Deuxième note aux médias

Généralités

1. Le Conseil de l’Atlantique Nord se réunira au niveau des chefs d’État et de gouvernement, du 2 au 4 avril 2008, à Bucarest (Roumanie). Une réunion de haut niveau sur l’Afghanistan se tiendra également, en configuration élargie. Le Conseil de partenariat euro-atlantique (CPEA), de la Commission OTAN-Ukraine (COU) et le Conseil OTAN-Russie tiendront également des réunions au sommet à Bucarest.

2. Le sommet sera présidé par le secrétaire général de l’OTAN, M. Jaap de Hoop Scheffer. Le président roumain, S.E.M. Traian Băsescu, sera l’hôte des réunions.

Accréditation

3. Les représentants des médias qui souhaitent couvrir le sommet doivent demander une accréditation. Les demandes d'accréditation peuvent être introduites uniquement en ligne, par l'Internet, en cliquant sur le lien suivant : https://my.hq.nato.int/jas.

4. Les demandes d’accréditation devront être soumises d’ici le samedi 29 mars 2008 à 19 heures au plus tard. Les demandes reçues après cette échéance ne seront pas traitées.

5. Le processus d'accréditation exige que les représentants intéressés des médias créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG, d’une taille inférieure à 100 Kb). Ceux qui disposent déjà d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe peuvent utiliser leur profil existant pour formuler leur demande.

6. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par l'intermédiaire de l'Internet devront présenter une copie imprimée de la confirmation de cette demande.

7. Les intéressés devront retirer ces laissez-passer en personne au Bureau d’accréditation des médias, sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).

8. Le Bureau d’accréditation des médias sera installé dans une structure temporaire à Izvor Park (Bucarest), en face du lieu de réunion et du Centre des médias. Les heures d’ouverture du Bureau d'accréditation des médias seront les suivantes :

Vendredi	28 mars	9h00 - 19h00
Samedi	29 mars	9h00 - 19h00
Dimanche	30 mars	15h00 - 19h00
Lundi	31 mars	8h00 - 19h00
Mardi	1er avril	8h00 - 19h00
Mercredi	2 avril	8h00 - 20h00
Jeudi	3 avril	7h00 - 20h00
Vendredi	4 avril	7h00 - midi

 

9. L’accès au Bureau d’accréditation des médias se fera par un service de navettes depuis les hôtels recommandés pour les représentants des médias (voir point 10 ci-après) et l’aéroport, ainsi que par les transports publics ou les taxis.

Programme et « pools »

10. Les représentants des médias accrédités recevront un programme et un « manuel destiné aux médias » lorsqu’ils viendront retirer leur laissez-passer de presse au Bureau d’accréditation des médias.

11. Le secrétaire général s’adressera à la presse les 3 et 4 avril. Les heures exactes de ces interventions seront communiquées dans le programme destiné aux médias, et sont susceptibles d’être modifiées. Des conférences de presse sont prévues le 3 avril, l’une avant le déjeuner et l’autre avant le programme de la soirée.  Des conférences de presse sont également prévues le 4 avril, l’une en milieu de matinée et l’autre avant le déjeuner.

12. Certains événements intéressant les médias sont ouverts à tous les représentants des médias, d'autres sont à accès restreint. Les points de presse sont généralement ouverts à tous les représentants des médias. Les événements à accès restreint comprennent la couverture des séances d’ouverture des réunions du Conseil, ainsi que les photographies et les arrivées officielles. L'accès à ces événements est réservé aux photographes et aux cameramen, via un système de « cartes de pools ».

13. Les cartes de pools sont délivrées par l'attaché de presse de la délégation du pays auquel appartient le média concerné (Royaume-Uni pour l'agence Reuters, Roumanie pour TVR, etc.). Les informations détaillées sur les points de contact seront communiquées dans le manuel destiné aux médias qui sera remis au moment de l’accréditation. Les demandes de cartes de pools devront être adressées directement aux attachés de presse concernés. Ceux-ci distribueront les cartes de pools à Bucarest uniquement à partir du 1er avril 2008.

14. Les représentants des médias qui n'auraient pas accès aux pools pourront néanmoins obtenir des images (photos & vidéos) auprès de l'OTAN et/ou du pays hôte. Le principal point de contact à cet effet est le comptoir d'information du Centre des médias ; il sera également possible d’obtenir ces images sur les sites web du pays hôte et de l’OTAN.

15. Douze événements principaux font pour l'instant l'objet d'un système de pools pour les photographes et les cameramen de télévision. L’événement n°4 ci-dessous comprend notamment une cérémonie au cours de laquelle les chefs d’État et/ou de gouvernement rendront hommage au personnel militaire représentant l'ensemble des forces armées des 26 pays membres de l'Alliance. Tous les événements faisant l'objet d'un système de pools seront retransmis en direct dans le Centre des médias :

1. Discours introductifs du secrétaire général à la jeunesse et à la conférence organisé par le German Marshall Fund (2 avril)
2. Arrivées protocolaires (2 avril)
3. Arrivées informelles (3 avril)
4. Ouverture de la réunion du Conseil de l’Atlantique Nord (3 avril)
5. [Conseil de l’Atlantique Nord et invités], le cas échéant (3 avril)
6. Photographie officielle (3 avril)
7. Ouverture du déjeuner de travail du CPEA (3 avril)
8. Photographie officielle avec le CPEA (3 avril)
9. Ouverture de la réunion sur l’Afghanistan (3 avril)
10. Ouverture de la réunion de la Commission OTAN-Ukraine (4 avril)
11. Ouverture de la réunion du Conseil OTAN-Russie (4 avril)
12. Visites des expositions sur l’OTAN (pendant toute la durée du sommet)

Couverture des réunions bilatérales

16. De nombreuses délégations nationales devraient profiter du sommet pour organiser des réunions bilatérales et, dans certains cas, elles inviteront certains médias à couvrir ces rencontres. Les réunions bilatérales ne font pas partie du sommet à proprement parler, et il appartient donc à chaque délégation de déterminer quel(s) média(s) elle souhaite inviter et de prendre ses dispositions avec les services de sécurité du pays hôte afin que les photographes et/ou les cameramen invités puissent avoir accès au lieu de réunion.

Lieu de réunion

17. Les réunions se tiendront au Palais du Parlement, 2-4, rue Izyor, Secteur 5, Bucarest.

18. Le Centre des médias sera installé sur place, et disposera d’une entrée séparée spécifique : l’accès se fera uniquement par le Bureau d'accréditation des médias (voir ci-dessus). L’accès au Centre des médias se fera au moyen d’un laissez-passer de presse, délivré par le Bureau d’accréditation des médias. Les heures d’ouverture du Centre des médias seront les suivantes :

Lundi	31 mars	8h00 - 19h00
Mardi	1er avril	8h00 - 21h00
Mercredi	2 avril	8h00 - jusqu’à la fin des opérations
Jeudi	3 avril	07h00 - jusqu’à la fin des opérations
Vendredi	4 avril	7h00 - jusqu’à la fin des opérations
Samedi	5 avril	7h00 - midi

 

Sécurité

19. Les laissez-passer de presse devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourrait demander à tout moment que d'autres pièces d'identification lui soient présentées. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel ou les effets personnels apportés sur le site. Compte tenu du nombre très important de participants et du délai nécessaire pour effectuer les contrôles de sécurité, les représentants des médias sont invités à arriver suffisamment à l'avance, de manière à se trouver dans le Centre des médias au moins trente minutes avant le premier événement intéressant les médias.

Conférences de presse

20. Les autorités roumaines ont mis à disposition 16 salles pour les conférences de presse. Toutes ces salles sont équipées de systèmes d’éclairage et de sonorisation pour la télévision, notamment des points de connexion pour les enregistrements sonores. Les trois plus grandes salles disposent d’installations pour l’interprétation. Les principales conférences de presse, qui se tiendront dans la grande salle (400 places assises), seront également retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé.

21. Des plans détaillés seront fournis dans le manuel destiné aux médias, et les horaires exacts seront annoncés via le système de télévision en circuit fermé. Les délégations des pays devront s'adresser au coordinateur OTAN pour les médias afin de réserver des espaces et des créneaux horaires pour leurs propres conférences de presse.

22. Les conférences de presse sont normalement ouvertes à tous les représentants accrédités des médias, même s’ils ne disposent pas d'une carte de pool, mais les délégations se réservent le droit de restreindre l’accès uniquement aux représentants de leurs médias nationaux respectifs.

Demandes d’interviews

23. Les demandes d’interviews du secrétaire général doivent être adressées au bureau du porte-parole de l’OTAN. Le point de contact est Mme Hedwige Lauwaert (courriel : lauwaert.hedwige@hq.nato.int).

24. Les demandes d’interviews de représentants des délégations doivent être adressées directement aux délégations concernées. Les informations détaillées sur les points de contact des délégations à Bucarest seront communiquées dans le manuel destiné aux médias qui sera remis au moment de l’accréditation.

Télévision - Service de diffusion hôte

25. Le service de télédiffusion hôte pour le sommet est la télévision roumaine, TVR. Cette dernière assurera la couverture de l'arrivée des délégations, de la séance d'ouverture, des photographies officielles, des activités organisées en soirée et des principales conférences de presse internationales. Un centre complet de diffusion internationale avec régie, ainsi que des positions « face caméra » en intérieur et en extérieur et des studios d'interview pour la télévision, seront mis à disposition.

26. Eurovision fournira des installations complètes de diffusion, comprenant notamment des positions « face caméra » pour les interventions en direct, et assurera la diffusion des bandes ainsi que le montage des signaux audio et vidéo des pools et leur diffusion dans les zones de travail non équipées et les cabines de montage pour la télévision.

27. Les demandes de réservations pour des positions « face caméra » de l’UER, pour la lecture de bandes, pour l'utilisation des studios de montage et/ou l'utilisation des cabines de montages spécialement prévues pour la télévision doivent être adressées à :

M. Lance Newhart
Operations Eurovision
Union européenne de radiodiffusion (EUR)
Téléphone : +41.22.717.28.41
Téléphone portable : +41.79.244.6527
Télécopieur : +41.22.747.48.40
Courriel : newhart@eurovision.net

28. Les membres des organismes de télédiffusion qui utiliseront des équipements encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias avant le mercredi 2 avril 2008 à midi.

29. Outre les positions « face caméra » réservées aux clients de l’UER, un certain nombre de positions seront accessibles aux médias utilisant leur propre matériel. Les demandes de réservation de ces positions devront être adressées à l'Équipe spéciale de la Roumanie, via le point de contact suivant :

M. George Nicoara
Téléphone : +40.21.410.40.40
Téléphone portable : +40.73.063.5616
Courriel : george.nicoara@summitbucharest.ro

30. Les autorités roumaines ont désigné un point de contact au sein des services douaniers nationaux pour faciliter l'entrée dans le pays de tout matériel de télévision spécifique destiné à être utilisé sur place pour les réunions.

Contact : Liviu Sorin Ipate
Téléphone (direct) : +40.21.310.35.13
Téléphone : +4021.315.58.58
Télécopieur : +4021.315.82.51
Courriel : http://www.nato.int/docu/pr/2008/sipate@customs.ro

31. Les représentants des médias des pays de l’Union européenne peuvent entrer en Roumanie et en sortir sans avoir à soumettre leurs effets personnels ni leur matériel professionnel aux procédures douanières.

32. En revanche, les représentants des médias de pays non membres de l’Union européenne devront soumettre à la fois leurs effets personnels (raisonnablement nécessaires pour le voyage) et le matériel nécessaire à l’exercice de leur activité professionnelle pendant la durée du sommet (supports sonores, d’images et de données ; matériels destinés à la production et à la diffusion télévisuelles et radiophoniques, ainsi que les véhicules spécialement adaptés à cet usage et leurs équipements connexes) en vue d’une admission temporaire, avec exonération totale de droits d’importation. Il est vivement recommandé de posséder une licence ATA/CPD pour ces matériels.

Service de radiodiffusion hôte

33. Le service de radiodiffusion hôte pour le sommet est la radio roumaine, SRR. Des studios radio, des cabines de montage et des points de distribution audio seront mis à la disposition des représentants des radios. Le Département Radio de l’UER assurera la gestion des demandes de réservations et fournira en outre les signaux et, sur demande, une assistance technique. Pour les services de l’UER, les spécifications complètes et les tarifs, prière de s’adresser à :

M. Christophe Pasquier
Responsable principal - production radio
Union européenne de radiodiffusion (UER)
Téléphone : +41.22.717.26.22
Téléphone mobile : +41.79.794.79.46
Télécopieur : +41.22.747.46.22
Courriel : pasquier@ebu.ch

34. Des lignes RNIS seront disponibles pour les transmissions radio. Elles seront à la norme Euro-RNIS. Veuillez bien vérifier si vous avez besoin d'un adaptateur pour les lignes Euro-RNIS. Pour toute demande d’informations techniques complémentaires ou de soutien technique, le point de contact est :

M. Lucian Oros
Radio roumaine - SSR
Téléphone : +402.1303.1682
Téléphone portable :  +40.744.533.004
Télécopieur :  +402.1319.0547
Téléphone :  +402.1303.1682
Courriel : loros@rornet.ro

Camions pour les transmissions par satellite

35. Les camions utilisés pour les transmissions par satellite auront accès au Centre des médias, en l’occurrence sur le parking situé dans la cour du palais. Pour faciliter l’accès au centre-ville, les chaînes de télévision sont instamment priées de communiquer pour le 24 mars au plus tard le numéro d'immatriculation ainsi que le type et les dimensions des camions qui seront utilisés. Les heures d’accès pour les camions utilisés pour les transmissions par satellite sont les suivantes :

Lundi 31 mars, 9h00 – 19h00
Mardi 1er avril, 9h00 – 21h00
Mercredi 2 avril, 8h00 - midi

36. Le point de contact roumain est :

M. George Nicoara
Téléphone : +4021.410.40.40
Téléphone portable : +4073.063.5616
Courriel : george.nicoara@summitbucharest.ro

Télécommunications

37.  Un accès Internet via un réseau local (LAN) sera disponible dans les zones de travail des médias, au Centre des médias. Les ordinateurs portables devront être équipés de prises RJ-45 pour pouvoir se connecter au réseau local. Un accès sans fil à l’Internet (Wi-Fi) sera également possible dans la plupart des zones du Centre des médias. Chaque position « face caméra » disposera d’une ligne téléphonique IFB, avec une prise RJ-11.

Hébergement

38. Une liste des hôtels recommandés pour les médias est jointe en annexe (http://www.summitbucharest.ro/?pag=121). Étant donné la demande potentiellement élevée en matière d'hébergement à Bucarest pendant le sommet de l'OTAN, du 2 au 4 avril 2008, et la nécessité d'estimer les besoins en matière de transport, il est vivement recommandé d'effectuer des réservations le plus tôt possible. Les représentants des médias peuvent choisir d’effectuer leurs réservations d’hôtels soit directement, en suivant la procédure habituelle, soit par l’intermédiaire de l’agence Vacanta Travel, que les autorités roumaines ont choisie comme partenaire chargé de gérer les questions d’hébergement pour les délégations qui assisteront au sommet de l’OTAN à Bucarest.

Agence « Vacanta Travel »
35A, boulevard Nicolae Balcescu - Bucarest
http://www.vacanta.net/
Réservations : Toni Hristea
Téléphone/télécopieur : + 4021 315 99 04
Téléphone portable : + 40722.603.135
Courriel : summitnatoreservation@vacanta.net

39. Il est également possible de contacter l'Association nationale des agences de tourisme de Roumanie pour obtenir des informations générales sur le tourisme :

Association nationale des agences de tourisme de Roumanie
(Asociatia Nationala a Agentiilor de Turism din Romania)
http://www.anat.ro/
Splaiul Unirii n°16, district 4 - Bucarest
Téléphone : +4021/ 312.68.43 ; 312.08.02
Télécopieur : 021/ 312.19.08
Courriel : office@anat.ro

Voyages, transports, visa

40. À partir du 1er avril, un service de navettes entre les hôtels recommandés pour les médias et le Bureau d’accréditation des médias/le Centre des médias sera assuré toutes les demi-heures, ou plus souvent. Les horaires des navettes seront disponibles dans les hôtels recommandés pour les médias ainsi qu’au Bureau d’accréditation.

41. Les autorités roumaines assureront également toutes les heures, pour les journalistes qui souhaiteraient l’utiliser, un service de transport de l’aéroport vers le Bureau d’accréditation. En quittant la Roumanie, les journalistes qui voyagent sur des lignes aériennes commerciales sont invités à se présenter à l'aéroport au moins deux heures avant le départ.

42. Les représentants des médias des pays membres de l’OTAN (à l’exception de la Turquie) n'ont pas besoin d'un visa pour entrer en Roumanie. Les représentants des médias venant d’autres pays doivent se renseigner auprès de l'ambassade ou du consulat de Roumanie le plus proche, ou consulter le site web du ministère roumain des Affaires étrangères (http://www.mae.ro), pour obtenir des informations concernant les exigences en matière de visas. Les représentants des médias devront effectuer leur demande de visa uniquement après avoir soumis une demande d’accréditation pour le sommet de l’OTAN à Bucarest. Afin d’éviter tout risque de confusion, les représentants des médias sont invités à effectuer leur demande de visa au moins 10 jours après avoir soumis leur demande d’accréditation.

43.  Pour toute autre question, il conviendra d’adresser une demande pour le 25 mars au plus tard à l’Équipe spéciale de la Roumanie pour le sommet, afin que celle-ci puisse l’analyser et, le cas échéant, y répondre.

Point de contact :
Andreea Cotoc
Téléphone : +4021.230.4647
Téléphone portable : +40.730.635.614
Courriel : andreea.cotoc@summitbucharest.ro

Informations et contacts

Mme Alina Coca
Responsable des opérations médias pour la Roumanie
Équipe spéciale de la Roumanie pour le sommet
Téléphone : +40.21.230.4647
Télécopieur : +40.21.230.4647
Courriel : alina.coca@summitbucharest.ro

M. Damien Arnaud
Responsable des opérations médias pour l’OTAN
Équipe spéciale du SI de l'OTAN pour le sommet
Téléphone : +32.2.707.50.38
Télécopieur : +32.2.707.50.57
Courriel : bucharest.summit@hq.nato.int