4 avril 2009 à Baden‑Baden et à Kehl (Allemagne), ainsi qu’à Strasbourg (France). Les activités officielles du sommet se dérouleront dans les deux pays.

2. Le sommet sera présidé par le secrétaire général de l’OTAN, S.E. M. Jaap de Hoop Scheffer. Il sera accueilli conjointement par le président de la République française, S.E. M. Nicolas Sarkozy, et par la chancelière de la République fédérale d’Allemagne, S.E. Mme Angela Merkel.

Lieux de réunion

3. La réunion se tiendra au Palais de la Musique et des Congrès (Place de Bordeaux – 67000 Strasbourg). Un dîner de travail se tiendra dans la soirée du 3 avril au casino Kurhaus de Baden‑Baden.

4. Le Centre des médias est installé au Parc des Expositions (Boulevard de Dresde – 67000 Strasbourg).

5. Le Bureau d’accréditation des médias est installé à l’hôtel Cap Europe (6, rue de Bitche – 67000 Strasbourg, accès via le 23A, rue Jean‑Frédéric Oberlin).

Accréditation et contrôles de sécurité

6. Les représentants des médias qui souhaitent couvrir le sommet doivent demander une accréditation. Les demandes d'accréditation peuvent être introduites uniquement en ligne, par l'Internet, à l'adresse suivante : https://my.hq.nato.int/jas.

7. La procédure d’accréditation est résumée sur le site Internet de l’OTAN, à l’adresse suivante : http://www.nato.int/cps/fr/natolive/news_47798.htm.. Elle exige que les représentants intéressés des médias créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, au format JPEG). Les demandes d’accréditation doivent être soumises d’ici le lundi 30 mars 2009 à minuit au plus tard. Les demandes reçues après cette date risquent de subir des retards ou d’être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par l'intermédiaire de l'Internet devront présenter une copie imprimée de la confirmation de cette demande. Les demandes tardives ne seront pas prises en compte pour les pools.

8. L’accès au Centre des médias nécessite un laissez-passer de presse. Les laissez‑passer de presse ne seront pas postés aux intéressés, qui devront au contraire les retirer en personne au Bureau d’accréditation des médias, sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).

9. Les laissez‑passer doivent être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité peut demander à tout moment que d'autres pièces d'identification lui soient présentées. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité.

10. Contrôle de sécurité pour les matériels des médias : les représentants des médias sont également informés que le personnel de sécurité a toute autorité pour examiner et tester le matériel ou tout autre objet amené par les médias sur tout site sécurisé, y compris le Centre international des médias. Les représentants des médias sont invités à prévoir suffisamment de temps pour se soumettre aux contrôles de sécurité chaque fois qu’ils pénétreront dans le Centre international des médias.

11. En particulier, les journalistes de télévision et de radio et les membres d'agences de presse et d'agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés d'apporter ces matériels au Centre des médias avant midi le jeudi 2 avril 2009. Passé cette échéance, seuls les matériels portables ou légers pourront passer les contrôles de sécurité au Centre des médias. Les médias ayant besoin d’amener des matériels beaucoup plus imposants après cette échéance sont invités à prendre les dispositions nécessaires avec les responsables du Centre international des médias, de sorte que le personnel approprié soit disponible pour faciliter l’entrée de ces matériels.

Accès aux événements

Transport dans Strasbourg

12. Du 1er au 4 avril, une ligne de tram spéciale fonctionnant 24 heures sur 24, avec une rame toutes les 30 minutes, reliera la place de Broglie, dans le centre de Strasbourg, au Centre des médias. Pendant cette période, tous les transports en commun de Strasbourg seront gratuits pour les journalistes accrédités (sur présentation de leur laissez-passer de presse).

13. À partir du 2 avril, un service de navettes - avec un bus toutes les trente minutes - reliera le Bureau d’accréditation des médias au Centre des médias.

14. Les autorités françaises assureront un service de transport entre le parking du Zénith, situé en périphérie de la ville (http://www.zenith-strasbourg.fr/, puis cliquer sur ‘le Zénith-Infos pratiques’) et le Centre des médias 24 heures sur 24 (avec un passage toutes les trente minutes) à partir du 2 avril, et entre le parking du Zénith et le Bureau d'accréditation des médias toutes les trente minutes pendant les heures d'ouverture de ce bureau. Les véhicules privés pourront stationner sur le parking du Zénith.

Transport vers les événements ouverts aux médias en Allemagne

15. Des dispositions ont été prises pour le transport des pools audiovisuels autorisés à accéder aux événements se tenant à Baden‑Baden ou à Kehl ainsi qu’aux aéroports en Allemagne (voir ci-après « Programmes et pools »). Pour des raisons pratiques et de sécurité, les détenteurs de cartes de pools ne seront pas autorisés à utiliser leurs propres moyens de transport pour se rendre à ces événements.

16. Heures d’ouverture

Installations au centre des médias

17. Le Centre international des médias du sommet est le point central de distribution des informations et des contenus (séquences audio et vidéo en direct ou enregistrées, photos, etc.).

18. Installations mises à la disposition des médias accrédités au Centre des médias :

• ouverture 24 heures sur 24 entre le 2 avril et le 5 avril ;
• comptoir d'information sur le sommet et soutien administratif aux médias ;
• bureaux de presse de l’OTAN, de la France et de l’Allemagne ;
• salle de travail générale pour la presse : 1 000 sièges, connexion wi-fi et connexions Internet partagées gratuites, retransmissions télévisuelles en direct, connexions téléphoniques partagées, prises électriques, connexions LAN vers imprimantes ;
• zone spécifique dans la salle de travail de la presse, pour les médias audiovisuels, avec une largeur de bande plus importante ;
• nombreuses lignes RNIS pour les transmissions radio (salle de travail de la presse) ;
• un nombre limité d’ordinateurs (PC) pour une utilisation partagée. Les PC partagés seront connectés à un réseau local, et reliés à des imprimantes ;
• zone de travail pour la télévision et la radio, espace de production avec wi-fi, alimentation électrique, etc. ;
• point de distribution vidéo pour enregistrement des séquences de la télévision des pays hôtes ;
• point de distribution audio pour enregistrement d’interventions prévues en langue d’origine, anglais, français et allemand ;
• salles de conférences de presse ;
• positions « face caméra » pour la télévision, en intérieur et en extérieur ;
• restaurant, cafétéria 24 h / 24 ;
• points de rassemblement des pools ;
• points de départ des transports pour la presse ;
• système de télévision en circuit fermé (retransmission en direct des séquences de la télévision des pays hôtes/des activités officielles du sommet ; programme des activités actualisé en permanence).

19. À la fin de la présente note, une section est consacrée à la télévision et à la radio (transmissions gratuites par satellite, flux en direct, points de distribution et d’enregistrement) et donne des informations techniques sur les services audio et vidéo.

Programme et pools

20. Les représentants des médias recevront le programme du sommet en même temps que leur accréditation OTAN pour le sommet, au Bureau d’accréditation des médias, à Strasbourg. On trouvera ci-après des informations générales sur le programme, en date du 23 mars.

21. La première activité officielle du sommet sera le dîner de travail du Conseil de l’Atlantique Nord, qui aura lieu le vendredi 3 avril au casino Kurhausde Baden-Baden. L’Allemagne organisera une activité culturelle au Kurhaus pour les dirigeants alliés avant le dîner.

22. Le samedi 4 avril en début de matinée, les chefs d’État et de gouvernement des pays membres de l’OTAN traverseront ensemble le Rhin de Kehl à Strasbourg. À leur arrivée à Strasbourg, ils assisteront à une brève cérémonie en l’honneur des troupes de l’OTAN. La photo de groupe officielle sera prise au même endroit. La tenue de ces événements reste liée aux conditions météorologiques. Le samedi 4 avril dans la matinée, la réunion du Conseil de l’Atlantique Nord se tiendra au Palais de la Musique et des Congrès de Strasbourg (Place de Bordeaux – 67000 Strasbourg). Cette réunion devrait commencer en milieu de matinée.

23. Après la réunion du Conseil qui aura lieu le samedi, il est prévu que le secrétaire général de l'OTAN et d'autres dirigeants tiennent des conférences de presse. Les programmes détaillés de ces activités sont en cours d’élaboration et seront affichés sur le système de télévision en circuit fermé du Centre des médias.

24. Les chefs d’État et de gouvernement et d’autres hauts responsables participeront probablement à des activités non liées au sommet, qu'il s'agisse d'activités à titre privé et/ou d'activités bilatérales en marge du sommet. Les informations sur la participation des dirigeants à ces activités seront disponibles auprès du bureau de presse de la délégation officielle respective de chaque dirigeant.

25. Couverture audiovisuelle de l’arrivée des dirigeants dans les aéroports : pour ce sommet particulier de l’OTAN, plus d’une vingtaine de dirigeants arriveront dans trois aéroports différents dans deux pays hôtes. Il est prévu que ces arrivées soient informelles et sans cérémonie. La télévision des pays hôtes couvrira bon nombre de ces arrivées.

26. Les dispositions concernant la couverture des arrivées seront prises directement entre les représentants du dirigeant concerné et le pays hôte où son appareil doit atterrir. Les informations concernant l'arrivée d'un dirigeant seront disponibles uniquement auprès du bureau de presse de la délégation concernée. Si cette délégation autorise cette couverture, les modalités pratiques seront définies par le pays hôte dans lequel l’appareil doit atterrir. Il est prévu que les arrivées des chefs d’État et de gouvernement le 3 avril en France ou en Allemagne soient retransmises en direct par la télévision des pays hôtes depuis chaque pays vers le Centre des médias à Strasbourg. Le programme sera affiché sur le système de télévision en circuit fermé du Centre des médias à mesure que les arrivées seront confirmées.

Dispositions pour la couverture par les médias

27. Les programmes et les horaires des événements du sommet sont actuellement finalisés. De nombreux événements se dérouleront dans des lieux qui peuvent accueillir uniquement de petits groupes de journalistes. Pour ces événements, il faudra absolument appliquer le système OTAN de pools pour les photographes et les vidéojournalistes.

28. Les conférences de presse qui se tiennent habituellement après la fin des réunions du Conseil de l’Atlantique Nord devraient, comme il est d’usage à l’OTAN, être à « couverture ouverte » (pour tout représentant des médias accrédité pour le sommet).

29. En outre, dans plusieurs lieux du sommet où l'espace disponible le permet, des emplacements ont été aménagés à une certaine distance des événements pour offrir à la télévision des positions face caméra permettant d’apercevoir le site de l’événement en arrière-plan. Les médias télévisuels intéressés par ces emplacements trouveront de plus amples informations et les coordonnées des points de contact appropriés dans la section ‘télévision’ de la présente note.

POOLS – Événements dont la couverture sera probablement assurée par des pools de médias

30. La composition des pools est actuellement finalisée, mais la liste des événements couverts par des pools devrait comporter les éléments suivants :

Jeudi 2 avril

Événement : « L’OTAN en 2020 : quelles perspectives ? – Forum de la jeunesse ».
Premier jour – Conférence OTAN pour experts en matière de politique étrangère et jeunes dirigeants, Strasbourg
COUVERTURE : pool important de journalistes de presse écrite et photographes.
Retransmission en direct sur les sites web de l’OTAN et sur le système de télévision en circuit fermé dans le Centre des médias, si le programme le permet.

Vendredi 3 avril

Événement : « L’OTAN en 2020 : quelles perspectives ? – Forum de la jeunesse ».
Deuxième jour – Conférence OTAN pour experts en matière de politique étrangère et jeunes dirigeants, Strasbourg
COUVERTURE : pool important de journalistes de presse écrite et photographes. Retransmission en direct sur les sites web de l’OTAN et sur le système de télévision en circuit fermé dans le Centre des médias, si le programme le permet.

Événement :événements avec participation des chefs d’État et de gouvernement au Kurhaus de Baden‑Baden, notamment l’accueil par le secrétaire général de l’OTAN et par les hôtes conjoints du sommet, le président Sarkozy et la chancelière Merkel, et éléments de l’activité culturelle et d’autres activités des dirigeants avant le dîner de travail du Conseil de l’Atlantique Nord au Kurhaus.
Horaire : début de soirée
COUVERTURE par plusieurs pools de petite taille pré-positionnés (photographes uniquement) et RETRANSMISSION EN DIRECT PAR LA TÉLÉVISION DES PAYS HÔTES.

[En raison des dispositions prises, tous les pools assurant la couverture des événements au Kurhaus, ainsi que le personnel de télévision assurant les positions face caméra au Kurgarten, devront quitter le Centre des médias, à Strasbourg, dans la matinée du vendredi 3 avril, afin d'aller se prépositionner à Baden‑Baden pour les événements de la soirée].

Samedi 4 AVRIL 2009

À L'ATTENTION DES MÉDIAS :tous les événements du samedi matin, depuis la cérémonie sur les bords du Rhin jusqu'à l'ouverture de la réunion du Conseil, se succéderont rapidement.Les médias qui reçoivent des cartes de pool donnant accès à tous les pools ne pourront se trouver que dans l'UN d'eux.Il ne sera pas possible de changer de pool, même si l'on est en possession d'une carte pour un autre pool.

Événement : accueil des dirigeants alliés lors de leur arrivée à Kehl (Allemagne par la chancelière allemande, Mme Merkel.
couverture audiovisuelle : télévision des pays hôtes et pool photo (uniquement) de petite taille.

Événement :traversée du Rhin par les dirigeants alliés de Kehl (Allemagne) à Strasbourg (France), et accueil par le président Sarkozy à la frontière.
couverture audiovisuelle : télévisions des pays hôtes (France et Allemagne) et pools photo (uniquement) de petite taille.

Événement :arrivée des dirigeants alliés sur la rive du Rhin à Strasbourg pour une cérémonie militaire rendant hommage aux troupes de l'OTAN et célébrant le 60e anniversaire de l’Alliance, suivie immédiatement par la photo de groupe officielle, au même endroit.
couverture audiovisuelle : télévision des pays hôtes et POOL.

Événement :arrivée des dirigeants alliés au Palais de la Musique et des Congrès de Strasbourg pour la réunion du Conseil de l’Atlantique Nord.
couverture audiovisuelle : télévision des pays hôtes et pool photo (uniquement) de petite taille.

Événement :ouverture de la réunion du Conseil de l’Atlantique Nord.
Palais de la Musique et des Congrès.
couverture audiovisuelle : télévision des pays hôtes et POOL.

Autres événements

Événement :conférence de presse de clôture du secrétaire général de l’OTAN et des hôtes conjoints du sommet, le président Sarkozy et la chancelière Merkel - à confirmer.
Couverture :ouverte (à confirmer).

Événement :conférences de presse individuelles de certains chefs d’État et de gouvernement ou ministres qui le souhaitent, au Centre des médias, à Strasbourg.
COUVERTURE : déterminée par chaque délégation concernée - toutes les informations seront affichés sur le système de télévision en circuit fermé du Centre international des médias.

Réunions bilatérales et programmes spécifiques à certaines délégations

31. La couverture des réunions bilatérales du secrétaire général de l’OTAN sera organisée par l’OTAN, en accord avec les autres hauts responsables participant à chacune de ces réunions. Les médias qui souhaitent suivre le secrétaire général doivent prendre contact avec le bureau de presse de l'OTAN, au Centre des médias : +33.3.88.25.22.71.

32. Couverture des réunions bilatérales entre dirigeants alliés. Les délégations pourraient profiter du sommet pour organiser des réunions bilatérales et, dans certains cas, elles autoriseront une couverture médiatique de ces réunions. Ces réunions bilatérales ne sont pas des activités officielles du sommet et par conséquent, il appartient à chaque délégation de décider si elle souhaite que l'activité soit couverte et d’organiser cette couverture, notamment en décidant à quels médias elle souhaite accorder un accès et en prenant les dispositions nécessaires avec le Bureau de presse des pays hôtes. Les médias souhaitant couvrir les réunions bilatérales d’un dirigeant particulier doivent prendre contact avec les attachés de presse de ce dirigeant et informer le Bureau de presse de la France au Centre des médias afin de prendre les dispositions nécessaires pour le transport (point de contact : +33.3.88.25.22.44 ou 45).

33. Informations concernant les programmes individuels des dirigeants : il est rappelé aux médias qui souhaitent obtenir des informations sur le programme des activités hors sommet d'un dirigeant allié qu'ils doivent absolument s'adresser à l'attaché de presse de la délégation concernée.

Comment se procurer des cartes de pools ?

34. Certaines activités ou parties d'activités du sommet sont renseignées comme étant OUVERTES sur le programme pour les médias, ce qui signifie que l'espace disponible permet à tous les médias accrédités pour le sommet de les couvrir. Lorsque les circonstances font qu'une couverture « ouverte » est impossible, en particulier lorsque l'espace réservé aux médias est limité, les activités sont couvertes par des groupes restreints de médias désignés sous le terme de « pools ». Parmi les activités « POOL » figurent souvent les séances et les dîners de travail du Conseil. Ces activités ne peuvent être couvertes que par des photographes et des vidéographes, et uniquement par le biais du système de POOLS et de CARTES DE POOL mis en place par l'OTAN.

35. Les CARTES DE POOL sont des cartes d'accès liées à une activité bien précise qui sont délivrées afin de pouvoir identifier les membres des médias qui se trouvent dans un pool. La carte de pool est portée par les représentants des médias en plus de l'accréditation pour le sommet. Les médias qui souhaitent obtenir une carte de pool doivent au préalable disposer de cette accréditation.

36. L’OTAN remet les cartes de pool disponibles aux délégations afin que celles-ci les distribuent à leurs médias nationaux respectifs. Des cartes de pools sont remises aux médias de pays non membres de l’OTAN en fonction de la place disponible.

37. Pour demander à faire partie d’un pool, les médias doivent contacter les attachés de presse du pays couvert par le média concerné, ou prendre contact avec le Bureau de presse de l’OTAN s’ils n’appartiennent pas à un pays membre de l'OTAN.

38. Les coordonnées des attachés de presse des délégations présentes à Strasbourg figurent dans le manuel destiné aux médias qui sera distribué en même temps que les accréditations, et sont disponibles aux comptoirs d’information du Centre des médias. Les médias venant de pays qui n'ont pas de délégation officielle participant au sommet peuvent introduire une demande de carte de pool auprès du Coordonnateur OTAN pour les médias. Point de contact : strasbourgkehl2009@hq.nato.int

39. Les délégations ne recevront pas leurs cartes de pool avant le 2 avril, et elles ne sauront pas jusque là quelles cartes elles recevront. L’OTAN attribue les cartes de pool, qui sont en nombre limité, de manière aussi équitable de possible.

40. À leur arrivée à Strasbourg, tous les pools se rendront au Centre international des médias pour faire l'objet d'un contrôle de sécurité et pour être véhiculés officiellement vers le lieu de l'événement. L'heure à laquelle vous devrez vous rendre au Centre international des médias pour rejoindre votre pool sera communiquée aux attachés de presse des délégations en même temps que les cartes de pool, ainsi que sur les écrans du système de télévision en circuit fermé disposés dans le Centre international des médias. Ces informations figureront également dans le programme officiel pour les médias qui sera remis en même temps que les accréditations.

Responsabilités des participants aux pools vis-à-vis des autres médias

41. Lorsqu’un représentant des médias accepte une place dans un pool OTAN, il le fait à la stricte condition, conforme à la pratique internationale, que l’acte d’acceptation d’une accréditation à faire partie d’un pool OTAN implique le consentement explicite et inconditionnel du représentant en question à partager immédiatement et sur demande avec d’autres représentants des médias accrédités pour cet événement OTAN toute information recueillie et/ou toute donnée produite dans le cadre de ce pool.

42. Cela implique également, de la part du représentant des médias concerné, une acceptation explicite de partager gratuitement avec d’autres journalistes, et sans restriction d’utilisation dans un but légitime d’information, les enregistrements réalisés dans le cadre du pool en question. Les représentants des médias ne peuvent accepter l’accréditation de pool que si leur employeur souscrit à toutes les conditions liées à la fourniture des enregistrements réalisés dans le cadre d'un pool, celles-ci constituant le fondement de l’acceptation d’une place au sein d’un pool.

43. Les journalistes - et les organes de presse qui les emploient - qui acceptent de quelconques données provenant d’un pool les acceptent à la condition stricte qu’elles doivent être identifiées comme des données de POOL à chaque utilisation, qu’elles ne peuvent servir qu’à des fins d’information légitimes et que la partie bénéficiaire n’a pas le droit de vendre des données de pool ou d’en tirer profit d’une quelconque autre manière.

44. Les photographes souhaitant obtenir des documents pris par des pools doivent contacter l’agence de presse photographique dont ils sont membres ou clients.

45. Les médias désirant obtenir les documents photographiques et vidéo de pools peuvent prendre contact avec l’OTAN et/ou les pays hôtes. Le principal point de contact à cet effet est le comptoir d'information du Centre des médias ; il sera également possible d’obtenir ces images sur les sites web des pays hôtes et de l’OTAN.

Conférences de presse

46. Les autorités françaises et allemandes ont mis un certain nombre de salles à la disposition des délégations pour leurs conférences de presse. Toutes ces salles sont équipées de systèmes d’éclairage et de sonorisation pour la télévision et la radio, notamment de points de connexion pour les enregistrements sonores, et d’une couverture wi-fi. Sept salles sont équipées pour l’interprétation. Les conférences de presses organisées dans la grande salle seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé.

47. Seules les délégations peuvent réserver ces salles ; elles doivent prendre contact avec le Coordonnateur OTAN pour les médias pour réserver des espaces et des créneaux horaires pour leurs conférences de presse.

48. Les conférences de presse sont normalement ouvertes à tous les représentants accrédités des médias, même s’ils ne disposent pas d'une carte de pool, mais les délégations se réservent le droit de restreindre l’accès uniquement aux représentants de leurs médias nationaux respectifs.

Demandes d'interviews

49. Pour interviewer le secrétaire général de l'OTAN : les demandes d’interviews du secrétaire général doivent être adressées au bureau du porte-parole de l’OTAN. Le point de contact est Mme Hedwige Lauwaert (courriel : lauwaert.hedwige@hq.nato.int).

50. Les demandes d'interviews de dirigeants alliés et de représentants des délégations doivent être adressées aux attachés de presse des dirigeants et des délégations. Avant le sommet, le point de contact est l'attaché de presse officiel du dirigeant concerné. Les coordonnées des attachés de presse des délégations pendant la présence ce celles-ci à Strasbourg figurent dans le manuel pour les médias qui sera remis au moment de l’accréditation, à Strasbourg.

Informations techniques sur la télévision et la radio, les moyens vidéo et audio

51. Une couverture télévisée des événements du sommet, les 3 et 4 avril 2009, sera assurée, et certains événements en marge du sommet seront télévisés en direct. Ces diffusions spéciales sont organisées par des organismes de diffusion et des groupes de production télévisuelle regroupés sous l'appellation « télévision des pays hôtes ». Un programme plus complet des retransmissions sera disponible à l'approche du sommet.

52. La télévision des pays hôtes (vidéo et audio) est mise en place par l'OTAN et par les pays hôtes du sommet, et ses contenus seront fournis gratuitement à tous les médias pour qu'ils les mettent gracieusement à la disposition du grand public, en ne perdant pas de vue que les contenus vidéo et audio ne peuvent servir que dans le cadre d'une utilisation appropriée dans les domaines de l'information et des affaires publiques.

53. Toutes les séquences vidéo et audio de la télévision des pays hôtes seront transmises au Centre des médias et diffusées par le biais du point central de production du Centre des médias. La télévision des pays hôtes sera retransmise en direct sur les écrans du système de télévision en circuit fermé du Centre des médias (écouteurs disponibles, avec choix de langue), et diffusée en direct sur les sites Internet de l’OTAN http://www.nato.int/ et http://www.natochannel.tv/ (les langues disponibles sur ces sites sont l’anglais et le français, langues officielles de l’OTAN).

54. L'OTAN assurera la transmission gratuite en direct par satellite des contenus vidéo et audio de la télévision des pays hôtes enregistrés lors des activités principales du sommet. L'OTAN assurera cette transmission en direct par satellite sans chiffrement et sans qu'aucun frais ne soit exigé pour la liaison descendante. Quatre chaînes audio (langue originale, anglais, français et allemand) seront disponibles lors de la retransmission des activités officielles du sommet pour lesquelles un contenu audio est prévu. L'horaire des transmissions et les coordonnées du satellite seront diffusés dans une note séparée que l'OTAN communiquera juste avant le sommet.

55. On trouvera également, dans le Centre des médias, un point de connexion permettant d’obtenir et d’enregistrer gratuitement les contenus audio et vidéos de la télévision des pays hôtes. À ce point, les contenus seront disponibles EN DIRECT UNIQUEMENT. Les médias doivent se munir de leur propre matériel d'enregistrement, notamment de câbles, de connecteurs et d'un stock de bandes. Pour connaître l’emplacement du point d’enregistrement dans le Centre des médias, il conviendra de s’adresser au comptoir d’information OTAN. Les signaux vidéos seront fournis en PAL/SD‑SDI.

56. CONTENUS AUDIO : l'anglais et le français sont les deux langues officielles de l'OTAN. Les médias disposeront cependant de QUATRE canaux audio pour les événements officiels comportant une prise de parole. Ces canaux diffuseront respectivement la langue d'ORIGINE, la traduction ANGLAISE, la traduction FRANÇAISE et la traduction ALLEMANDE, l'Allemagne coorganisant ce sommet.

57. Ces quatre canaux audio seront gratuitement retransmis en direct par satellite à l'initiative de l'OTAN ; tous les canaux seront par ailleurs disponibles au niveau des points d'enregistrement du Centre des médias.

58. Des lignes RNIS à la norme « Euro RNIS » seront mises à la disposition des radios dans le Centre des médias. Les journalistes devront se munir de leurs propres adaptateurs, le cas échéant.

59. Les médias qui travaillent par l'intermédiaire d'Eurovision et de l'UER (Union européenne de radiodiffusion) peuvent convenir de leurs propres dispositions directement avec ces sociétés pour ce qui est du choix de la langue ou des langues disponibles dans leur espace de travail. Par contre, les médias indépendants occupant les espaces TV/radio doivent sélectionner le canal audio de leur choix et réaliser eux-mêmes le câblage nécessaire.

60. Seuls l'anglais et le français, langues officielles de l'OTAN, seront retenus pour le contenu audio diffusé en direct sur les sites web de l'OTAN.

61. Eurovision et l’UER-Radio fourniront des installations de production complètes pour la télévision et la radio, et fourniront également le signal de la télévision des pays hôtes à leurs clients dans le Centre des médias. Les médias doivent prendre leurs propres dispositions directement avec Eurovision/l’UER. Prière de contacter Eurovision/l’UER directement pour obtenir des renseignements sur les services, les installations et les tarifs. Les coordonnées des points de contact pour Eurovision et l’UER figurent ci-après dans la présente note.

62. Dans le Centre international pour les médias, un espace de travail spécial est destiné à être utilisé par les télévisions et les radios. Un espace de travail standard se compose d’une petite cabine de montage avec une table, une chaise, une alimentation électrique et un accès wi-fi. Il existe deux manières, pour les médias, de réserver un espace de travail :

• réservation d’un espace de travail par l’intermédiaire d’Eurovision ou de l’UER-Radio dans le cadre de leur offre de services : Eurovision et l'UER gèrent l'utilisation d'un grand nombre de cabines, et elles offrent un soutien et des ressources aux médias qui concluent un accord préalable avec elles pour pouvoir utiliser leurs services. On trouvera ci-après les coordonnées à utiliser à cet effet ;

• réservation d'un espace de travail par l'intermédiaire de l'Équipe spéciale de la France (attribution suivant l'ordre de réception des demandes) : les médias peuvent réserver un espace de travail par l'intermédiaire de l'Équipe spéciale de la France. Les médias doivent savoir que lorsqu'ils réservent cet espace, il leur appartient de se prendre complètement en charge, de se munir de leur propre matériel, de leurs connecteurs et en particulier de leurs câbles, et ils doivent réaliser leur propre câblage (vidéo et audio) vers la régie centrale. Dans cet espace de travail seront disponibles une alimentation électrique et un accès wi-fi. Le point de contact est le Coordonnateur pour la télévision de l'Équipe spéciale de la France, dont les coordonnées sont indiquées plus loin.

63. Les organisateurs du sommet ont prévu un grand nombre de positions « face caméra » pour les chaînes de télévision, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du Centre des médias. TOUTES ces positions sont équipées d'un point de raccordement électrique, d'une connexion wi-fi et d'une ligne téléphonique IFB avec prise RJ-11. Dans le cas où il est procédé à un quelconque ajout dans cet espace, notamment à des fins de retransmission en direct, ces services supplémentaires relèvent de la responsabilité d'Eurovision, s'il s'agit de clients de cette société, ou de la responsabilité des médias qui réservent un espace pour le compte d'une chaîne de télévision indépendante par l'intermédiaire de l'équipe spéciale de la France. L'utilisation de ces positions « face caméra » doit impérativement faire l'objet d'une réservation. Pour ce faire, deux procédures sont possibles :

• réservation de positions « face caméra » au CENTRE DES MÉDIAS via Eurovision : Eurovision gère l’utilisation de certains espaces « face caméra » pour ses clients. Prière de prendre contact directement avec la société (voir plus loin) pour régler les modalités ;
• réservation de positions « face caméra » au CENTRE DES MÉDIAS via les organisateurs du sommet : les organisateurs du sommet peuvent mettre un espace à la disposition des médias indépendants (en fonction de l'ordre d'arrivée) qui assureront la gestion de l'ensemble de leurs positions « face caméra » et des installations techniques ainsi que de toutes les réservations et liaisons satellite. Les médias télévisuels qui optent pour cette formule doivent être totalement autonomes et doivent, partant, disposer de leur propre matériel, câblage et plan de câblage. Les coordonnées du Coordonnateur pour la télévision de l'Équipe spéciale de la France sont indiquées plus loin.

64. Un nombre limité de positions « face caméra » réservées uniquement à la télévision est disponible à Baden‑Baden. À la limite du site où se tiendra le dîner du Conseil, une zone a été aménagée gracieusement pour les télévisions afin de leur offrir des positions « face caméra ». Aucune couverture des événements se déroulant à Baden‑Baden n’est possible depuis cette zone. Toute personne se rendant sur cette zone devra emprunter uniquement le service de transport officiel, qui quittera le Centre des médias de Strasbourg pour Baden‑Baden le vendredi 3 avril en fin de matinée. Les journalistes ne pourront pas être ramenés à Strasbourg avant que tous les dirigeants aient quitté le lieu du dîner du Conseil de l’Atlantique Nord. Il n’y a pas de Centre des médias, ni de point de distribution ou d’enregistrement de séquences vidéo/de la télévision des pays hôtes à Baden-Baden.

• Pour obtenir une position « face caméra » en bénéficiant du soutien et des installations d’Eurovision, contacter directement M. Lance Newhart (Eurovision), dont les coordonnées figurent plus loin dans la présente note.

• Pour les positions « face caméra » seules, où les journalistes doivent être entièrement autonomes, les emplacements seront disponibles en fonction de l’ordre d’arrivée. À cet effet, contacter M. Rainer Hornischer, Coordonnateur du Bureau de presse de l’Allemagne pour la télévision, dont les coordonnées figurent plus loin dans la présente note.

65. Un nombre limité de positions « face caméra » réservées à la télévision sera disponible sur le site de la cérémonie au bord du Rhin, le 4 avril. Un nombre limité d’emplacements « face caméra » est aménagé pour les événements du samedi matin à Strasbourg, sur la rive du Rhin. Les médias sont informés que ces emplacements, mis gracieusement à la disposition des organismes de télédiffusion, sont éloignés des événements proprement dits et ne sont pas prévus pour en assurer la couverture. Les médias sont également informés que ces emplacements se trouvent en extérieur, et qu’ils ne sont pas protégés de la pluie ; il n’y a pas de centre des médias ni de distribution de signaux vidéo ou audio à cet endroit. Les médias devront être entièrement autonomes à cet endroit, et prévoir notamment des bottes et des batteries.

66. Les médias intéressés par ces espaces doivent contacter le Coordonnateur de l’Équipe spéciale de la France pour la télévision, dont les coordonnées figurent ci-après.

67. coordonnées d’eurovision. Comme indiqué précédemment, EUROVISION mettra à la disposition de ses clients TV des installations complètes de diffusion, notamment des positions « face caméra » pour des interventions en direct, des systèmes de lecture de bandes multiformats, des installations de montage et de diffusion des signaux audio et vidéo de la télévision des pays hôtes dans les zones de travail et les cabines de montage pour la télévision. Pour des renseignements sur les services et les tarifs d’Eurovision, contacter :

M. Lance NEWHART
Operations Eurovision
Téléphone : +41 22 717 2841
GSM : +41 79 244 6527
Courriel : newhart@eurovision.net

68. Coordonnées du Coordonnateur pour l’UER-Radio : les studios radio, les cabines de montage, les signaux audio sélectionnés et les points de distribution audio sont mis à la disposition des représentants des chaînes de radio qui ont choisi d'être clients de l'UER. L'UER‑Radio assure la gestion des demandes de réservation et fournit le signal et l'aide technique dont ses clients ont besoin. Pour bénéficier des services de l'UER et recevoir les caractéristiques techniques complètes ainsi que les différentes formules tarifaires, prendre contact avec :

Mme Audrey PLAT

UER-Radio

Téléphone : +41.79.832 42 29
Courriel : plat@ebu.ch

69. COORDONNÉES du coordonnateur pour la télévision de l'Équipe spéciale de la France : les médias qui ne sont pas clients d'Eurovision ni d'aucun autre fournisseur de services et qui souhaitent se renseigner sur la réservation de points « face caméra » ou d'espaces de travail, où ils devront être totalement autonomes (comme évoqué dans la présente note), au Centre des médias de Strasbourg ou sur le site de la cérémonie au bord du Rhin, sont invités à prendre contact avec :

M. Jean-Louis JOURDES
Coordonnateur pour la télévision de l'Équipe spéciale de la France
Téléphone : +33.6.11.03.01.28
Courriel : jean-louis.jourdes@wanadoo.fr

70. Coordonnées du coordonnateur pour la télévision du bureau de presse de l'Allemagne : les médias qui ne sont pas clients de l'UER et qui souhaitent en savoir plus sur les positions « face caméra » disponibles en nombre limité (premier arrivé, premier servi), où ils devront être totalement autonomes, à Baden Baden, sont invités à prendre contact avec :

M. Rainer HORNISCHER
Courriel : rainer.hornischer@bpa.bund.de

Les camions utilisés pour les transmissions par satellite au Centre international des médias doivent impérativement se préinscrire pour le 24 mars 2009 au plus tard.

71. Les camions de transmission par satellite (ou de transmission en direct) peuvent accéder aux parkings à ciel ouvert du Centre des médias à Strasbourg, à la condition qu'ils se soient préinscrits avant le 24 mars. L'accès au centre-ville sera limité avant le sommet. Les sociétés de télévision doivent impérativement préinscrire leurs véhicules avant le 24 mars et communiquer les détails (p. ex. numéro d'immatriculation, marque et dimensions) des camions qui seront stationnés sur le parking du Centre des médias. Il est également obligatoire de communiquer au préalable l'heure d'arrivée de ces camions. Les chauffeurs et techniciens responsables de ces véhicules doivent impérativement être titulaires d'une accréditation médias au sommet de l'OTAN. Le point de contact pour la France chargé de ces questions est :

M. Jean‑Louis JOURDES
Coordonnateur pour la télévision de l'Équipe spéciale de la France
Téléphone : +33.6.11.03.01.28
Courriel : jean-louis.jourdes@wanadoo.fr

BIENVENUE EN FRANCE ET EN ALLEMAGNE

72. Est-il nécessaire d'avoir un visa pour entrer en France et/ou en Allemagne ? La France et l'Allemagne sont toutes deux membres de l'Union européenne et signataires de l'Accord de Schengen. Des formalités de visa, propres à chaque pays, sont applicables à certaines nationalités, tandis que d'autres nationalités en sont dispensées en cas de court séjour. Il appartient aux membres des médias de déterminer s'ils ont besoin d'un visa pour entrer sur le territoire français et/ou allemand et, si tel est le cas, d'entamer à titre individuel les démarches en ce sens.

FRANCE : Pour toute information sur les formalités de visa applicables en France, prière de prendre contact avec une ambassade de France ou de visiter le site web du ministère des Affaires étrangères de la République, à l'adresse : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/, puis cliquer sur « Entrer en France »

ALLEMAGNE : Pour toute information sur les formalités de visa applicables en Allemagne, prière de prendre contact avec une ambassade d'Allemagne ou de visiter le site web du ministère fédéral des Affaires étrangères : http://www.cidal.diplo.de/Vertretung/cidal/fr/03__Bienvenue/01__visabestimmungen__seite.html

73. Faut-il déclarer ses équipements à la douane française / allemande ? Les représentants des médias qui sont des ressortissants des pays membres de l'Union européenne peuvent entrer en France et en Allemagne et quitter ces territoires sans devoir déclarer leurs effets personnels ou matériels professionnels aux agents des douanes. Par contre, les représentants des médias issus de pays non membres de l'UE doivent se soumettre aux procédures douanières habituelles en vue d'une admission temporaire, mais avec exonération totale de droits d'importation sur leurs effets personnels (raisonnablement nécessaires pour le voyage) et le matériel nécessaire à l'exercice de leur activité professionnelle pendant la durée du sommet (supports sons / images / données, matériels destinés à la production / diffusion télévisuelles et radiophoniques, véhicules spécialement adaptés à cet usage et leurs équipements connexes).

74. Il est vivement recommandé aux ressortissants de pays non membres de l'Union européenne d'être en possession d'un carnet ATA/CPD dûment complété (document attestant de vos titres de propriété, reconnu au niveau international). Pour plus d'informations sur le carnet ATA, consultez le site web officiel des douanes françaises à l'adresse http://douane.gouv.fr/page.asp?id=233. Il est également possible de prendre contact avec l'ambassade de France ou d'Allemagne du pays d'origine.

75. Bienvenue à Strasbourg : la ville de Strasbourg a pris un certain nombre de mesures spéciales afin d'accueillir et d'aider les représentants des médias déployés au Centre international des médias. Des brochures consacrées à ce sommet sont disponibles aux grands carrefours des transports publics (gares, aéroports, etc.) et dans les guichets d'information.

76. HÉBERGEMENT AUTOUR DE STRASBOURG : les différents types d'hébergement ont été fortement sollicités dès l'annonce du sommet ; toutefois, une assistance reste possible pour les personnes toujours à la recherche d'une formule d'hébergement. Les pays hôtes ont centralisé les réservations de chambre pour les représentants des médias dans le but de simplifier autant que possible les recherches.

77. La gestion des formules d'hébergement en France est assurée par la société BEYOND. Ce service est proposé gratuitement aux représentants des médias. La société BEYOND a en outre créé un site web pour les médias à l'adresse http://www.otan-hotels.strasbourgkehl2009.org/ afin de les aider dans leurs recherches (listes d'adresses, etc.). Les visiteurs y trouveront également bien d'autres informations pratiques en rapport avec ce sommet. Les réservations peuvent être effectuées par internet ou par téléphone : media@strasbourgkehl2009.org et +33 4 93 68 76 00

Renseignements et points de contact

Mme Evelyne Richard
Service de presse Élysée
Responsable des opérations médias pour la France
Équipe spéciale de la France pour le Sommet
Téléphone : +33.1.42.92.81.00
Télécopieur : +33.1.42.92.80.01
mailto: evelyne.richard@elysee.fr

Dr Tilman Seeger
Service presse du gouvernement allemand
Responsable des opérations médias pour l'Allemagne
Équipe spéciale de l'Allemagne pour le Sommet
Téléphone : +49.1888.272.21.16
Télécopieur : +49.1888.272.21.19
Courriel : tilman.seeger@bpa.bund.de

M. Damien Arnaud
Service presse du Secrétariat international de l'OTAN
Responsable des opérations médias pour l'OTAN
Équipe spéciale de l'OTAN pour le Sommet
Téléphone : +32.2.707.50.41
Télécopieur : +32.2.707.50.57
Courriel : strasbourgkehl2009@hq.nato.int

Points de contact nationaux pour les pays alliés

Les attachés de presse accompagnant les délégations au sommet recevront des informations détaillées une fois arrivés à Strasbourg, au Bureau d’accréditation des médias de l'OTAN. Dans l'intervalle, les médias sont invités à prendre contact avec les services presse officiels des chefs d'État et de gouvernement. Pour plus d'informations, cliquez sur le lien vers la page du site web permanent de l'OTAN, qui répertorie les pays membres du Conseil de l'Atlantique Nord et propose des liens vers les institutions clés de ces pays :