Réunion informelle des ministres de la défense de l’OTAN (IDM 1-2008)

Vilnius (Lituanie), 7-8 février 2008

1.         Information

Les ministres de la défense tiendront des réunions informelles à Vilnius (Lituanie), le jeudi 7 et le vendredi 8 février 2008, sous la présidence du secrétaire général de l’OTAN, M. Jaap de Hoop Scheffer. Le ministre de la défense de la Lituanie, Son Excellence M. Juozas Olekas, sera leur hôte.

2.         Programme et pools

Le programme détaillé destiné aux médias sera disponible au moment de l’accréditation. Grâce à un système de pools, un nombre limité de représentants des médias visuels seront invités à couvrir les événements à accès restreint. Tous les événements intéressant les médias seront retransmis en direct sur le système de télévision en circuit fermé dans le Centre des médias. En acceptant une carte de pool, les cameramen et les photographes s’engagent à partager leurs images avec leurs collègues qui n’auraient pas directement accès au lieu de la réunion. Les cartes de pools pourront être retirées au comptoir d’information du Centre des médias à partir de 10 heures le jeudi 7 février.

3.         Lieu de réunion

Le centre d’expositions et de congrès LITEXPO, à Vilnius, accueillera les réunions des ministres de la défense. Le Centre des médias sera installé au LITEXPO, Laisves Avenue, 5. Le Centre d’accréditation des médias sera installé à l'hôtel EUROPA CITY, Jasinskio Str., 14.

4.         Accréditation et contrôle de sécurité

Les représentants qui souhaitent couvrir les réunions des ministres doivent demander une accréditation. Les demandes d’accréditation se feront uniquement par voie électronique, sur l’Internet, à l’adresse suivante : https://my.hq.nato.int/jas.

Pour le processus d’accréditation, les représentants intéressés des médias devront se créer un nom d’utilisateur et un mot de passe, et fournir une photographie numérique (photo 3,5 x 4,5 cm de type passeport, au format JPEG). Les demandes d’accréditation devront être déposées pour le vendredi 1er février 2008 à midi au plus tard. Les demandes reçues après cette date risquent d’être traitées en retard ou refusées. Les représentants des médias qui auront rempli leur demande d’accréditation en ligne devront se munir de la confirmation de leur demande imprimée sur papier.

L’accès au Centre des médias nécessitera un laissez-passer de presse, délivré par le Bureau d’accréditation. Les laissez-passer ne seront pas envoyés par courrier aux demandeurs, qui devront au contraire venir les retirer en personne au Bureau d’accréditation des médias, sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en cours de validité (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu). Les laissez-passer devront en permanence être portés bien en évidence, et le personnel de sécurité pourra toujours demander la présentation d’un deuxième document d’identité. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les effets personnels amenés sur le site, et sont donc invités à arriver suffisamment à l’avance pour permettre le bon déroulement des contrôles de sécurité.

Les journalistes de télévision et de radio, les membres d'agences de presse et d'agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés de les placer dans le Centre des médias avant midi, le mercredi 6 février 2008.

5.         Heures d’ouverture

	Bureau d’accréditation		Centre des médias
	Matin	Après-midi	Matin	Après-midi
Mercredi 6 février	08h00 – 12h00	13h00 – 18h00	08h00 –	– 20h00
Jeudi 7 février	08h00 –	– 20h00	08h00 –	Fin des opérations
Vendredi 8 février	07h00 –	– 14h30	07h00 –	Fin des opérations

 

6.         Diffusion

Douze cabines de montage pour la télévision et huit cabines de montage pour la radio seront installées dans le Centre des médias. Un studio de télévision, une salle pour les interviews radio et deux emplacements en intérieur pour les interventions « face caméra » seront également disponibles. Les camions utilisés pour la diffusion des reportages radios et télévisés par satellite stationneront à proximité du Centre des médias

L’organisme de télédiffusion hôte, la Radiotélévision nationale lituanienne (LRT), assurera la couverture en direct de l’arrivée des délégations, des parties publiques de toutes les réunions, et des principales conférences de presse internationales. Pour toute demande d’information, ou pour une demande de réservation du studio ou d’une cabine de montage pour la télévision, prière de contacter :

• M. Jonas Ribokas
  Téléphone : +370 5 236 32 21
  Courriel : jribokas@lrt.lt

Le numéro de téléphone ci-dessus est temporaire. Pendant la durée de la réunion, le responsable disposera d’un numéro de téléphone au Centre des médias.

L’organisme de radiodiffusion hôte, LRT, fournira le signal et l’assistance technique. Pour toute demande d’information, ou pour une demande de réservation du studio ou d’une cabine de montage pour la radio, prière de contacter :

• M. Jonas Ribokas
  Téléphone : +370 5 236 32 21
  Courriel : jribokas@lrt.lt

7.         Communications

Les ordinateurs portables devront être équipés de prises RJ-45 pour pouvoir se connecter au réseau local à haut débit du Centre des médias. Les utilisateurs devront se munir de leur propre câble Ethernet. Deux lignes RNIS seront disponibles pour les transmissions radio. Les utilisateurs sont invités à vérifier s’ils auront besoin d’un adaptateur à la norme « Euro RNIS ». L'électricité fournie en Lituanie est à 220 volts et les prises ont deux broches rondes.

8.         Hébergement

Il est recommandé aux représentants des médias d’effectuer leurs réservations de chambres d’hôtel dès que possible. Les représentants des médias participant aux réunions ministérielles pourront bénéficier de tarifs spéciaux jusqu’au 14 janvier 2008 (mentionner la référence « Vilnius NATO 2008 »).

Les hôtels suivants sont recommandés :

Europa City Hotel *** (Bureau d’accréditation des médias)
Jasinskio Str. 14, Vilnius, 01112
www.europacity.lt

Chambre simple – standard : 43 € (petit-déjeuner compris)
Chambre double – standard (lits jumeaux) : 50 € (petit-déjeuner compris)

Point de contact pour cet hôtel : M. Edvardas Gandrimas, directeur commercial
Téléphone : +370 5 251 44 80
Télécopieur : + 370 5 261 41 60
Courriel : events@europacity.lt

Ratonda Hotel ****

Gedimino Ave. 52/1, Vilnius, 2600
www.centrumhotels.com

Chambre simple – standard : 89 € (petit-déjeuner compris)
Chambre double – standard (lits jumeaux) : 105 € (petit-déjeuner compris)

Point de contact pour cet hôtel: Mme Ringaile Miliauskaite, directrice commercial
Téléphone : +370 5 249 62 58
Télécopieur : +370 5 212 06 69
GSM : +370 698 10 165
Courriel : sales.ratonda@centrumhotels.com

Scandic Neringa Hotel ****

Gedimino Ave. 23, Vilnius, 01103
www.scandic-hotels.com/neringa

Chambre simple – standard : 115 € (petit-déjeuner inclus – TVA comprise)
Chambre simple – supérieure : 130 € (petit-déjeuner inclus – TVA comprise)
Chambre double – standard (lits jumeaux) : 130 € (petit-déjeuner inclus – TVA comprise)
Chambre double – supérieure (lits jumeaux) : 145 € (petit-déjeuner inclus – TVA comprise)

Point de contact pour cet hôtel : Mme Edita Liutkeviciute, directrice commerciale

Téléphone : +370 5 268 19 10
Télécopieur : +370 5 261 41 60
Courriel : neringa@scandic.hotels.com

 Pour toute demande d’information générale concernant les hôtels, prière de contacter :

Mme Julija Misinaite
Téléphone : +370 5 278 52 13
Télécopieur : +370 5 278 52 45
Courriel : julija.misinaite@mil.lt

9.         Transport

Un service de transport sera assuré pour les représentants des médias entre les hôtels recommandés et les lieux de réunion. Chaque représentant des médias devra prendre ses propres dispositions en ce qui concerne le transport depuis l’aéroport vers les hôtels recommandés. ty of each media representative.

10.      Demandes d’information

• Mme Viktorija Cieminyte
  Coordinatrice des médias pour la Lituanie
  Téléphone :+370 5 278 52 08
  Télécopieur : +370 5 278 52 45
  Courriel : viktorija.cieminyte@kam.lt
  
• M. Damien Arnaud
  Coordinateur OTAN pour les médias
  Téléphone : +32 (0)2 707 50 38
  Télécopieur : +32 (0)2 707 50 57
  Courriel : press-at-vilnius@hq.nato.int
  

Tél: +32 (0)2 707 5041 - Télécopieur: +32 (0)2 707 5057
press@hq.nato.int - http://www.otan.nato.int