Réunion des ministres des Affaires étrangères

1. Informations

Les ministres des Affaires étrangères des pays membres de l’OTAN se réuniront à Berlin (Allemagne) le jeudi 14 et le vendredi 15 avril 2011, sous la présidence du secrétaire général de l’OTAN, Son Excellence M. Anders Fogh Rasmussen. Le ministre allemand des Affaires étrangères, Son Excellence M. Guido Westerwelle, sera leur hôte.

2. Programme et pools

Le programme détaillé sera remis aux représentants des médias lorsqu’ils viendront retirer leur laissez-passer de presse respectif au Bureau d'accréditation.

Le programme prévoira notamment un accès restreint pour certains représentants des médias visuels à des événements couverts par des pools, et un accès libre aux événements non couverts par des pools, ainsi que la retransmission des événements pour les médias vers la zone de travail de la presse et les cabines de montage pour la télévision et la radio. Les demandes d’informations concernant les activités individuelles des ministres avec les médias seront à adresser directement aux délégations nationales concernées. Une liste des attachés de presse des pays de l'Alliance sera disponible au Centre des médias.

Les observations liminaires des différentes réunions OTAN seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé et pourront être regardées dans la zone de travail de la presse. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil peuvent adresser par écrit une demande de carte de pool au coordonnateur OTAN pour les médias, à l’adresse de courrier électronique donnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée. Des cartes de pool pour les événements à accès restreint seront remises à un petit nombre de cameramen et de photographes choisis parmi ceux qui auront soumis à temps une demande d'accréditation. Ces cartes seront distribuées au comptoir d’information du Centre des médias le 14 avril 2011 à partir de 10 heures.

Lorsqu’un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il le fait à la condition expresse, conformément aux usages internationaux, que le fait d'accepter une accréditation pour prendre part à un pool OTAN implique l’acceptation explicite et inconditionnelle, par ce représentant, de partager immédiatement et sur demande avec d’autres représentants de médias accrédités pour l’événement OTAN toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. Cela implique aussi que les représentants des médias s’engagent explicitement à partager gratuitement les informations avec d’autres journalistes, sans aucune entrave de la part de leur agence de presse et sans restriction concernant l’utilisation de ces éléments dans un but légitime d’information. Les représentants des médias peuvent accepter une accréditation pour un pool uniquement s’ils ont obtenu l’accord explicite de leur employeur sur toutes les conditions concernant la communication des documents enregistrés dans le cadre du pool.

Les photographes souhaitant obtenir des documents pris par des pools doivent d'abord contacter l'agence de presse photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d’un pool le font à la condition explicite et stricte que ces documents devront être identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu’ils pourront être utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et que la partie destinataire n'a aucun droit de vendre ces documents ou d'en tirer profit de quelque manière que ce soit.

Les photographes et les cameramen de l’OTAN placeront les séquences audiovisuelles de tous les événements pour les médias sur le site web de l’OTAN ; ces séquences pourront également être obtenues auprès de l’Unité Radio & Télévision et/ou sur la chaîne de télévision de l’OTAN sur l’Internet (voir ci-dessous les coordonnées du coordonnateur OTAN pour les médias).

3. Lieux

Le bâtiment du ministère fédéral des Affaires étrangères de l’Allemagne (Werderscher Markt 1, 10117 Berlin) a été choisi pour accueillir la réunion des ministres. Le Centre des médias et le Bureau d'accréditation des médias seront situés dans le bâtiment de la société Deutsche Telekom, situé à proximité du ministère des Affaires étrangères.

4. Accréditation et contrôles de sécurité

Tous les représentants des médias qui souhaitent couvrir les réunions ministérielles doivent demander une accréditation. Les demandes d'accréditation ne peuvent être introduites que par voie électronique, en ligne, par l'Internet, en cliquant sur le lien suivant : https://my.hq.nato.int

Les demandes d’accréditation devront être soumises d’ici le lundi 11 avril 2011 à 12 heures GMT au plus tard. Les demandes reçues après cette date risquent de subir des retards ou d’être refusées. Les demandes tardives ne seront pas prises en compte pour les pools. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d'accréditation par l'intermédiaire de l'Internet devront présenter une copie imprimée de la confirmation de cette demande.

Les procédures d’accréditation OTAN habituelles seront d’application pour cette réunion. Le processus d'accréditation exige que les représentants intéressés des médias créent un nom d'utilisateur et un mot de passe et qu'ils fournissent une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG).

L’accès au Centre des médias se fera au moyen d’un laissez-passer de presse, délivré par le Bureau d’accréditation. Ces laissez-passer ne seront pas envoyés par courrier aux intéressés, qui devront au contraire les retirer personnellement au Bureau d’accréditation des médias sur présentation d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une carte de presse en règle (ou d’une lettre d’accréditation d’un média reconnu).

Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible. Le personnel de sécurité pourrait demander à tout moment que d'autres pièces d'identification lui soient présentées. Les représentants des médias sont informés que le personnel de sécurité examinera et testera le matériel et les objets personnels apportés sur le site, et sont donc invités à se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité. En particulier, les journalistes de télévision et de radio et les membres d'agences de presse et d'agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés d'apporter ces matériels au Centre des médias le mercredi 13 avril 2011.

5. Communication avec les représentants des médias

Dans le but d'améliorer la communication avec les représentants des médias pendant l'événement, les numéros de téléphone mobile des personnes ayant reçu un laissez-passer de presse seront utilisés par les services hôtes pour signaler les modifications importantes du calendrier ou toute autre information pertinente. Les numéros de téléphone ne seront pas utilisés collectivement autrement que par l'OTAN après l'événement.

6. Heures d'ouverture

Ces heures d'ouverture sont susceptibles d'être modifiées à mesure que le programme officiel sera finalisé, et toute modification sera signalée sur le site web de l'OTAN, à l'adresse www.nato.int.

7. Diffusion

Le pays hôte, avec l'aide du département Événements spéciaux d'Eurovision, installera 18 cabines de montage (8 pour la télévision, 10 pour la radio) dans le Centre des médias. Un studio de télévision équipé pour les retransmissions en direct et une salle d'interview pour la radio seront mises à disposition, sur réservation adressée au coordonnateur allemand pour les médias (voir ci-dessous) d'ici le 12 avril 2011 au soir. Des positions « face caméra » seront également mises à disposition.

Le service de diffusion hôte (ARD) couvrira en direct l’arrivée des délégations, les parties publiques de toutes les réunions et les principales conférences de presse internationales. ARD fournira le signal et assurera un soutien technique, avec l'aide du département Événements spéciaux d'Eurovision.

Pour toute demande d’information, ou pour réserver une position « face caméra » ou un espace de travail dans le Centre de diffusion, prière de contacter :

Werner Melzer, ARD Hauptstadtstudio
Téléphone : +49.30.22.88.1700
Courriel : werner.melzer@ard-hauptstadtstudio.de

Les camions utilisés pour la transmission par satellite des reportages radiodiffusés et télévisés devront stationner à proximité du Centre des médias. Pour toute question sur ce sujet, prière de contacter le coordonnateur allemand pour les médias.

8. Communications

Les ordinateurs portables devront être équipés de prises RJ 45 pour pouvoir être connectés au réseau local de communication à haut débit dans le Centre des médias. En outre, des lignes RNIS seront disponibles pour les transmissions radio, dans la zone de travail des médias et dans les cabines de montage pour la radio.

Les représentants des médias sont invités à bien vérifier s'ils ont besoin d'un adaptateur standard pour les lignes Euro RNIS. L’électricité fournie en Allemagne est à 220 volts, et les prises ont deux broches rondes.

9. Hébergement

Les représentants des médias sont invités à prendre leurs propres dispositions pour leur hébergement. La liste des hôtels peut être consultée sur la page web suivante : http://www.berlin.de/international/accomodation/hotel/search/index.en.php

10. Transports pour les médias

Aucune disposition particulière en matière de transports n'a été prévue pour les représentants des médias. Le Centre des médias est accessible par les transports en commun, notamment les taxis. Pour se rendre au Centre des médias depuis l'aéroport de Tegel : prendre la ligne de bus X9, direction « Zoologischer Garten », et descendre à « Ernst-Reuter-Platz », puis emprunter la ligne de métro U2, direction « Pankow », et descendre à « Stadtmitte ».

Pour se rendre au Centre des médias depuis l'aéroport de Schönefeld : marcher jusqu'à la station de train « Flughafen Schönefeld », prendre la ligne 46, direction « Westend », et descendre à la station « Tempelhof ». Emprunter ensuite la ligne de métro U6, direction « Alt-Tegel », et descendre à la station « Stadtmitte ».

Pour se rendre au Centre des médias depuis la gare centrale : prendre la ligne de train S7, direction « Ahrensfelde », jusqu'à la station « Alexanderplatz » puis emprunter la ligne de métro U2, direction « Theodor-Heuss-Platz », « Olympiastadion » ou « Ruhleben », et descendre à la station « Stadtmitte ».

11. Accès au Centre des médias et stationnement

Les représentants des médias pourront se rendre au Centre des médias en empruntant les transports en commun. Il y aura un point de dépôt pour les taxis près de l'entrée. Le Centre des médias est accessible en voiture, mais aucun stationnement ne sera possible.

12. Demandes de renseignements

M. Uwe KOPPEL
Coordonnateur allemand pour les médias
Téléphone : +49 30 5000 4073
Télécopieur : +49 4930 5000 54073
Courriel : 013-team@diplo.de

M. Damien ARNAUD
Coordonnateur OTAN pour les médias
Téléphone : +32 2 707 50 38
Télécopieur : +32 2 707 13 99
Courriel : press-at-Berlin@hq.nato.int