Programme de coparrainage mené
avec les pays partenaires

Règles financières à appliquer aux organismes qui demandent des subventions à l'OTAN pour l'organisation de conférences et de séminaires

Afin de respecter l'esprit et la lettre du règlement financier de l'OTAN, les principes suivants ont été établis et s'appliquent aux demandes de subventions que des organismes extérieurs adressent au Bureau de l'information et de la presse de l'OTAN pour le financement de conférences, séminaires et autres activités de ce type.

1. Pour avoir droit à une subvention de l'OTAN, les organismes extérieurs devront soumettre un projet de budget écrit indiquant clairement les éléments de coût qui seront couverts par la subvention, ainsi qu'un projet de programme.
2. En règle générale, seules peuvent être acceptées pour remboursement par l'OTAN que les dépenses ayant trait au transport aller-retour, aux nuits d'hôtel et aux repas des participants, à la location de salles de conférences, à l'impression et la distribution de programmes et aux travaux administratifs directement liés à l'activité en question (à l'exclusion des frais courants tels les salaires, qui auraient été encourus même si l'activité n'avait pas eu lieu).
3. Le versement des subventions de l'OTAN se fera normalement en deux tranches de 50% chacune. Pour faciliter le paiement, les organismes doivent, au moment de la soumission du projet de budget (voir point 1), communiquer par écrit leur adresse complète et le numéro du compte bénéficiaire.
4. La première tranche sera versée sur accord préalable des autorités de l'OTAN. La seconde tranche ne pourra être réglée qu'après réception par l'OTAN de preuves suffisantes que les dépenses effectuées correspondent au budget écrit présenté par l'organisme. Les justificatifs doivent être transmis en deux exemplaires (un original et une copie). Ces preuves consistent normalement en factures originales acquittées, souches ou talons de titres de transport, notes d'hôtel, etc., qui montrent que des frais ont été encourus et des paiements effectués. Les factures "pro forma", les relevés bancaires et les copies d'ordres de paiement, qui ne montrent ni le détail ni la composition des frais, ne seront pas acceptés, pas plus que de simples listes de frais sans les factures correspondantes.
5. Si possible, tous les justificatifs doivent être présentés en français ou en anglais, les deux langues officielles de l'OTAN. Si cela n'est pas possible, les éléments clés des justificatifs doivent être traduits en anglais ou en français par l'organisme demandeur avant que les paiements ne puissent commencer à être traités.
6. Le défaut d'envoi, par l'organisme demandeur, des factures et autres justificatifs dans un délai raisonnable après la fin de l'activité (normalement trois mois) pourrait entraîner l'annulation du paiement de la seconde tranche de la subvention et compromettre toute aide ultérieure de l'OTAN aux activités de l'organisme. Si la conférence n'a pas lieu après la réception de la première tranche de la subvention, l'OTAN en demandera le remboursement autant que de besoin.