Réunions des ministres des Affaires étrangères - Bruxelles, le 27 avril 2018

GÉNÉRALITÉS

1. Le Conseil de l'Atlantique Nord (« le Conseil ») se réunira au niveau des ministres des Affaires étrangères le vendredi 27 avril 2018 au siège de l'OTAN. Toutes les informations concernant les réunions seront publiées sur le site web de l’OTAN. La présente note aux médias marque l’ouverture du site web d’accréditation (voir ci‑après).
2. Les réunions seront présidées par le secrétaire général de l'OTAN, M. Jens Stoltenberg.

PROGRAMME ET POOLS

3. Le programme définitif sera communiqué aux représentants des médias au moment de leur accréditation. Il prévoira l’accès de certains représentants des médias visuels à l’ouverture des réunions du Conseil et à la photo officielle ainsi que le libre accès aux conférences de presse, et il donnera des informations sur la retransmission des événements médias vers la zone de travail de la presse et les cabines destinées à la télévision et à la radio. Les demandes d’information relatives aux activités individuelles des ministres avec les médias sont à adresser directement aux délégations concernées. La liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN peut être obtenue auprès de la Section Presse & Médias ; elle sera également remise au moment de la délivrance de l’accréditation.
4. Les conférences de presse sont en principe ouvertes à tous les représentants des médias accrédités. Les observations liminaires qui seront formulées lors des différentes réunions OTAN, ainsi que la ou les conférences de presse du secrétaire général seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé et pourront être regardées dans la zone de travail de la presse ainsi que sur le web. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent adresser par écrit une demande de carte de pool OTAN à l’adresse de courrier électronique mentionnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée. Des cartes de pool pour les événements à accès restreint seront remises à un petit nombre de vidéojournalistes et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation. Elles seront distribuées au comptoir du Bureau de presse le 26 avril 2018 à partir de midi et le 27 avril 2018 à partir de 8 heures.
5. Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il s'engage explicitement et inconditionnellement, conformément aux usages internationaux, à partager immédiatement et sur demande, avec les autres représentants de médias accrédités pour l’événement OTAN, toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. En outre, il s’engage explicitement à partager gratuitement les informations avec d’autres journalistes, sans aucune entrave de la part de leur agence de presse et sans restriction concernant l’utilisation de ces éléments dans un but légitime d’information.
6. Les représentants des médias ne peuvent accepter l’accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord exprès de leur employeur sur toutes les conditions relatives à la communication des documents enregistrés dans le cadre du pool.
7. De même, les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d’un pool le font à la condition expresse et impérative que ces documents soient identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu’ils soient utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et que la partie destinataire n’ait pas le droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit, de quelque manière que ce soit.
8. Les photographes et les vidéojournalistes de l’OTAN réaliseront des clips vidéo et des photos de tous les événements médias pour publication sur le site web de l’OTAN. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int, tandis que les B-roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenues en direct par liaison satellite ou auprès de l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci-après). Après chaque événement, les vidéos peuvent être téléchargées gratuitement sur NATOChannel.

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

9. Les journalistes en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent valide n’ont pas besoin de demander une accréditation.
10. Les représentants des médias qui ne sont pas en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent valide pour 2018 et qui souhaitent couvrir la réunion doivent demander une accréditation. Les demandes d'accréditation doivent être introduites par internet, via le lien suivant : https://my.hq.nato.int/.
11. Les demandes d’accréditation doivent être soumises en ligne pour le jeudi 19 avril 2018 à 18 heures (heure de Bruxelles). Les demandes reçues après cette date risquent d'être traitées avec retard ou d’être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par internet devront présenter une copie imprimée de la confirmation de cette demande. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour l'accès aux pools.
12. Les procédures d’accréditation OTAN habituelles sont d’application pour cette réunion. Le processus d'accréditation exige que les représentants des médias qui utilisent le système pour la première fois créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG). Par ailleurs, les représentants des médias résidant en Belgique sont invités à indiquer leur numéro de carte de presse belge et le nom de l’autorité émettrice (ministère belge de l’Intérieur ou des Affaires étrangères) sur le formulaire en ligne de demande d’accréditation.
13. Les laissez-passer de presse ne sont pas envoyés par la poste aux intéressés ; ceux-ci doivent les retirer en personne au Bureau d’accréditation des médias, sur présentation de leur carte d’identité ou de leur passeport ainsi que d’une carte de presse nationale en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu). Les représentants des médias recevront leur accréditation à l’entrée principale du siège de l’OTAN (entrée réservée aux groupes). Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une pièce d’identité. Les représentants des médias noteront que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et ils sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour passer les contrôles de sécurité.

INSTALLATIONS MÉDIAS

14.  Douze cabines pour la télévision et huit cabines pour la radio (équipées chacune d’une ligne RNIS, d’un accès internet et d’un téléphone) seront mises à disposition. Les cabines seront attribuées en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes, lesquelles doivent être adressées par courriel à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci‑après).
15. Les journalistes, les agences de presse et les agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias à partir du jeudi 26 avril à 15 heures.
16. L’OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio lorsque ceux-ci ne seront pas utilisés par des hauts responsables de l'OTAN. La réservation de ces installations se fait généralement par l’intermédiaire des attachés de presse des délégations disposés à accepter des demandes d’interview émanant des médias.
17. Une zone de presse temporaire, comptant 170 postes de travail, sera installée en face de la salle de conférence Luns. Des prises électriques, une connexion wifi, 74 prises pour l'accès au réseau internet local (LAN) et 54 téléphones seront mis à disposition. Par ailleurs, un espace séparé comprenant 15 postes de travail réservés à la radio (15 lignes RNIS) sera mis en place et signalé clairement.
18. Le hall de presse permanent Carrington sera également disponible (50 postes de travail dotés de prises électriques, d'une connexion wifi, de 25 prises pour l'accès au réseau internet local et de 42 téléphones).
19. On notera que les postes de travail mentionnés aux paragraphes 17 et 18 ne peuvent être réservés à l'avance et qu’ils seront attribués en fonction de l’ordre d’arrivée.

HEURES D’OUVERTURE

STATIONNEMENT

20.  Les représentants des médias noteront qu’ils ne seront pas autorisés à garer leurs véhicules à l’intérieur du site de l’OTAN ; ils pourront en revanche utiliser le parking « ouest », situé à l’extérieur, près de l’entrée principale. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront stationner sur une section spéciale du parking « est », ou sur le parking H, sur demande à adresser à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN.

POINTS DE CONTACT