Sommet des chefs d’État et de gouvernement
des pays de l'OTAN

Strasbourg (France) / Kehl (Allemagne)
03 - 04 avril 2009

INFORMATIONS GÉNÉRALES

1. Un sommet des chefs d’État et de gouvernement des pays membres de l’OTAN se tiendra les 3 et 4 avril 2009, à Baden-Baden et Kehl en Allemagne et à Strasbourg en France.

2. Les réunions seront présidées par le secrétaire général de l’OTAN, M. Jaap de Hoop Scheffer. Le président de la République française, Monsieur Nicolas Sarkozy, et la chancelière de la République fédérale d’Allemagne, Madame Angela Merkel, seront les hôtes des réunions.

LIEUX

3. Le Palais de la Musique et des Congrès (Place de Bordeaux – 67000 Strasbourg) a été choisi comme lieu de réunion. Un dîner de travail se tiendra le 3 avril au soir à Baden-Baden, au Kurhaus Casino.

4.  Le centre des médias sera situé au Parc des Expositions (Boulevard de Dresde – 67000 Strasbourg).

5. Enfin, le bureau d’accréditation des médias se situera au Cap Europe (6, rue de Bitche – 67000 Strasbourg, accès rue Jean Frédéric Oberlin).

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

6.

Tous les représentants des médias qui souhaitent couvrir le sommet devront demander une accréditation. Les demandes d'accréditation peuvent être introduites uniquement par voie électronique, en ligne, par l'Internet, en cliquant sur le lien suivant : https://my.hq.nato.int/jas.

7. Le processus d’accréditation est résumé sur le site web de l’OTAN, à l’adresse suivante : http://www.nato.int/docu/pr/2008/p08-147f.html. Il requiert de la part des représentants intéressés des médias la création d’un nom d'utilisateur et d’un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG). Les demandes d’accréditation devront être soumises d’ici le lundi 30 mars 2009 à 24h00 au plus tard. Les demandes reçues après cette date risquent de subir des retards ou d’être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par l'intermédiaire de l'Internet devront se munir d’une copie imprimée de la confirmation de cette demande. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour les pools.

8. L’accès au Centre des médias nécessite un laissez-passer de presse. Ces laissez-passer ne seront pas envoyés par courrier aux intéressés, qui devront les retirer personnellement au Bureau d’accréditation des médias sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).

9. Les laissez-passer devront être portés visiblement en permanence. Le personnel de sécurité pourrait demander à tout moment que d'autres pièces d'identification lui soient présentées. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité.

10. En particulier, les journalistes de télévision et de radio et les membres d'agences de presse et d'agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés d'apporter ces matériels au Centre des médias avant midi le jeudi 02 avril 2009.

ACCES AUX EVENEMENTS

11.

Concernant les événements qui se tiendront en Allemagne, les représentants des médias ne pourront y participer qu’après contrôle de sécurité préalable au Centre des médias à Strasbourg. Un service de navettes est prévu pour acheminer les personnes ayant obtenu accès aux événements de Baden-Baden ou de Kehl (voir section ‘programme et pool’ ci-dessous). Pour des raisons pratiques et de sécurité, elles ne pourront pas se rendre à ces événements par leurs propres moyens.

HEURES D’OUVERTURE

	Bureau d'accréditation	Centre des médias
Mercredi 1er avril	08:00–22:00	/
Jeudi 2 avril	08:00–22:00	09:00–fin des opérations
Vendredi 3 avril	08:00–22:00	07:00–fin des opérations
Samedi 4 avril	07:00–15:00	07:00–fin des opérations
Dimanche 5 avril	Fermé	07:00–12:00 midi

 

FACILITÉS OFFERTES AU CENTRE DES MÉDIAS

12.

Les autorités ont prévu de mettre à disposition des journalistes et des délégations un millier de places assises dans la salle de presse, avec les connections téléphoniques et internet nécessaires. Par ailleurs, 25 positions face à caméra au moins sont prévues au Centre de presse de Strasbourg, ainsi qu’une douzaine de salles de conférence pour les Chefs d’Etat et de gouvernement. Enfin, 110 cabines de montage pour télévision et 30 cabines de montage radio seront mises à disposition de la presse.

PROGRAMME ET POOLS

13. Le programme des réunions des Chefs d’Etats et de Gouvernement sera détaillé au dernier moment. D’ores et déjà, il est prévu qu’un dîner de travail ait lieu le 3 avril 2009 en Allemagne, à Baden-Baden. Le programme détaillé ainsi qu’un manuel d’information seront remis aux représentants des médias au moment de leur accréditation.

14. Tous les événements, y compris ceux qui se dérouleraient en marge du Sommet à partir du 2, seront retransmis sur le système de télévision en circuit fermé du Centre des médias, et en direct le cas échéant.

15. Certains événements intéressant les médias sont ouverts à tous les représentants des médias, d'autres sont à accès restreint. Les points de presse sont généralement ouverts à tous les représentants des médias. Les événements à accès restreint comprennent, entre autres, la couverture des séances d’ouverture des réunions du Conseil, ainsi que les photographies et les arrivées officielles. L'accès à ces événements est réservé aux photographes et aux cameramen, via un système de « cartes de pools ».

16. Lorsqu’un représentant des médias accepte un emplacement de pool OTAN, il le fait à la stricte condition, conforme à la pratique internationale, que l’acte d’acceptation d’une accréditation à faire partie d’un pool OTAN implique le consentement explicite et inconditionnel du représentant en question à partager immédiatement et sur demande avec d’autres représentants des médias accrédités pour cet événement OTAN toute information recueillie et/ou toute donnée produite dans le cadre de ce pool. Cet acte implique en outre le consentement du représentant à partager ces données sans aucune entrave de la part de son organe de presse, sans aucun frais pour les autres représentant et sans aucune restriction quant à l’utilisation des données à des fins d’information légitimes.

17. Les représentants ne peuvent accepter l’accréditation de pool que si leur employeur souscrit explicitement à toutes les conditions liées à la fourniture de données de pool, fondement de l’acceptation de l’emplacement de pool.

18. Les représentants - et les organes de presse qui les emploient - qui acceptent de quelconques données provenant d’un pool les acceptent à la condition stricte et explicite qu’elles doivent être identifiées comme des données de pool à chaque utilisation, qu’elles ne peuvent servir qu’à des fins d’information légitimes et que la partie bénéficiaire n’a pas le droit de vendre des données de pool ou d’en tirer profit d’une quelconque autre manière.

19. Les cartes de pools sont délivrées par l'attaché de presse de la délégation du pays auquel appartient le média concerné. Les points de contact des délégations seront communiquées dans la deuxième note à la presse courant mars. Les médias en provenance de pays qui n’ont pas de délégation officielle invitée pourront introduire une demande de carte de pool via le Coordonateur média de l’OTAN.

20. Les demandes de cartes de pools devront être adressées selon la nationalité du média soit directement aux attachés de presse concernés, soit auprès du service de presse de l’OTAN. Les cartes de pools seront distributées à Strasbourg uniquement à partir du 02 avril 2009. De plus amples informations seront fournies ultérieurement.

21. Les représentants des médias qui n'auraient pas obtenu un accès aux pools pourront néanmoins obtenir des images (photos & vidéos) auprès de l'OTAN et/ou des pays hôtes. Le principal point de contact à cet effet est le comptoir d'information du Centre des médias ; il sera également possible d’obtenir ces images sur les sites web du pays hôte et de l’OTAN.

22. La liste des événements principaux faisant l'objet d'un système de pools pour les photographes et les cameramen de télévision n’est pas encore précisement connue à ce jour mais pourrait inclure par exemple:

• Discours du secrétaire général de l’OTAN lors du colloque des jeunes
• Arrivées protocolaires ou non, à Baden-Baden, à Strasbourg et/ou à Kehl
• Ouverture du dîner de travail
• Ouverture de la réunion du Conseil de l’Atlantique Nord
• Photographie officielle
• Possibles visites d’expositions ou d’événements OTAN en marge du Sommet
• Possibles cérémonies officielles commémoratives

RÉUNIONS BILATÉRALES

23. De nombreuses délégations nationales devraient profiter du sommet pour organiser des réunions bilatérales et, dans certains cas, elles inviteront certains médias à couvrir ces rencontres. Les réunions bilatérales ne font pas partie du sommet à proprement parler, et il appartient donc à chaque délégation de déterminer quel(s) média(s) elle souhaite inviter et de prendre ses dispositions avec les services de sécurité des pays hôtes afin que les photographes et/ou les cameramen invités puissent avoir accès au lieu de réunion.

CONFÉRENCES DE PRESSE

24. Les autorités françaises et allemandes ont mis 13 salles à disposition des délégations pour leurs conférences à la presse. Toutes ces salles sont équipées de systèmes d’éclairage et de sonorisation pour la télévision et la radio, notamment des points de connexion pour les enregistrements sonores et une couverture wi-fi. Les sept plus grandes salles disposent d’installations pour l’interprétation. Les principales conférences de presse qui se tiendront dans la salle de presse principale seront également retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé.

25. Des plans détaillés seront fournis dans le manuel destiné aux médias, et les horaires exacts seront annoncés via le système de télévision en circuit fermé. Les délégations des pays devront s'adresser au coordinateur OTAN pour les médias afin de réserver des espaces et des créneaux horaires pour leurs propres conférences de presse.

26. Les conférences de presse sont normalement ouvertes à tous les représentants accrédités des médias, même s’ils ne disposent pas d'une carte de pool, mais les délégations se réservent le droit de restreindre l’accès uniquement aux représentants de leurs médias nationaux respectifs.

DEMANDES D’INTERVIEW

27. Les demandes d’interviews du secrétaire général doivent être adressées au bureau du porte-parole de l’OTAN. Le point de contact est Mme Hedwige Lauwaert (courriel : lauwaert.hedwige@hq.nato.int).

28. Les demandes d’interviews de représentants des délégations doivent être adressées directement aux délégations concernées. Les informations détaillées sur les points de contact des délégations à Strasbourg et Baden-Baden seront communiquées dans le manuel destiné aux médias qui sera remis au moment de l’accréditation.

TÉLÉVISION - SERVICE DE DIFFUSION HÔTE

29. Le service de télédiffusion hôte pour le sommet assurera, en autres, la couverture de l'arrivée des délégations, de la séance d'ouverture, des photographies officielles, des activités organisées en soirée et des principales conférences de presse internationales. Un centre complet de diffusion internationale avec régie, ainsi que des positions « face à caméra » en intérieur et en extérieur et des studios d'interview pour la télévision, seront mis à disposition.

30. Eurovision fournira des installations complètes de diffusion, comprenant notamment des positions « face à caméra » pour les interventions en direct, et assurera la diffusion des bandes (dans différents formats) ainsi que le montage des signaux audio et vidéo des pools et leur diffusion dans les zones de travail non équipées et les cabines de montage pour la télévision.

31. Les demandes de réservations pour des positions « face à caméra » de l’UER/Eurovision, pour la lecture de bandes, pour l'utilisation des studios de montage et/ou l'utilisation des cabines de montages spécialement prévues pour la télévision doivent être adressées à :

Lance NEWHART
Eurovision Opérations
Téléphone : + 41 22 717 2841
Portable : + 41 79 244 6527
Courriel : newhart@eurovision.net

32. Outre les positions « face à caméra » réservées aux clients de l’UER, un certain nombre de positions seront accessibles aux médias utilisant leur propre matériel. Les demandes de réservation de ces positions devront être adressées à l'Équipe spéciale de la France, via le point de contact suivant : Jean-Louis JOURDES, Tel : +33.6.11.03.01.28, couriel : jean-louis.jourdes@wanadoo.fr

SERVICE DE RADIODIFFUSION HÔTE

33. Des studios radio, des cabines de montage et des points de distribution audio seront mis à la disposition des représentants des radios. Le Département Radio de l’UER assurera la gestion des demandes de réservations et fournira en outre les signaux et, sur demande, une assistance technique. Pour les services de l’UER, les spécifications complètes et les tarifs, prière de s’adresser à : Mademoiselle Audrey Plat, Tél : +41.79.832 42 29, couriel : plat@ebu.ch.

34. Des lignes RNIS seront disponibles pour les transmissions radio. Elles seront à la norme Euro-RNIS. Veuillez bien vérifier si vous avez besoin d'un adaptateur pour les lignes Euro-RNIS. Pour toute demande d’informations techniques complémentaires ou de soutien technique, le point de contact est Mademoiselle Lonicer.

CAMIONS POUR LES TRANSMISSIONS PAR SATELLITE

35. Les camions utilisés pour les transmissions par satellite auront accès au Centre des médias, en l’occurrence sur le parking situé le long des halls 20 et 21. Pour faciliter l’accès au centre-ville, les chaînes de télévision sont instamment priées de communiquer pour le 24 mars au plus tard le numéro d'immatriculation ainsi que le type et les dimensions des camions qui seront utilisés.

36. Le point de contact français est : Monsieur Jean-Louis JOURDES, Tel : +33.6.11.03.01.28, couriel : jean-louis.jourdes@wanadoo.fr .

ASPECTS DOUANIERS

37. Les représentants des médias des pays de l’Union européenne peuvent entrer en France et en Allemagne,  et en sortir sans avoir à soumettre leurs effets personnels ni leur matériel professionnel aux procédures douanières.

38. En revanche, les représentants des médias de pays non membres de l’Union européenne devront soumettre à la fois leurs effets personnels (raisonnablement nécessaires pour le voyage) et le matériel nécessaire à l’exercice de leur activité professionnelle pendant la durée du sommet (supports sonores, d’images et de données ; matériels destinés à la production et à la diffusion télévisuelles et radiophoniques, ainsi que les véhicules spécialement adaptés à cet usage et leurs équipements connexes) en vue d’une admission temporaire, avec exonération totale de droits d’importation. Il est vivement recommandé de posséder une licence ATA/CPD pour ces matériels.

HÉBERGEMENT

39. Les pays hôtes ont souhaité une centralisation maximale des réservations de chambres d’hôtel par les représentants des médias, afin de garantir un service et une offre adéquat. L’hébergement en France est géré par la société BEYOND. La prestation de service à l’endroit des journalistes est gratuite. La société BEYOND a créé un site internet dédié aux journalistes, http://www.otan-hotels.strasbourgkehl2009.org, où un panel d’hôtels à destination des journalistes est proposé en centre-ville. De plus, le site proposera toutes les informations pratiques nécessaires aux journalistes. Les réservations peuvent être faites par internet et par téléphone :  media@strasbourgkehl2009.org et +33.4.93.68.76.00.

40. Compte-tenu des capacités hôtelières de Strasbourg, la société BEYOND souligne l’importance de réserver au plus tôt, selon le principe du premier arrivé-premier servi. De plus, les tarifs proposés sont des tarifs négociés, et ne pourront être garantis après le 27 février.

INFORMATIONS ET CONTACTS

Mme Evelyne Richard
Service de Presse, Présidence de la République
Responsable française des opérations médias
Équipe spéciale française pour le sommet
Téléphone : +33.1.42.92.81.00
Télécopieur : +33.1.42.92.80.01
Courriel : evelyne.richard@elysee.fr

Dr. Tilman Seeger
Service de Presse du Gouvernement fédéral
Responsable allemand des opérations médias
Équipe spéciale allemande pour le sommet
Téléphone : +49.1888.272.21.16
Télécopieur : +49.1888.272.21.19
Courriel : tilman.seeger@bpa.bund.de

M. Damien Arnaud
Service de Presse du Secrétariat International de l’OTAN
Responsable pour l’OTAN des opérations médias
Équipe spéciale de l'OTAN pour le sommet
Téléphone : +32.2.707.50.41
Télécopieur : +32.2.707.50.57
Courriel : strasbourgkehl2009@hq.nato.int


Contact Nationaux des Alliés de l’OTAN
Des points de contact des attachés de presse des Délégations alliés seront diffusés dans une mise à jour de cette note à la presse dans le courant du mois de mars.

Tél: +32 (0)2 707 5041 - Télécopieur: +32 (0)2 707 5057
press@hq.nato.int - http://www.otan.nato.int