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Nouveau siège de l'OTAN À propos du Bureau de projet pour le nouveau Siège (HQPO) Historique Nouveau siège de l'OTAN Bibliothèque PDF Apr. 2011 - Présentation pour l'Industrie PDF/2Mb Le Bureau de projet pour le nouveau Siège (HQPO) fait partie de la Division Investissement pour la défense. C'est la principale entité de gestion du projet de l'OTAN, responsable devant les pays de l'OTAN de la construction d'un nouveau siège de l'OTAN. Le HQPO constitue l'interface entre la supervision politique du projet, assurée par les pays, et la gestion courante du projet qui sera assurée par la Belgique, pays hôte. Le HQPO supervisera la conception, la construction et la mise à disposition d'un nouveau siège de l'OTAN à Bruxelles, représentera les intérêts des utilisateurs (pays, services et agences de l'OTAN), et supervisera le transfert de tous les occupants du Siège actuel dans les nouveaux bâtiments, une fois que ceux-ci seront terminés. PRINCIPALES RESPONSABILITES Le Bureau de projet pour le nouveau Siège (HQPO), représenté par son Directeur: - formulera à l'intention du Secrétaire général et d'autres hauts responsables, par l'intermédiaire du Secrétaire général adjoint pour l'investissement pour la défense (SGA/DI), des avis sur l'avancement de toutes les phases clés du projet (conception, construction, mise à disposition et emménagement) ; - veillera à ce que le projet suive le chemin critique établi et que sa réalisation respecte les délais et le budget global ; - veillera à ce que la gestion détaillée du projet soit menée conformément aux lignes directrices (y compris en matière de ressources) approuvées par les pays et à ce que les questions nécessitant des décisions stratégiques soient soumises sans délai aux pays ; - fera valoir les intérêts directs de l'OTAN en négociant avec les utilisateurs du nouveau Siège (pays, agences et services de l'OTAN), avec le pays hôte et son Équipe auteur du projet (CDT) et le ou les entrepreneur(s) de construction s'agissant d'éventuelles modifications des besoins et des spécifications ainsi que de la répartition des surfaces et de l'emplacement des bureaux dans le nouveau Siège ; - coordonnera, par l’intermédiaire du PMO (Bureau de gestion de projet) chargé des TIC, les efforts des pays hôtes en vue d’intégrer les aspects relatifs aux technologies de l’information et de la communication dans le projet global de nouveau siège ; - dirigera et gèrera une équipe constituée de membres du personnel de l'OTAN qui se verra adjoindre les services de consultants techniques extérieurs, le cas échéant ; - tiendra l'ensemble des utilisateurs et les pays informés de l'avancement du projet en recourant aux moyens de communication modernes. COMPOSITION DU HQPO Le HQPO dispose d'un effectif de base de 13 personnes, qui remplissent des fonctions exécutives/administratives et des fonctions techniques. Cet effectif pourra être adapté en fonction des besoins du projet, en y adjoignant des consultants ou tout autre personnel nécessaire pour garantir la bonne gestion du projet. STRUCTURE ET LIAISONS Le HQPO entretient des relations de travail à plusieurs niveaux : Au sein des services de l'OTAN : -bien qu'il fasse partie de la Division Investissement pour la défense, le HQPO travaille également en étroite coopération avec d'autres éléments du SI, en particulier la Division Gestion exécutive, notamment les sections Ressources humaines et financières, Construction et services généraux et Contrôle financier ; - par l'intermédiaire du SGA-DI, le HQPO travaille également en étroite collaboration avec le Cabinet (lorsque des orientations politiques générales doivent être données) ; - le projet de nouveau Siège aura des conséquences pour l'ensemble du personnel de l'OTAN. A mesure que le projet évolue et que les besoins seront affinés, les contacts s'intensifieront avec toutes les divisions du SI et de l'EMI, ainsi qu'avec les Délégations nationales et les Agences qui occuperont le nouveau Siège ; - le HQPO établira également une relation de travail dynamique avec le Collège international des commissaires aux comptes de l'OTAN qui effectue l'audit du projet à tous les stades de sa réalisation. Avec les pays - le HQPO maintient une interface détaillée quotidienne avec la Belgique, pays hôte, qui assurera la gestion courante du projet, par le biais de son Équipe de gestion de projet, notamment les contrats de conception et de construction ; - le HQPO se tient en liaison au quotidien, par l’intermédiaire du PMO chargé des TIC, avec les équipes de gestion de projet TIC des pays hôtes qui s’occupent de la conception et de la mise en oeuvre des projets TIC dans le cadre du projet global de nouveau siège. - le HQPO se tient également les pays pleinement informés de l'avancement des travaux et demandera à ceux-ci d'approuver les ressources et besoins relatifs au projet par le biais du Bureau des Représentants permanents adjoints pour le nouveau Siège (DPRHQB). Ce Bureau servira d'organe de contrôle des pays pour le projet et coordonnera les questions de ressources par le biais du Comité du budget civil et du Conseil de l’Atlantique Nord.