À l’OTAN, la gestion financière est conçue de manière que le contrôle final des dépenses soit exercé par les pays membres qui supportent les coûts d’une activité donnée et fasse l’objet d’un consensus entre eux. Sous l'autorité générale du Conseil, plusieurs organismes exercent un contrôle sur les quatre principaux éléments de la structure financière de l’Organisation, à savoir :
- le Secrétariat international (financé sur le budget civil) ;
- la structure militaire internationale (financée sur le budget militaire) ;
- le programme OTAN d'investissement au service de la sécurité ;
- les agences OTAN.
Lorsqu'une activité de coopération ne concerne pas tous les pays membres, elles est, en général, gérée par une agence OTAN, dans le cadre d'un programme de production et de logistique de l’Organisation. Ces programmes et ces agences disposent de leurs propres comité de surveillance, comité de direction et comité financier ainsi que de sources de financement distinctes liées aux budgets nationaux.
Le règlement financier en vigueur à l’OTAN assure l’uniformité des principes de base qui régissent le fonctionnement global de la structure financière. Ce règlement a été approuvé par le Conseil de l’Atlantique Nord, et il est complété par des règles et procédures qui ont pour objet de l’adapter à certains organismes et programmes de l’OTAN.
Gestion financière des budgets civil et militaire
Les budgets civil et militaire sont annuels et coïncident avec l'année civile. Chacun est préparé sous l’autorité du chef de l’organisme OTAN concerné, examiné par le Comité des budgets (composé de représentants des pays membres contributeurs) et approuvé pour exécution par le Conseil de l’Atlantique Nord.
Si un consensus n’a pu se dégager avant le début de l’exercice, le budget n’est pas approuvé, et les activités sont financées, sous la supervision du Comité des budgets, au moyen de dotations provisoires ne devant pas dépasser le montant du budget approuvé pour l’exercice précédent. Ce régime peut s’appliquer pendant six mois, après quoi le Conseil est invité à décider d’approuver le budget ou d’autoriser la poursuite du financement provisoire.
Une fois le budget approuvé, le chef de l’organisme OTAN concerné peut l’exécuter librement en engageant des dépenses et en effectuant des paiements aux fins autorisées. Cette liberté est toutefois limitée par diverses prescriptions du règlement financier, qui concernent, par exemple, le recours à des appels d’offres pour les contrats de fourniture de biens et de services ou les transferts de crédits servant à corriger la sous-estimation ou la surestimation des crédits requis. Le pouvoir d’exécuter librement un budget peut aussi, dans certains cas, être limité par l’obligation d’obtenir l’autorisation préalable d’engager des crédits ou d’effectuer des dépenses. En effet, le Comité des budgets peut parfois imposer cette obligation afin d’assurer la stricte mise en application de politiques nouvelles ou de suivre la réalisation de projets complexes tels que les restructurations organisationnelles.
Gestion financière du programme OTAN d’investissement au service de la sécurité
La mise en œuvre du programme OTAN d’investissement au service de la sécurité trouve son point de départ dans les paquets de capacités, qui recensent les moyens dont les autorités militaires de l’OTAN disposent et ceux dont elles ont besoin pour mener à bien des tâches spécifiques. Les paquets de capacités constituent un outil qui permet d’évaluer les compléments à financer en commun (pour ce qui concerne à la fois les dépenses d’équipement et les dépenses ordinaires d’exploitation et de maintenance) ainsi que les effectifs civils et militaires requis pour l’exécution de chaque tâche. Ils sont examinés par le Bureau de la planification et de la politique générale des ressources, puis approuvés par le Conseil de l’Atlantique Nord.
Une fois que les paquets de capacités sont approuvés, les divers projets qui les constituent peuvent être autorisés sous la responsabilité du Comité des investissements. La demande d’autorisation émane du « pays hôte » (c’est-à-dire le pays sur le territoire duquel le projet doit être réalisé ou l'agence OTAN ou le commandement stratégique responsable de la mise en œuvre du projet). Lorsque le Comité a approuvé le projet, le pays hôte peut passer aux études d’exécution, à l’adjudication des contrats et à la réalisation. Sauf si le Comité des investissements en décide autrement, l’appel d’offres s’adresse aux entreprises des pays qui contribuent au projet.
Le système de gestion financière applicable au NSIP est fondé sur une méthode de compensation financière internationale. Les pays hôtes établissent un relevé des dépenses prévues pour les projets autorisés dont ils ont la charge. Lorsque le Comité des investissements a marqué son accord sur les prévisions, le Secrétariat international calcule les montants dus par chaque pays et les montants à recevoir par chaque pays hôte. D’autres calculs permettent de déterminer les versements, les monnaies et le pays ou l’agence OTAN qui recevra les fonds.
Lorsqu’un projet est terminé, il est soumis à une inspection mixte de réception officielle, garante de la conformité des travaux exécutés avec les prestations autorisées. Dès que le rapport d’inspection est accepté par le Comité des investissements, le projet est inscrit à l’inventaire de l’OTAN.
Contrôle financier
Même si, dans le cas du budget militaire et du budget civil, c’est en fin de compte le chef de l’organisme OTAN titulaire du budget qui est responsable de la préparation et de la bonne exécution du budget, le soutien administratif de cette tâche est en grande partie assuré par le contrôleur des finances de l'organisme en question.
Le contrôleur des finances d'un organisme OTAN peut s’adresser en dernier ressort au Comité des budgets en cas de désaccord persistant avec le chef de cet organisme à propos d’une opération à réaliser. Le contrôleur des finances est chargé de veiller à ce que l’exécution du budget soit conforme dans tous ses aspects aux autorisations de dépenses, aux mesures de contrôle particulières éventuellement imposées par le Comité des budgets ainsi qu’au règlement financier et aux règles et procédures d’application connexes. Il peut aussi, pour donner suite à un audit interne, instaurer les mesures de contrôle et les procédures supplémentaires qu’il juge nécessaires à l’exercice de la responsabilité financière.
Collège international des commissaires aux comptes
Le Collège international des commissaires aux comptes de l’OTAN (IBAN) est un organe indépendant chargé de vérifier les comptes des différents organismes OTAN. Il a pour mission principale de donner au Conseil de l’Atlantique Nord et aux gouvernements des pays membres l’assurance que les fonds communs ont été correctement utilisés pour le règlement de dépenses autorisées et que les dépenses exposées se situent dans les limites des autorisations financières accordées et du volume de travaux autorisé.
Outre les audits financiers, le mandat de l'IBAN inclut les audits de performance. Son rôle ne se limite donc pas à faire respecter l’obligation de rendre compte mais s’étend à l’examen des pratiques de gestion en général. Les membres de l'IBAN sont en principe issus des organismes nationaux de contrôle financier des pays membres. Ils sont nommés par le Conseil de l’Atlantique Nord et sont responsables devant ce dernier.
