NATO - North Atlantic Treaty Organisation

L’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN) établit un lien entre l’Europe et l’Amérique du Nord, au sein d’une alliance de défense et de sécurité unique en son genre. Aujourd’hui, l'« Alliance » est engagée dans un large éventail d'activités visant à promouvoir la coopération internationale et à relever les nouveaux défis du XXIe siècle dans le domaine de la sécurité. En tant qu’agent civil de l’OTAN, vous devez vous attendre à exécuter diverses fonctions afin de soutenir le secrétaire général dans les activités quotidiennes de l'Alliance, avec le concours d’experts et de responsables officiels des pays membres de l’OTAN.

Le Secrétariat international (SI) de l’OTAN propose des emplois exigeants et enrichissants dans différents domaines allant de l’élaboration de politiques, de la promotion du dialogue et de la mise en œuvre de programmes d’orientations à la fourniture de services et d’un soutien permettant le fonctionnement efficace et sans heurts de l’Organisation, ainsi qu’à la gestion et à l’affectation des ressources.

Intégrer le Secrétariat international signifie travailler avec des collègues de 28 nationalités différentes, ainsi qu'avec les délégations nationales, des représentants des pays membres et des pays partenaires de l'OTAN et des membres de l’État-major militaire international. Il s’agit d’un environnement multiculturel très stimulant.

Au travers de la politique des ressources humaines qu’elle applique, l’OTAN reste résolument déterminée à offrir un environnement de travail exempt de discrimination ou de harcèlement, assurant l’égalité des chances indépendamment du sexe, de la race ou de l’origine ethnique, de la religion, de la nationalité, d’un handicap, de l’âge ou des préférences sexuelles. Sans vouloir instaurer de quotas, l’OTAN cherche à garantir que son personnel reflète la diversité culturelle et historique des pays qu'elle sert, tout en préservant un équilibre hommes-femmes approprié. L’objectif est que l’Organisation s’enrichisse de la diversité naturelle de ses employés internationaux.

Le Secrétariat international est situé dans la belle ville de Bruxelles en Belgique, considérée par beaucoup comme la capitale et le cœur de l'Europe, à proximité immédiate d'autres pays et capitales.

La politique des contrats pour le Secrétariat international est approuvée par le secrétaire général. Plus de précisions concernant son application sont indiquées dans la lettre du secrétaire général où l’intention est d’assurer l’arrivée régulière de nouveaux agents pour parvenir à un meilleur équilibre entre rotation organisée, maintien en fonction et mobilité interne.

En bref,  la politique des contrats prévoit que les six premiers mois d'un contrat initial ou d'un contrat de durée déterminée constituent une période probatoire. Le type de contrat proposé dépend du poste concerné. Les agents détachés d'une administration nationale se voient offrir un contrat de durée déterminée.

Les agents civils en fonction à l'OTAN se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN. Aux termes de la politique des contrats révisée pour le SI, les modalités d'octroi d'un contrat de durée indéterminée sont les suivantes :

Catégorie A

Tous les postes de catégorie A devant bénéficier d'une rotation, les agents recrutés pour ces postes se verront offrir un contrat de durée déterminée, en principe pour une période de trois ans.  Un nouveau contrat de durée déterminée pourra ensuite être proposé selon les conditions énoncées dans la politique des contrats, puis un contrat de durée indéterminée pourra être offert après prise en considération de divers critères importants (notamment le profil de l'agent, sa performance, sa capacité à travailler dans plusieurs domaines, les besoins de l'Organisation, l'équilibre entre rotation, maintien en fonction et mobilité interne, et les exigences liées à une représentation géographique équitable ainsi qu'à la parité hommes-femmes). Les agents qui ne se verront pas offrir de contrat de durée indéterminée devront quitter leurs fonctions au terme du second contrat de durée déterminée.

Catégories L, B et C

Un agent de catégorie L, de catégorie B ou de catégorie C n'occupant ni un poste considéré comme requis pour une période limitée ni un poste auquel une rotation est souhaitable pour des raisons politiques ou techniques se voit octroyer, à sa nomination, un contrat initial de trois ans.  Au terme de son contrat initial, l'agent pourra se voir offrir un contrat de durée indéterminée, après prise en considération de son profil et de sa performance dans le cadre du système de gestion des performances.

Les horaires de travail réguliers du Secrétariat international sont de 8 h 30 à 12 h 30 et de 14 h à 18 h (16 h le vendredi). Cependant, il est possible d’adapter l'horaire de travail en fixant un planning personnel établi sur une ou deux semaines, à condition que le nombre d’heures de travail soit de 38 par semaine au total. Un tel horaire variable est bien entendu soumis à l’approbation du supérieur hiérarchique et ne peut pas aller à l’encontre des nécessités du service.

Le travail à temps partiel est également possible. En fonction des exigences du poste et du service, un agent peut être autorisé à travailler un certain nombre d’heures correspondant à un pourcentage déterminé de l’horaire régulier. Le salaire payé sera bien entendu réduit en proportion.

Suite à l'approbation par le Secrétaire Général de la politique linguistique révisée, une directive d'application (PDF/54Kb) a été développée pour le Secrétariat International, prenant effet le 16 juin 2011.

Les candidats postulant pour des postes du Secrétariat International de l'OTAN sont invités à consulter la table d'équivalence (PDF/16Kb) entre les niveaux linguistiques du SI de l'OTAN et les standards internationaux de certification linguistique.

Les congés annuels sont de 30 jours, soit 2,5 jours ouvrables par mois. Après la période probatoire, ces congés sont cumulatifs et peuvent être pris à l’avance avec l’autorisation du supérieur hiérarchique.

Un congé dans les foyers est accordé aux agents ayant droit à l’indemnité d’expatriation et ne possédant pas la nationalité du pays de séjour. Ce congé est d’une durée de huit jours ouvrables tous les deux ans de service, augmentée de la durée du voyage aller et retour calculée sur la base du moyen de transport en commun le plus rapide. Les frais de voyage de toute la famille (agent, conjoint et enfants à charge) sont remboursés à condition que les dates coïncident avec celles du congé dans les foyers pris par l’agent.

Les agents paient une prime à titre de cotisation à l’assurance maladie, invalidité et vie.

Celle-ci couvre :

• un remboursement partiel des frais médicaux pour les agents, leur conjoint et les enfants à charge ;
• un remboursement intégral des frais médicaux pour les agents en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle ;
• une pension d’invalidité si l’agent est reconnu invalide ;
• le versement d’une somme en cas de décès de l’agent.

Si vous êtes entré(e) en fonction à l’OTAN le 1er juillet 2005 ou après cette date sans avoir droit à une pension différée au titre du régime de pensions coordonné et sans percevoir une telle pension, vous êtes affilié(e) au régime de pensions à cotisations définies de l’OTAN (DCPS).

Le DCPS est un régime de pensions entièrement capitalisé, financé par les cotisations de l’Organisation et des agents. Ces cotisations, auxquelles s’ajoutent les intérêts résultant de leur placement, sont utilisées exclusivement pour le versement des pensions de retraite et des prestations et honoraires connexes.

Dans le DCPS, chaque affilié(e) a un compte ouvert à son nom. Ses cotisations (8 % du traitement de base) et celles de l'employeur (12 % du traitement de base) sont versées chaque mois sur son compte. Vous avez en outre la possibilité de verser jusqu’à 5 % de votre traitement de base à titre de cotisation volontaire supplémentaire.

L’OTAN a désigné la société Previnet SpA comme administrateur du régime de pensions. Previnet gère le site web du DCPS, qui permet aux affiliés de suivre leur compte de pension et de demander que leurs avoirs soient placés dans un ou plusieurs autres fonds. Les affiliés peuvent également y trouver des informations sur les pensions ainsi que sur la performance des fonds, les réponses aux questions fréquemment posées et des liens utiles.

Les avoirs sont placés dans des fonds gérés commercialement (les gestionnaires actuels étant BNY Mellon Asset Management et BNP Paribas Investment Partners) de manière à constituer un capital qui permettra à l’OTAN d’acheter pour vous une pension de retraite. Vous pouvez choisir de faire placer vos avoirs selon l'option par défaut proposée par le système, ou décider vous-même de la manière dont ils seront placés. Les avoirs peuvent être placés dans un ou plusieurs fonds parmi un éventail qui en comprend sept (deux fonds monétaires, trois fonds obligataires et deux fonds en actions). Votre compte sera crédité ou débité selon le rendement de vos placements, qui peut être positif ou négatif. Le règlement du DCPS, qui a été approuvé par les pays, stipule que l’Organisation n’est pas tenue responsable des pertes que les placements pourraient subir du fait de fluctuations sur le marché des capitaux.

Les avoirs que vous détiendrez dans le DCPS au moment de votre départ à la retraite seront fonction des cotisations versées et du rendement des fonds dans lesquels vous aurez choisi d'investir. Le rendement futur de vos placements n'étant pas connu, les prestations que vous recevrez ne sont PAS connues à l'avance, et il n'y a aucune garantie que vous récupérerez la totalité de vos avoirs si le rendement est négatif. Si le rendement est élevé, vos avoirs augmenteront et, partant, les prestations de retraite seront plus élevées ; à l'inverse, si le rendement est faible, les prestations seront moindres. L'OTAN ne garantit pas le niveau des pensions.

Au moment de votre départ à la retraite, les avoirs inscrits à votre compte seront transférés à un prestataire de rentes, qui convertira l’épargne en une rente mensuelle (cette conversion sera effectuée au taux du marché). Un montant représentant jusqu'à 25 % de vos avoirs pourra aussi être perçu sous forme de capital.

Vous pouvez demander à recevoir des prestations de retraite à tout moment à partir de 50 ans. En l'absence d'une telle demande, l’OTAN commencera à vous verser une pension dès que vous aurez atteint l’âge de 65 ans. Si vous quittez l'Organisation après avoir cotisé au DCPS pendant moins de six ans, l’OTAN vous versera à votre départ les avoirs inscrits à votre compte, sous la forme d’un capital non imposable. Si vous quittez l’OTAN en ayant cotisé au DCPS pendant six ans ou plus, vous pourrez soit laisser vos avoirs sur votre compte, auquel cas l’OTAN s’en servira pour vous acheter une pension de retraite le moment venu, soit transférer vos avoirs dans un autre régime de pensions (sous certaines conditions). Les affilié(e)s au DCPS sont par ailleurs couvert(e)s contre les risques d'invalidité et de décès en service.

Pour plus d'informations priére de consulter le document en annexe.

Le système de gestion des performances s'applique à l'ensemble du personnel civil du siège de l'OTAN. Il fonctionne suivant un cycle annuel, qui comporte trois grandes étapes :

1. fixation d’objectifs ;
2. le bilan à mi-parcours ;
3. l’évaluation annuelle.

Ce système comprend également un mécanisme de médiation et de résolution des conflits, ainsi qu’une procédure de remontée d'information.

Des séances d'information sur le système de gestion des performances sont données à tous les nouveaux agents, qui reçoivent le « Mini-guide de l’utilisateur » dans les premiers jours qui suivent leur arrivée à l'OTAN.

La gestion des performances vise l’accomplissement de progrès au profit d’une meilleure efficacité de l'Organisation, des équipes et des personnes. Il s’agit d’un processus continu et évolutif au cours duquel les performances s'améliorent avec le temps. L'accent est mis sur la planification et l'amélioration des performances futures plutôt que sur une évaluation rétrospective des performances.

Le système de gestion des performances permet d'aligner les objectifs individuels sur ceux, plus vastes, de l'Organisation. Il prévoit un dialogue régulier et fréquent entre les agents et leurs supérieurs hiérarchiques sur les performances et les points à améliorer, et il favorise l'amélioration des compétences individuelles grâce à un plan de formation et de perfectionnement.

Les six premiers mois des contrats initiaux et des contrats de durée déterminée constituent une période probatoire. Au cours de cette période, le travail de l’agent est évalué afin que l’on puisse s’assurer qu'il possède les aptitudes requises pour exercer ses fonctions. À l’issue ou avant la fin de sa période probatoire, l’agent est avisé par écrit de la confirmation ou de la résiliation de son contrat ou, dans des cas exceptionnels, de la prolongation de sa période probatoire.

Les agents dont le lieu de résidence permanent au moment de leur recrutement est situé à 100 km ou plus du siège de l'OTAN ont droit au remboursement de leurs frais de voyage et de déménagement lors de leur prise de fonctions et de leur cessation de fonctions à l'OTAN. Les frais de voyage du conjoint et des enfants à charge et les frais de déménagement occasionnés par la prise de fonctions ne sont remboursés que si l’agent a donné satisfaction à l’issue de la période probatoire. Toutefois, le versement d’une avance sur les frais de déménagement peut être autorisé. Les personnes qui quittent l'Organisation durant leur première année de service n'ont pas droit au remboursement de leurs frais de voyage et de déménagement à leur départ.

On trouvera davantage d'informations sur les déménagements dans l'annexe I à la présente brochure.

Les salaires de base et indemnités versés ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu, en vertu de la Convention d'Ottawa.

Les agents sont recrutés au premier échelon de la catégorie et du grade de leur poste. Sous réserve de performances satisfaisantes, des échelons supplémentaires sont accordés les années qui suivent. Des ajustements annuels sont normalement appliqués à tous les barèmes, en fonction de l’évolution du pouvoir d'achat et du coût de la vie.

(i) Le salaire de base est le salaire correspondant à la catégorie et au grade du poste. Les barèmes applicables en Belgique figurent dans l'annexe II. On notera que divers montants peuvent venir s'ajouter au salaire de base ou en être déduits, selon la situation de l'agent. Les indemnités et prélèvements principaux sont décrits ci-après.

(ii) Le salaire dans les pays non OTAN d'Europe orientale et des Balkans

En vertu d’une politique approuvée par le Conseil, il existe des dispositions spéciales concernant la rémunération et les prestations destinées au personnel civil international en poste dans des pays non OTAN.

Le salaire de ces agents est celui du barème en vigueur pour la Belgique que l’on ajuste en fonction des parités de pouvoir d’achat fixées par les Nations Unies de manière à tenir compte du niveau des prix sur le lieu d’affectation. Ces indices peuvent varier mais le salaire de base ne peut être inférieur à celui qui est prévu pour la Belgique.

Lorsqu’un logement acceptable est fourni par l’OTAN ou l’organisme d’affectation, le salaire de base est réduit de 20 %.

Les taux de l’indemnité d’expatriation sont de 32 % du salaire belge ajusté pour les agents qui n’ont pas droit à l’allocation de foyer et de 40 % pour ceux qui y ont droit.
En outre, l’OTAN verse une indemnité de sujétion obtenue en appliquant les taux des Nations Unies au salaire de base belge ajusté. Le taux de cette indemnité peut varier d'un lieu d’affectation à l'autre.

Par ailleurs, il est prévu de rembourser, si nécessaire, les frais de déplacement pour le cas où il n’existe pas de structures médicales appropriées sur le lieu d'affectation.

Le salaire est ajusté tous les ans au 1er janvier, au moment de la révision annuelle des salaires de l'OTAN. On applique alors également les données chiffrées de l’ONU les plus récentes.

(iii) Des indemnités sont versées en fonction de la situation personnelle et familiale de l'agent, sur présentation des pièces justificatives nécessaires. Elles font l'objet d’une déduction si l'agent ou son conjoint reçoit des indemnités similaires provenant d'autres sources. La liste des différents types d'indemnités figure ci-dessous.

Une indemnité d'installation correspondant à 30 journées de salaire de base est versée à l'agent au moment où il entre en fonctions, s'il résidait de façon permanente à plus de 100 km du siège de l'OTAN et s'il vient s’établir dans la région de Bruxelles.

Un agent ayant droit à l'allocation de foyer (voir ci-après), avec un seul enfant à charge ou sans enfant, peut demander une deuxième indemnité d’installation, correspondant à 15 journées de salaire de base, à l'expiration de sa période probatoire et à condition que sa famille réside avec lui. Dans les mêmes conditions, un agent ayant deux enfants ou plus à charge a droit à une deuxième indemnité d'installation correspondant à 30 journées de salaire de base. La moitié de l'indemnité d'installation totale perçue doit être remboursée à l'Organisation si l'agent quitte son poste de son plein gré avant l'expiration d'un délai de deux ans.

Une indemnité d’expatriation est versée à tous les agents des catégories A, L et B qui, lors de leur engagement, n'ont pas la nationalité du pays de séjour et ne résidaient pas sur le territoire de ce pays depuis au moins un an de façon ininterrompue. Le taux de cette indemnité correspond à 10% du salaire au premier échelon. A partir de la 6ème année, ce taux diminuera de 2% chaque année jusqu'à la 10ème année, où l'indemnité sera supprimée.

Indemnités familiales

• allocation de foyer équivalant à 6% du salaire de base, payable aux agents mariés, veufs, divorcés, séparés légalement ou célibataires ayant un ou plusieurs enfants à charge. Allocation également versée aux agents mariés sans enfant, s’il est prouvé que les revenus du conjoint sont inférieurs à un certain plafond ;
• indemnité pour enfant à charge (environ 274 € par mois par enfant), en fonction de l'âge de l'enfant et sous certaines conditions ;
• indemnité pour autres personnes à charge, sous réserve d'approbation et sur présentation des pièces justificatives requises ;
• indemnité pour enfant handicapé.

Une indemnité d'éducation pour chaque enfant à charge poursuivant ses études et âgé de moins de 26 ans est normalement versée aux agents ayant droit à l'indemnité d'expatriation. Si l'enfant à charge a effectué un service militaire obligatoire, le versement de cette indemnité peut être prolongé au-delà de ses 26 ans.

On trouvera des informations plus détaillées à ce sujet dans l'annexe III à la présente brochure.

Une indemnité de langue est versée à certains agents des catégories B et C qui ont réussi l’examen de langue de l’OTAN. Les agents percevant l'indemnité de secrétariat n'ont pas droit à l'indemnité de langue.

Une indemnité de secrétariat est versée aux secrétaires ou dactylos de grades B1 à B4, à condition que plus de 50% de leur travail soit de la dactylographie et que l’agent ait réussi les épreuves de dactylographie de l'OTAN.

Une indemnité de logement est versée (sous certaines conditions) aux agents des catégories B et C et des grades A1, A2, L1 et L2.

L'Association du personnel regroupe l’ensemble des agents. Elle est représentée par un Comité du personnel dont les membres sont élus et qui sert de canal de communication entre les autorités administratives et le personnel.

Carte d’identité spéciale

Bien que le personnel de l’OTAN jouisse d’un statut particulier en vertu de la Convention d’Ottawa, les nouveaux agents provenant de pays non membres de l’UE doivent se procurer, avant de venir en Belgique, un visa touristique court séjour d’une durée de validité de trois mois (voir ci‑après), en attendant l’obtention de leur contrat OTAN et la délivrance de leur carte d’identité.
Après la signature du contrat d’emploi à l’OTAN, les formalités de demande de carte d’identité spéciale pour l’agent et les membres de sa famille sont entamées par le Service Privilèges et immunités de l’OTAN. Environ quatre semaines plus tard, le ministère fédéral belge des Affaires étrangères délivre au nouvel agent, à son conjoint et à chacune des personnes à charge vivant sous son toit ce document d’identification personnelle, qui équivaut à un titre de séjour.

Pour information :

• La loi belge impose à tous les citoyens, quelle que soit leur nationalité, d’être en permanence en possession de leur carte d’identité.
•   À l’expiration de la période de 90 jours mentionnée plus haut, il est obligatoire d’être enregistré en Belgique.
• En vertu d’un arrêté royal de 1999, aucun permis de travail n’est nécessaire pour les travailleurs étrangers qui sont recrutés par une organisation internationale, à condition que leur apprentissage ne dépasse pas 12 mois.
• Au moment de la demande de carte d’identité spéciale, le passeport du demandeur doit encore être valide pendant au moins 12 mois.

Visas pour séjour de courte durée en Belgique (maximum 3 mois)

Toute arrivée en Belgique suppose un séjour sur le territoire belge, même de courte durée.

La législation belge définit un séjour de courte durée comme un séjour ininterrompu de 90 jours maximum ou plusieurs séjours successifs dont la durée totale ne peut excéder 90 jours, sur une période de six mois, sur le territoire de la Belgique, des États du BENELUX ou des États Schengen.

Les demandes de visa doivent être adressées à l’ambassade ou au consulat général de Belgique dans le pays dont le demandeur est ressortissant. Au moment d’introduire sa demande de visa, le demandeur doit être en possession de documents d'identité ou de voyage (un passeport, par exemple) reconnus par la Belgique, qui seront valides pendant encore au moins trois mois* à l’issue du séjour prévu.

Les participants à certains programmes parrainés par l’OTAN (les stagiaires, par exemple) n’ont pas besoin de visa s’ils proviennent de pays membres de l'UE.

Pour plus de précisions, on consultera le site web http://www.diplomatie.be/.

L’administrateur responsable au sein des Services Soutien du personnel veille à ce qu’une aide soit offerte à tous les nouveaux agents civils arrivant au Secrétariat international en vue de leur adaptation à leur nouvel environnement. Les membres du personnel recrutés en dehors du pays hôte reçoivent, avant leur arrivée, des informations générales sur la vie en Belgique et des conseils en ce qui concerne le logement et le système éducatif. Le responsable du Soutien du personnel fait désigner un parrain chargé de guider le nouvel agent durant ses premiers jours à l'OTAN. En outre, des journées d’accueil ont lieu tous les trois mois, au cours desquelles les derniers arrivés reçoivent des informations sur divers aspects du travail au siège de l'OTAN.

(NB : « TVA » = « BTW » en néerlandais)

 Au cours de leur première année de résidence en Belgique, les agents expatriés peuvent, à condition qu'il s'agisse de leur premier emploi dans le pays, acheter certains articles (tels que des meubles et des appareils électriques, ainsi qu'une voiture, dans certaines conditions spécifiques) sans payer la TVA.

Les informations concernant les formalités d'exemption de la TVA, ainsi que l'obligation de payer certaines taxes directes, seront communiquées par le Bureau des privilèges et immunités et le Bureau d'immatriculation (Ressources humaines).

La formation et le perfectionnement du personnel constituent une grande priorité. L’OTAN encourage les membres de son personnel civil international à suivre régulièrement des formations pour améliorer leurs aptitudes et leurs compétences, ou en acquérir de nouvelles, afin d’accomplir leurs tâches quotidiennes le plus efficacement possible. Le perfectionnement est le processus à plus long terme qui vise à maintenir les agents à niveau et à les aider à progresser constamment dans leurs connaissances, leurs aptitudes et leurs compétences, de sorte qu'ils puissent améliorer leurs performances et élargir leurs perspectives de carrière.

Les possibilités offertes sont nombreuses, et sont décrites dans un vaste catalogue des formations. Il s’agit notamment de stages et de programmes permettant d’améliorer les aptitudes dans des domaines tels que les langues, l’informatique, la direction, la gestion et l’administration, ainsi que de nombreuses autres compétences. L’évolution de carrière est encouragée et soutenue par le Service Valorisation des ressources humaines de l’OTAN.

Les membres du personnel du Secrétariat international travaillent 38 heures par semaine, de 8h30 à 18h00 du lundi au jeudi, et de 8h30 à 16h00 le vendredi, avec une pause d’une heure trente pour le déjeuner. Il est possible de travailler selon un horaire variable ou à temps partiel, mais de telles dispositions dépendent des besoins du service, et doivent être approuvées.