Réunion des ministres de la Défense des pays de l'OTAN

GÉNÉRALITÉS

1. Le Conseil de l'Atlantique Nord (Conseil) se réunira au niveau des ministres de la Défense les jeudi 21 et vendredi 22 octobre 2021 au siège de l'OTAN. Les réunions, qui se tiendront en présentiel, seront présidées par le secrétaire général de l'Organisation, M. Jens Stoltenberg.
2. L'ouverture du site web d'accréditation (voir ci-après) est dès à présent effective.

PROGRAMME

3. Les séances débuteront le jeudi 21 octobre 2021 dans l'après-midi et s'achèveront le vendredi 22 octobre. Le programme de presse complet sera mis en ligne.
4. La conférence de presse préministérielle du secrétaire général se tiendra le mercredi 20 octobre 2021 ; des précisions seront communiquées ultérieurement.
5. Les demandes d'information relatives aux rencontres individuelles des ministres avec les médias sont à adresser directement aux délégations concernées. La liste des attachés de presse des délégations auprès de l'OTAN peut être obtenue à la Section Presse & Médias (MOC@hq.nato.int).

ACCÈS DES REPRÉSENTANTS DES MÉDIAS

6. Du fait des mesures COVID mises en place, le nombre de représentants des médias admis sur le site de l'OTAN pour suivre l'événement sera limité. Les représentants pourront suivre la conférence de presse du secrétaire général et interagir avec lui en ligne.
7. Les représentants des médias qui souhaitent couvrir l'événement doivent demander une accréditation, même ceux qui ont déjà une accréditation OTAN annuelle (voir procédure ci-après).
8. Tous les titulaires d'une accréditation peuvent couvrir les conférences de presse du secrétaire général, qui peuvent aussi être suivies en ligne. Les exposés des responsables des délégations pourraient n'être accessibles que sur invitation. Les activités auxquelles les délégations donneront libre accès seront annoncées sur le système de télévision en circuit fermé.

POOLS

9. Un petit nombre de vidéastes et de photographes pourront assister aux séances d'ouverture des réunions et à la photo officielle. Des cartes de pool leur seront remises à cet effet au premier étage de la Place publique. Les horaires seront précisés dans le programme destiné aux médias. Les personnes qui introduiraient une demande d'accréditation hors délai n'auront pas accès aux pools.
10. Les représentants des médias audiovisuels qui souhaitent assister aux observations liminaires depuis l'intérieur de la salle du Conseil peuvent adresser par écrit une demande d'octroi d'une carte de pool OTAN à l'adresse électronique mentionnée à la fin de la présente note. Aucune confirmation ne sera envoyée.
11. Lorsqu'un représentant des médias accepte une place au sein d'un pool OTAN, il s'engage à partager immédiatement toutes les informations recueillies et/ou tous les documents obtenus dans le cadre de ce pool avec tout autre média accrédité qui en ferait la demande. Il partagera gratuitement ces éléments avec d'autres journalistes, sans aucune restriction concernant leur utilisation, dans un but légitime d'information.
12. Les représentants des médias ne peuvent accepter l'accréditation pour un pool que s'ils ont obtenu l'accord de leur employeur sur toutes les conditions susmentionnées relatives à la communication des documents obtenus dans le cadre du pool.
13. Les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d'abord contacter l'agence de presse/l'agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – doivent identifier les documents partagés comme étant issus d'un pool à chaque fois qu'ils les utilisent. Les documents issus de pools peuvent être utilisés uniquement dans un but légitime d'information et ne peuvent en aucun cas être vendus.
14. Les photographes et les vidéastes de l'OTAN réaliseront des clips vidéo et des photos de toutes les activités ouvertes aux médias, pour publication sur le site web de l'OTAN. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int.

RETRANSMISSION

15. Les déclarations qui seront faites au début des réunions du Conseil ainsi que la ou les conférences de presse du secrétaire général seront retransmises en direct dans la zone de travail de la presse, par le système de télévision en circuit fermé, ainsi que sur le site web de l'Organisation (www.nato.int).
16. Les B-roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenues en direct par liaison satellite ou auprès de l'Unité Télévision et radio de l'OTAN (voir coordonnées ci‑après). Les vidéos pourront par la suite être téléchargées gratuitement sur la bibliothèque multimédia de l'OTAN.

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

ACCRÉDITATION DES MÉDIAS

17. Présence sur place :
    1. Du fait des mesures COVID mises en place, le nombre de représentants des médias admis sur le site de l'OTAN pour couvrir l'événement sera limité.
    2. Tous les représentants des médias souhaitant couvrir les réunions sur place (y compris les titulaires d'une accréditation OTAN) devront s'inscrire sur la plateforme d'accréditation à l'adresse : https://my.hq.nato.int. Les instructions à suivre pour se connecter ou créer un compte figurent à l'annexe 1.
    3. Les représentants des médias ont jusqu'au mercredi 13 octobre 2021 à 23h59 (heure de Bruxelles) au plus tard pour s'inscrire et demander l'accréditation.
    4. Il leur est vivement conseillé d'introduire leur demande le plus tôt possible, le traitement des dossiers prenant un certain temps. Pour des raisons de sécurité et des raisons sanitaires (COVID-19), les demandes soumises hors délai pourront être rejetées.
    5. L'OTAN recommande vivement aux médias d'envoyer un nombre minimal de représentants sur place. Il est peu probable que toutes les demandes d'accréditation soient acceptées. L'OTAN confirmera expressément par courriel celles qui le seront.
    6. Les représentants des médias ne pourront entrer sur le site de l'OTAN que sur présentation de l'un des documents suivants (conditions d'accès également détaillées ici) :
       • un certificat de vaccination attestant qu'ils sont entièrement vaccinés contre la COVID-19 depuis au moins 14 jours ; 
       • un certificat de rétablissement indiquant qu'ils se sont rétablis de la COVID‑19 (datant de maximum 180 jours) ;
       • un certificat de test PCR négatif à la COVID-19 (datant de maximum 72 heures).
18. L'OTAN facilitera en outre les reportages et les échanges à distance :
    1. Toutes les activités ouvertes aux médias seront retransmises en direct par satellite et enregistrées sur le portail multimédia de l'OTAN.
    2. L'Organisation donne aux journalistes la possibilité de poser des questions à distance (via Zoom) au secrétaire général pendant ses conférences de presse. Les journalistes qui souhaitent profiter de cette possibilité ont jusqu'au mercredi 13 octobre 2021 à 23h59 (heure de Bruxelles) au plus tard pour s'inscrire sur la plateforme d'accréditation à l'adresse https://my.hq.nato.int. Les instructions à suivre pour créer un profil figurent à l'annexe 1.
    3. Les représentants des médias inscrits pour intervenir à distance recevront un courrier séparé avec les détails techniques nécessaires. Tout sera fait pour répondre au plus grand nombre possible de questions, en fonction du temps disponible.
19. Les représentants des médias qui auront obtenu l'accréditation recevront une confirmation par courriel. Ils sont invités à apporter une version imprimée de ce courriel lorsqu'ils viendront retirer leur laissez-passer.
20. Les demandes reçues après l'échéance seront considérées comme ayant été soumises hors délai et pourront ainsi être refusées. Conformément à ses procédures d'accréditation, l'OTAN se réserve le droit de refuser ou de retirer l'accréditation de représentants des médias qui abusent des privilèges qui leur sont accordés, qui font un usage inapproprié de leur accréditation ou qui agissent d'une manière non conforme aux principes de l'Organisation. Les demandes tardives ne seront pas prises en considération pour l'accès aux pools.
21. Les représentants des médias devront retirer en personne leur laissez-passer de presse et, lors du retrait, présenter leur carte d'identité ou leur passeport ainsi qu'une carte de presse nationale en règle (ou une lettre d'accréditation d'un média reconnu), à l'entrée principale du siège de l'OTAN (boulevard Léopold III, 1110 Bruxelles).
22. Les laissez-passer devront être portés en permanence de manière visible, et le personnel de sécurité pourra à tout moment demander que lui soit présentée une pièce d'identité. Les représentants des médias sont invités à se présenter suffisamment à l'avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité. Le personnel de sécurité examinera et pourra tester le matériel et les objets personnels apportés sur le site.

MEDIA FACILITIES

23. Des espaces destinés aux travaux de montage radio et télévision seront mis à disposition. Ils seront attribués suivant l'ordre d'arrivée des demandes, lesquelles doivent être adressées par courriel à l'Unité Télévision et radio de l'OTAN (voir coordonnées ci-après).
24.  L'OTAN mettra également à disposition un studio de télévision et un studio de radio pour autant que ces installations ne soient pas utilisées par des hauts responsables de l'Organisation. La réservation des studios se fait généralement par l'intermédiaire des attachés de presse des délégations disposés à accepter des demandes d'interview.
25. Une zone de presse avec postes de travail sera installée au premier étage de la Place publique. Des prises électriques, une connexion wifi et des téléphones y seront mis à disposition. Par ailleurs, une zone de travail est accessible en permanence à ce même étage, face à l'Agora.
26. Les postes de travail susmentionnés ne peuvent pas être réservés à l'avance et seront attribués suivant l'ordre d'arrivée des journalistes.

HEURES D'OUVERTURE

STATIONNEMENT

27. Les représentants des médias ne seront pas autorisés à stationner à l'intérieur du site de l'OTAN. Ils pourront en revanche utiliser le parking Visiteurs du nouveau siège, ou celui situé juste en face de l'entrée principale, à l'entrée Z de l'ancien siège. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront, sur demande à adresser à l'Unité Télévision et radio de l'OTAN, stationner sur une zone spécifique du parking.

POINTS DE CONTACT

Coordination générale et cartes de pool
Mme  Irina Novakova
Tél. : +32 (0)2 707 14 65
natomediaoperations@hq.nato.int

Accréditations
M Angelo Pacifico
Tél. : +32 (0)2 707 83 46
NatoAccreditations@hq.nato.int

Dispositions télévision et radio sur le site et par satellite
M Serge Bosmans
Tél. : +32 (0)2 707 50 03
Bosmans.Serge@hq.nato.int

M Eric Morel
Tél. : +32 (0)2 707 12 87
Morel.Eric@hq.nato.int

Vidéo OTAN à la demande
Tél. : +32 (0)2 707 12 27
content@natomultimedia.tv