Совместно организуемые и финансируемые программы со странами-партнерами

Финансовые правила для организаций, подающих заявки на получение субсидий НАТО с целью проведения конференций и семинаров

В интересах соблюдения духа и буквы финансовых инструкций НАТО были разработаны следующие ориентиры применительно к внешним организациям, стремящимся к получению через Отдел информации и прессы НАТО субсидий на проведение конференций, семинаров и других аналогичных мероприятий.

1. Для обретения права на получение той или иной субсидии НАТО от внешних организаций ожидают представления в письменном виде смет с четким указанием компонентов издержек, которые предполагается покрыть с помощью этой субсидии, а также кратких изложений программ предлагаемых мероприятий.
2. В общем и целом, лишь следующие расходы могут быть приняты с целью возмещения со стороны НАТО: расходы по транспортированию участников мероприятия на место его проведения и обратно, их размещению и проживанию в гостинице, а также по их питанию; расходы на аренду конференц-залов; расходы на печатание и распределение программ и административные расходы, непосредственно относящиеся к проведению конференции/семинара (сюда не входят обычные расходы, такие как издержки штатных сотрудников, которые были бы понесены ими, даже если бы эта конференция/этот семинар не состоялась/не состоялся).
3. Обычно выплата субсидий со стороны НАТО производится в два приема: каждый раз выплачиваются 50% общей суммы субсидии. В целях облегчения платежа организации обязаны в письменной форме предоставить полный адрес и номер счета банка-получателя ко времени представления на рассмотрение письменной сметы (см. пункт 1).
4. Первая выплата производится по получении от соответствующих органов НАТО первоначального разрешения на выдачу субсидии. Выдача второго платежа производится только по получении НАТО приемлемых свидетельств того, что имеющиеся затраты соответствуют представленной организацией письменной смете. Просим вас высылать 2 экземпляра (один оригинал и одну копию) всех квитанций. Подобными свидетельствами обычно являются оригиналы оплаченных счетов-фактур, квитанций об оплате авиабилетов, квитанций об оплате счета в гостинице и т.д., которые наглядно показывают, что расходы понесены и произведены платежи. “Гипотетические” счета к оплате, выписки из банковского счета и копии платежных поручений, не показывающие деталей или разбивки издержек, не принимаются. То же самое относится и к перечням расходов без соответствующих счетов к оплате.
5. Там, где это возможно, все квитанции следует представлять на французском и английском языках, которые являются двумя официальными языками НАТО. Если это не представляется возможным, основные компоненты квитанций должны быть переведены отправляющей их организацией на английский или французский до начала обработки платежей.
6. В случае если в течение обоснованного срока после окончания мероприятия (обычно он составляет три месяца) организация не представляет счетов-фактур или иных свидетельств расходов по смете, это может привести к отмене выплаты второй половины субсидии и поставить под удар предоставление со стороны НАТО в будущем любой поддержки мероприятиям, проводимым упомянутой организацией. В случаях, когда организатор конференции не проводит конференции после получения первой половины субсидии НАТО, последняя будет требовать возврата этих средств.