Réunion des ministres des affaires étrangères des pays de l'OTAN

1. Informations

Les ministres des Affaires étrangères se réuniront à Antalya (Turquie) le mercredi 13 et le jeudi 14 mai 2015, sous la présidence du secrétaire général de l’OTAN, S.E. M. Jens Stoltenberg. Le ministre turc des Affaires étrangères, S.E. M. Mevlüt Çavuşoğlu, sera leur hôte.

2. Programme et pools

Le programme détaillé sera remis aux représentants des médias lorsqu’ils viendront retirer leur laissez-passer de presse au Bureau d'accréditation.

Le programme prévoira notamment un accès restreint pour certains représentants des médias visuels à des événements couverts par des pools, et un accès libre aux événements non couverts par des pools, ainsi que la retransmission des événements médias vers la zone de travail de la presse et les cabines de montage pour la télévision et la radio.

Les demandes d’informations concernant les activités individuelles des ministres avec les médias seront à adresser directement aux délégations nationales concernées. Une liste des attachés de presse des pays de l'Alliance sera disponible au centre des médias.

Les observations liminaires des différentes réunions OTAN seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé et pourront être regardées dans la zone de travail de la presse. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent adresser par écrit une demande de carte de pool au coordonnateur OTAN pour les médias, à l’adresse électronique indiquée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée. Des cartes de pool pour les événements à accès restreint seront remises à un petit nombre de cameramen et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation. Ces cartes seront distribuées au comptoir d’information du centre des médias le 12 mai 2015 à partir de 16 heures.

Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il s'engage explicitement et inconditionnellement, conformément aux usages internationaux, à partager immédiatement et sur demande avec les autres représentants de médias accrédités pour l’événement OTAN toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. Cela implique aussi que les représentants des médias s’engagent explicitement à partager gratuitement les informations avec d’autres journalistes, sans aucune entrave de la part de leur agence de presse et sans restriction concernant l’utilisation de ces éléments dans un but légitime d’information. Les représentants des médias ne peuvent accepter une accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord exprès de leur employeur sur toutes les conditions concernant la communication des documents enregistrés dans le cadre du pool.

Les photographes désirant obtenir des clichés doivent d'abord faire savoir qu'ils souhaitent faire partie d'un pool. Ils doivent aussi contacter l'agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d’un pool le font à la condition expresse et impérative que ces documents devront être identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu’ils pourront être utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et que la partie destinataire n'a aucun droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit de quelque manière que ce soit.

Les photographes et cameramen de l’OTAN posteront les séquences audiovisuelles de tous les événements médias sur le site web de l’OTAN ; ces séquences pourront également être obtenues auprès de l’Unité Radio & Télévision et/ou sur NATO Channel (voir ci-dessous les coordonnées du coordonnateur OTAN pour les médias).

3. Lieux des réunions

Les réunions ministérielles se tiendront au Susesi Resort hotel (Iskele Mevkii, Belek, Antalya, 07450 Turquie). Le centre des médias se situera dans le même hôtel et le Bureau d'accréditation des médias à l'hôtel voisin, Ela Quality (Serik, 07506 Antalya, Turquie).

4. Accréditation et contrôles de sécurité

Tous les représentants des médias qui souhaitent couvrir les réunions ministérielles doivent demander une accréditation. Les demandes d'accréditation ne peuvent être introduites que par voie électronique, en ligne, à l'adresse suivante : https://my.hq.nato.int/ .

Les demandes d’accréditation devront être soumises pour le vendredi 1er mai 2015 à 18h00 GMT au plus tard. Les représentants des médias qui auront bien été accrédités recevront une réponse automatique par courrier électronique. Ils doivent savoir que ce message de confirmation leur sera envoyé le 5 ou le 6 mai.

Les procédures d’accréditation OTAN habituelles seront d’application pour ces réunions. Le processus d'accréditation exige que les représentants intéressés des médias créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, au format JPEG).

L’accès au centre des médias se fera au moyen d’un laissez-passer de presse, délivré par le Bureau d’accréditation. Ces laissez-passer ne seront pas envoyés par courrier aux intéressés, qui devront au contraire les retirer personnellement au Bureau d’accréditation des médias sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).

Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible. Le personnel de sécurité pourrait demander à tout moment que d'autres pièces d'identification lui soient présentées. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et testera le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et ils sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité. En particulier, les journalistes de télévision et de radio et les membres d'agences de presse et d'agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés d'apporter ces matériels au centre des médias le mardi 12 mai 2015.

Pour toute question relative à l’accréditation, le point de contact OTAN est :

Mr. Thomas Bellanger
Tél : +32 2 707 14 31
Fax: +32 2 707 13 99
Courriel: Bellanger.thomas@hq.nato.int

5. Heures d'ouverture

Ces heures d'ouverture sont susceptibles d'être modifiées à mesure que le programme officiel sera finalisé, et toute modification sera signalée sur le site web de l'OTAN (http://www.nato.int ).

6. Diffusion

Production :

La Radio-Télévision turque (TRT) sera l'organisme de radiodiffusion hôte de la ministérielle Affaires étrangères. Elle assurera la production du signal pool principal en direct pour les arrivées, les principaux événements médias, les discours d’ouverture, les photos officielles, les discours de clôture et les déclarations communes. La TRT assurera également la production du signal pool principal en direct pour les conférences de presse qui seront organisées dans la principale salle de presse (Maksim).

La TRT enregistrera tous les événements susmentionnés sur XDCAM HD. Elle mettra en ligne tous ses enregistrements dans un fichier FTP nommé « NATO ANTALYA », accessible à tous les médias. Ces derniers devront disposer de leur propre support s'ils souhaitent télécharger une séquence.

Distribution :

L'UER assurera la distribution des signaux dans 12 cabines de montage télévision et radio. Les médias télévisuels et radiophoniques peuvent en réserver une auprès de l'UER. Les cabines seront attribuées par ordre d'arrivée. Point de contact : M. Ivan Stojanovic : newsoperations@eurovision.net .

Transmission :

L'OTAN s'assurera que tous les événements médias sont disponibles par satellite dans le monde entier (Eutelsat). La TRT assurera par ailleurs une couverture en direct sur Turksat (point de contact : cigdem.sahin@trt.net.tr ; téléphone : +90 532 375 3988).

L'UER fournira des services de liaison montante aux médias accrédités. Elle gèrera des positions en extérieur pour les retransmissions en direct ainsi que des services de régie (SDI out). Les réservations peuvent se faire à la même adresse : newsoperations@eurovision.net .

Un studio de télévision équipé pour les retransmissions en direct sera mis à disposition sur réservation. Les réservations seront prises en charge par l'UER (voir adresse ci-dessus).

Les camions utilisés pour la transmission par satellite des reportages radiodiffusés et télévisés devront stationner à proximité du centre des médias. Pour toute question sur ce sujet, prière de contacter le coordonnateur turc pour les médias (voir plus bas).

7. Communications

Les ordinateurs portables devront être équipés de connecteurs RJ 45 pour pouvoir se raccorder au réseau local de communication à haut débit du centre des médias. En outre, la connectivité wifi sera possible. Des lignes RNIS seront disponibles pour les transmissions radio dans les cabines de montage prévues à cet effet.

Les représentants des médias sont invités à bien vérifier s'ils ont besoin d'un adaptateur standard pour les lignes Euro RNIS. En Turquie, la tension secteur est de 220 volts, et les prises ont deux broches rondes (modèle européen).

8. Hébergement

Les représentants des médias sont invités à prendre leurs propres dispositions pour leur hébergement.
Les autorités turques ont recommandé les hôtels suivants :

*T.V.A. comprise (8%)

 

9. Transport des médias

Un service de navettes assurera le transfert entre l'aéroport d'Antalya et le Bureau d’accréditation (au Ela Quality Resort), ainsi qu'à proximité des autres hôtels accueillant des médias (voir horaires en annexe 1).

Une course en taxi de l’aéroport au Belek Center/à l'hôtel Ela Quality coûte environ 60 EUR.

10. Visas

Les informations sur les formalités de visa et les modalités de demande de visa pour la Turquie figurent sur le site internet suivant :
http://www.mfa.gov.tr/visa-information-for-foreigners.en.mfa  

Un système de demande de visa en ligne (« E-visa ») est disponible pour certains pays. Prière de se rendre à l'adresse : https://www.evisa.gov.tr/ (consultable en turc, anglais, français, allemand, espagnol et polonais), pour voir si le système est disponible. Les visas obtenus via le système E-visa sont payants et leur coût varie d'un pays à l'autre.

Obtenir un visa n'implique pas que l'accréditation est confirmée.

Les missions diplomatiques de la Turquie délivreront des visas gratuitement aux représentants des médias dont l'accréditation aura été confirmée. Ces derniers doivent savoir que le message de confirmation leur sera envoyé le 5 ou le 6 mai.

11. Accès au centre des médias et stationnement

Les médias pourront se rendre à pied au centre des médias depuis le Bureau d’accréditation, qui se situe à l'hôtel voisin Ela Quality. Les taxis pourront déposer leurs clients à un endroit prévu à cet effet, près de l'entrée de l'hôtel Ela Quality.

12. Demandes de renseignements

1. Les caractéristiques de la liaison descendante de la TRT sont les suivantes : TURKSAT 4 A, 11487,5 MHZ  HD, taux de symbole : 6800, FEC : 3/4.